Direzione amministrativa: l’automazione del ciclo attivo


La soluzione Top Consult per il Ciclo Attivo gestisce in modo integrato il flusso di documenti riguardanti il rapporto con i clienti: conferme d’ordine e DDT, fatture clienti, estratti conto e pagamenti, oltre alla corrispondenza in entrata e in uscita. Questi documenti non strutturati contengono infatti informazioni rilevanti, necessarie ai processi di lavoro del ciclo attivo, ma che i dati delle applicazioni gestionali non sono in grado di fornire.

La soluzione, basata sul sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, completa quindi il sistema informativo aziendale e opera in stretta integrazione con i sistemi gestionali presenti, con i programmi office, con la posta elettronica e i portali.

Della soluzione fanno parte integrante la fatturazione elettronica e la conservazione ottica sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscalmente rilevanti.
 

Processi snelli, azienda agile. I processi lavorativi diventano più snelli e veloci, senza errori manuali e attività ripetitive. I documenti attivi sono archiviati automaticamente sul sistema documentale; impiegati e manager possono ricercare e consultare all’istante qualsiasi documento del ciclo, “navigando” fra tutti quelli correlati, dall’ordine al pagamento, e-mail comprese.
Tutto questo a partire dalla schermata gestionale abituale, senza alzarsi per consultare armadi ed archivi; non più fotocopiature e pinzature fisiche di documenti, ma stesso metodo di lavoro con “pinzatura elettronica” nel sistema.

Risparmi economici. I tempi di archiviazione e ricerca documenti si abbattono dell’80 e 90 per cento, le persone possono dedicarsi a compiti di maggiore qualità; scompare la carta con i suoi costi associati e si riducono gli spazi fisici in archivio.
La fatturazione elettronica, in caso di completa integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento compresa l'archiviazione ottica sostitutiva, consente di risparmiare 25-70 euro per ogni fattura a seconda dei settori; la soluzione si ripaga comunque in meno di un anno.

Rispetto normative. La soluzione consente di rispettare gli obblighi di legge, ad esempio quelli di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva disposti dalla Finanziaria 2008 per chi lavora con la PA. Il passo successivo sarà l’estensione ai rapporti fra imprese, che devono quindi prepararsi per tempo ad adottare i nuovi sistemi cogliendo così nuove opportunità di efficienza e risparmi.
Anche il dimenticato obbligo di conservazione per dieci anni della corrispondenza, oggi in gran parte e-mail, può essere agevolmente rispettato con la soluzione documentale integrata con la posta elettronica.

Esempi soluzioni realizzate