Direzione amministrativa: l’automazione del ciclo passivo

La soluzione Top Consult per il ciclo passivo gestisce in modo integrato i flussi di documenti che vanno dalla richiesta d’acquisto interna fino alla ricevuta del pagamento al fornitore, comprese bolle, ordini e corrispondenza. Le informazioni contenute in questi documenti non strutturati, che sono necessarie ai processi lavorativi del ciclo passivo, non possono essere fornite dai dati delle applicazioni gestionali.

La soluzione, basata sul sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, completa quindi il sistema informativo aziendale e opera in stretta integrazione con i sistemi gestionali presenti, con i programmi office, con la posta elettronica e i portali. I documenti fornitori che arrivano in forma elettronica sono direttamente registrati e archiviati, quelli cartacei sono prima digitalizzati via scanner.

I documenti archiviati di valore fiscale (fatture, libri giornale, inventario e cespiti, registri Iva e mastrini contabili, ecc.) sono sottoposti al processo automatico di Conservazione Ottica Sostitutiva a norma di legge, che consente di eliminare gli archivi cartacei.

In particolare, usando Top Media NED in abbinamento con la soluzione OCR Data Capture per l'ottimizzazione del data entry dai documenti cartacei, si ha una soluzione completa di dematerializzazione del ciclo passivo, che rende il processo fluido e controllato e consente risparmi decisivi in tutte le sue fasi. 

Processi snelli, azienda agile. I processi del ciclo passivo sono più veloci e controllati, senza errori, perdite e duplicazioni; i tempi di svolgimento diminuiscono del 60-70 per cento. I documenti passivi sono archiviati automaticamente sul sistema documentale; impiegati e manager ricercano e consultano in pochi secondi dal loro ambiente di lavoro abituale qualsiasi documento del ciclo, “navigando” fra tutti quelli correlati, dall’acquisto al pagamento, e-mail comprese.
Sistemi automatici di workflow gestiscono i flussi di approvazione delle fatture e di autorizzazione al pagamento, smistando i documenti e controllando eventuali ritardi.

Risparmi economici. I tempi e quindi i costi di archiviazione e ricerca dei documenti si abbattono dell’80 e 90 per cento; le persone possono dedicare parte del loro tempo ad altri lavori. La carta sparisce dagli uffici e dagli archivi, liberando spazi fisici sempre più costosi prima dedicati allo stoccaggio.
Migliora il servizio ai fornitori, che vengono pagati più rapidamente e possono praticare prezzi più vantaggiosi per l’azienda. Inoltre, le comunicazioni ai fornitori sui pagamenti, anziché via posta, possono essere inviate automaticamente per e-mail: spariscono i costi di affrancatura e il lavoro degli impiegati coinvolti.

Rispetto normative. La possibilità di conservare i documenti fiscali (compresi i mastodontici libri giornale con centinaia di migliaia di pagine) in archivi sostitutivi a norma di legge significa eliminare gli archivi cartacei e le misure di sicurezza associate. Nell’arco dei 10 anni di conservazione tipici della documentazione fiscale, milioni di pagine cartacee vengono sostituite da pochi Cd o Dvd, facilmente custoditi; spariscono migliaia di raccoglitori, assieme al lavoro necessario per stampare, controllare e fascicolare i libri.

Data entry ottimizzato, risparmi del 50% nella sola fase "prima nota" in contabilità

Esempi soluzioni realizzate