Vendite e Marketing: gestione delle trattative e delle relazioni con i clienti

La soluzione applicativa Top Consult per l'area Vendite e Marketing automatizza la gestione di tutti i documenti interni ed esterni presenti nelle varie fasi del processo di vendita: dalle offerte agli ordini e ai contratti, dalla corrispondenza alle richieste interne di approvazione, dal materiale informativo spedito, fino allo stato preciso dei prodotti venduti e dei servizi sottoscritti.

La soluzione, basata sul sistema Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, consente di gestire i dati assieme ai documenti associati, integrandosi in particolare con le applicazioni gestionali, gli strumenti office e la posta elettronica. I documenti che segnano l’evolversi della trattativa commerciale sono automaticamente indicizzati e archiviati nel sistema documentale, costituendo così la “pratica di vendita”.

La sua consultazione elettronica (assieme alla “navigazione” fra tutti i documenti correlati), anche dall’ambiente di lavoro gestionale, permette di controllare l’iter di avanzamento di una trattativa, aggiornare e verificare le offerte, ricostruire facilmente la storia della relazione con un dato cliente o “prospect”, risalendo all’istante anche via Web ai documenti scambiati, sempre con il pieno controllo delle varie versioni. Questo agevola e sveltisce il lavoro delle forze di vendita, il trattamento di eventuali contenziosi, il passaggio di consegne fra rappresentanti.

Dove si utilizzano sistemi CRM (Customer Relationship Management) di qualsiasi tipo, questi sono direttamente integrati con il sistema documentale. 
 

Processi snelli, azienda agile. I documenti possono essere condivisi dai commerciali con colleghi (la struttura di vendita è di solito decentrata), partner e clienti. Viene facilitata la supervisione dei manager, la gestione dei rappresentanti, delle statistiche e previsioni di vendita. La rete commerciale dispone di più informazioni e può agire con maggiore efficienza, rapidità e qualità del lavoro; tutto questo si traduce in una migliore immagine presso i clienti, più alta competitività e maggiori volumi di vendite. Anche il marketing può gestire più efficacemente le campagne promozionali.
Call Center e front-office per il supporto ai clienti sono più rapidi ed efficienti; si consulta la pratica del cliente durante la sua stessa telefonata, si controllano il parco prodotti venduti e i contratti di servizio in corso, risolvendo rapidamente contenziosi e reclami e fornendo le informazioni richieste in tempo reale, aumentando così la Customer Satisfaction.

Risparmi economici. I tempi e i costi di archiviazione e ricerca dei documenti si abbattono dell’80 e 90 per cento; scompare la carta negli uffici e si liberano spazi fisici negli archivi.
Il Marketing può gestire più efficacemente le campagne promozionali e commerciali, attingendo ai vari documenti archiviati e logicamente organizzati in Top Media NED (come listini prodotti-servizi, materiale promozionale, lettere di invito) ed effettuandone l’invio automatico e massivo per e-mail con rilevanti risparmi sui tempi e costi di spedizione.

Rispetto normative. Poiché la conclusione di una trattativa, con l’ordine del cliente, innesca il processo di fatturazione, la soluzione si raccorda anche con l’automazione del ciclo attivo, la fatturazione elettronica e la conservazione ottica sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali, che consente la distruzione degli archivi cartacei.
Le aziende che offrono ai clienti soluzioni e servizi sviluppati su misura, con adozione degli standard di qualità, possono facilmente rispettare la normativa mediante la disponibilità della documentazione richiesta, che certifica e traccia i vari passi del processo di offerta compresa in particolare la cosiddetta “assurance”.

Esempi soluzioni realizzate