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Scopri come una gestione smart dei documenti inserita in uno scenario di innovazione si può intendere come una grande opportunità per le aziende. Numerosi i vantaggi!

 10/05/2019

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Gestione smart dei documenti. I vantaggi del documentale

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Estratto INTERVISTA: Matteo Zaffagnini, direttore marketing, sulla rivista Data Manager

Se ne parla da tanto ma la conversione digitale dei documenti è ancora in atto. I nuovi trend IT e gli obblighi normativi spingono le imprese ad abbracciare la gestione documentale, grazie all’integrazione nei software di maggiore automazione, machine learning e intelligenza artificiale. 


Matteo Zaffagnini, Direttore Marketing, spiega durante l'intervista come la pletora di offerta di software documentale che c’è oggi rappresenta, un vantaggio per una maggiore competitività.

I vantaggi dell’introduzione in azienda della gestione documentale si possono misurare concretamente. «Nei processi di lavoro, le fasi più ripetitive sono quelle dell’archiviazione e ricerca dei documenti, che saranno sempre più automatizzate, con un calo drastico dei costi ore/uomo pari ad almeno il 90% del necessario alla lavorazione “analogica” dei documenti – ci dice Matteo Zaffagnini, direttore marketing di Top Consult.

La piattaforma collaborativa di Top Consult ottimizza i processi strutturati e non, introducendo un nuovo modo di lavorare: si calcola per esempio che l’eliminazione della email aumenti la produttività degli utenti del 20-25% e, a sua volta, il fatturato aziendale anche del 2%. Un moderno sistema di gestione documentale collaborativa permette di superare i limiti della posta elettronica e dei processi di lavoro tradizionali, creando uno spazio digitale comune di collaborazione, protetto e sicuro, dove tutti i profili abilitati hanno a disposizione strumenti facili e intuitivi da usare, concepiti sul modello dei tool a cui sono già abituati, con le applicazioni social come la bacheca, le notifiche, i gruppi di lavoro e i forum di discussione.

L’ultimo miglio della “digital transformation” è la gestione documentale stessa! L’evoluzione delle normative ha portato all’adozione della fattura elettronica in formato XML e si arriverà a una totale standardizzazione, e di conseguenza digitalizzazione, di ogni singolo documento. Poiché ogni processo comincia e finisce con la produzione di uno o più file, la gestione documentale sarà sempre più l’asse portante del sistema informativo aziendale, capace di gestire flussi documenti, processi e firme in modalità completamente digitale».

 

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Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.

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