La spedizione massiva dei documenti è effettuata mediante il modulo QSender di Top Media NED. Il modulo esegue in modo automatico la spedizione massiva via e-mail o fax di documenti archiviati nel sistema documentale (compresi file firmati digitalmente). E’ quindi la soluzione ideale per spedire i cedolini stipendio a tutti i dipendenti, le fatture a clienti ed agenti (nell’ambito ad esempio del processo di fatturazione elettronica), la documentazione di marketing per le campagne promozionali e, più in generale, qualsiasi comunicazione standard ad una lista di destinatari.
 
QSender lavora su grandi volumi di documenti: va a prelevare nel sistema sia i documenti richiesti sia gli indirizzi di posta elettronica; abbina automaticamente e spedisce con un’unica e-mail più documenti allo stesso destinatario; ottimizza gli invii di uno stesso documento mediante un’unica e-mail a molti destinatari per non sovraccaricare il server di posta; comprime gli allegati quando necessario.
 

Nelle e-mail il modulo è inoltre in grado di allegare, anziché i documenti, il link agli stessi, sfruttando così le funzionalità di Top Media NED per il controllo delle autorizzazioni agli accessi dei destinatari, importanti ad esempio nell’invio di documentazione confidenziale come i cedolini stipendio.  
 

Opera sotto la supervisione di QManager, il modulo di Top Media NED che gestisce l’esecuzione non presidiata di code di lavori.

 A QSender si affianca il modulo QPostel, che preleva automaticamente i documenti archiviati nel sistema documentale (ad esempio fatture) e li spedisce direttamente al servizio Postel di Poste Italiane per l'inoltro massivo via posta ordinaria.

Il modulo abbina ed estrae da Top Media NED i documenti da spedire (ad esempio fatture) e le anagrafiche dei clienti e produce un file elettronico XML secondo le spedifiche MPX (Mailing Pdf over XML) richieste da Postel: viene in pratica spedita via protocollo http al servizio Postel una vera e propria “busta” elettronica che incapsula al suo interno sia i documenti in formato Pdf sia i dati necessari alla loro spedizione finale, come nome e indirizzo del destinatario. Si può successivamente interrogare Postel, in modo da verificare lo stato della spedizione massiva postale e aggiornare in tempo reale l’utente sul flusso di avanzamento.

QPostel, che lavora sotto il controllo di QManager, può abbinare e spedire automaticamente con un’unica “busta” più documenti diretti allo stesso destinatario, e non richiede l’intervento di aziende informatiche esterne per la creazione e la spedizione dei file XML, eliminando così tempi e costi associati a questi intermediari.