Direzione Risorse Umane: gestione documenti del Personale

La soluzione Top Consult per la Direzione Risorse Umane automatizza la gestione dei documenti scambiati fra il datore di lavoro e i dipendenti: dai curricula alle lettere di assunzione, dai cedolini paga ai Cud, dai cartellini orologio ai certificati di malattia, alle dichiarazioni per le detrazioni fiscali, dagli anticipi TFR ai documenti di fine rapporto.

La soluzione, basata sul sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, completa quindi il sistema informativo aziendale, integrandosi con le applicazioni gestionali ed amministrative dei dati del personale, con i programmi office, con la posta elettronica e i portali. Si crea e si gestisce il fascicolo unico del dipendente, alimentato in modo automatico con i documenti digitali prodotti dai sistemi gestionali (come Cedolini e Cud) e via scanner con i documenti cartacei firmati dai dipendenti o da enti esterni.

I documenti del personale sono numerosi, quasi tutti di valore probatorio e da conservare obbligatoriamente per lunghi periodi. Possono essere conservati in modalità sostitutiva a norma di legge, eliminando così gli archivi cartacei con i documenti originali. 

Processi snelli, azienda agile. I processi lavorativi della Direzione HR diventano più veloci ed efficienti, senza errori, perdite e ricerche manuali. Le persone autorizzate, al centro e in periferia, anche partendo dall’applicazione gestionale, ricercano e consultano all’istante i fascicoli dei dipendenti, “navigano” fra tutti i documenti correlati, producono immediatamente la documentazione pregressa necessaria a richieste interne od esterne. Anche i dipendenti possono consultare via Web, in piena sicurezza, il proprio fascicolo.
Sistemi automatici di workflow gestiscono le approvazioni delle note spese, smistando elettronicamente note ed allegati. Le ricerche di nuovo personale possono basarsi sugli archivi di curricula già ricevuti; promozioni o spostamenti sono facilitati dall’esame della documentazione con le valutazioni dei dipendenti. Inoltre le procedure e normative aziendali sono facilmente aggiornate in tempo reale e rese disponibili online a impiegati e manager.

Risparmi economici. I tempi e quindi i costi di archiviazione e ricerca dei documenti si abbattono dell’80 e 90 per cento; scompare la carta negli uffici e si liberano grandi spazi fisici negli archivi, prima dedicati allo stoccaggio dei documenti cartacei e costosi anche per le necessarie misure di sicurezza.
I cedolini stipendio, mediante spedizione automatica massiva, vengono distribuiti via e-mail ai dipendenti, eliminando tempi di spedizione e lavoro di preparazione.

Rispetto normative. La conservazione ottica sostitutiva a norma di legge dei documenti del personale consente di eliminare milioni di pagine cartacee trasferendole su pochi Cd o Dvd.
Un recente decreto del Ministero del Lavoro ha stabilito l’istituzione a partire da gennaio 2009 del Libro Unico del Lavoro (che sostituisce libro matricola, libro paga e libro presenze): può essere in forma elettronica ed essere conservato in modo sostitutivo secondo le norme di legge per un periodo obbligatorio di 5 anni. Non è più necessario però chiedere l’autorizzazione preventiva all’ufficio provinciale competente, ma è sufficiente la semplice comunicazione.


Esempi soluzioni realizzate