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La gestione documentale in Toyota è di casa ormai da 15 anni

 25/07/2017

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 6 min.


In Toyota, ormai da 15 anni, la Gestione Documentale è a tutto campo!

  Gestione Documentale, Fatturazione Elettronica, Conservazione Digitale, Sistema Documentale, TopMedia Social NED, Toyota, Archiviazione Digitale, Case History, Magazine

In Toyota Material Handling Italy le applicazioni sviluppate vanno dall'integrazione con il gestionale fino alla nuova conservazione digitale.

Risultati: più efficienza, carta sparita, sostenibilità.

In Toyota Material Handling Manufacturing Italy la gestione documentale è di casa ormai da 15 anni, sempre targata Top Consult, con l’avvicendamento di ben tre generazioni di software TopMedia. Adesso è al lavoro la piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED di nuova concezione, sulla quale è stata recentemente completata la migrazione di tutte le applicazioni sviluppate.

I tre processi gestionali chiave: più snelli ed efficienti
Il sistema documentale è integrato direttamente nel sistema informativo aziendale, dialogando in continuità con il gestionale AS/400. Viene così gestito il flusso dei documenti dei principali processi lavorativi della società: il ciclo attivo, quello passivo e le attività post-vendita, rendendoli più snelli, veloci e controllati. Per quanto riguarda il ciclo attivo, tutti i documenti generati dal gestionale vengono automaticamente trasmessi alla piattaforma TopMedia Social NED e qui archiviati. Si tratta di ordini e conferme, documenti di trasporto, dichiarazioni di conformità dei prodotti, fatture clienti con i loro allegati, per un totale annuo di circa centomila pagine.

“Siamo molto soddisfatti del rapporto con Top Consult, tanto che rimarrà al nostro fianco – e conserveremo le applicazioni sviluppate - anche con il nuovo sistema gestionale”

Nel ciclo passivo sono coinvolti ordini di acquisto, fatture fornitori con allegati che spesso superano le 50 pagine, note integrative e reverse charge. Qui la regia è affidata al modulo OCR Data Capture di Top Consult, dotato di un connettore per le avanzate tecnologie Kofax, che ottimizza il processo di data entry. Nel caso di una fattura fornitore ad esempio, la soluzione estrae le informazioni dal documento cartaceo e le rende disponibili al sistema gestionale, alimenta la prima nota in contabilità ed archivia la fattura in TopMedia Social NED. Un apposito sistema di workflow per il ciclo di approvazione smista inoltre le fatture passive in modo automatico ai manager competenti. Infine il ciclo della cosiddetta post-vendita, che gestisce i documenti relativi alla vita di ogni carrello prodotto: la scheda carrello, il modulo di autocontrollo e rintracciabilità, i controlli di qualità, le prove e i collaudi, le fotocopie della targhetta con la matricola del carrello, la dichiarazione di conformità firmata, ecc. Sono quasi centomila documenti all’anno, acquisiti in modo automatico dall’AS/400 o digitalizzati via scanner.

Personale: i cedolini via email
TopMedia Social NED è integrato anche con il sistema gestionale del Personale, Copernico Paghe: questo automaticamente trasmette e archivia in TopMedia i cedolini stipendio, i cartellini presenza e i documenti di Certificazione Unica – CU (ex CUD). I dipendenti dei 2 poli produttivi ricevono il cedolino via email, con link al documento, e possono consultarlo e salvarlo tramite Surfer Web, sul PC dell’ufficio o di casa.

Conservazione digitale, già con le nuove regole
Toyota Material Handling Manufacturing Italy ha iniziato ad effettuare in house la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali dieci anni fa, utilizzando il software specializzato e la consulenza legale, organizzativa e tecnica di Top Consult, pioniere della materia. Oggi, muovendosi per tempo, la società ha già adottato il nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED ed è già conforme alla nuova conservazione digitale con le nuove regole tecniche (che diventeranno obbligatorie dal 12/3/2017). In conservazione a norma ci sono le fatture clienti e fornitori e i relativi documenti a rilevanza fiscale, i registri IVA, i libri giornale, i libri cespiti, gli inventari, i mastrini contabili e le schede di magazzino, e inoltre – a parte – i cedolini stipendio e i cartellini presenza. I documenti conservati digitalmente sono facilmente consultabili sia per il loro utilizzo nei vari processi di lavoro aziendali sia per l’eventuale esibizione alle Autorità.

 La gestione centralizzata dei certificati di conformità
Un’interessante applicazione, fornita da Top Consult come servizio, gestisce a livello europeo la firma digitale dei certificati di conformità alla direttiva macchine UE dei carrelli prodotti. TopMedia Social NED intercetta centralmente da Bologna il documento stampato dal gestionale per ogni carrello controbilanciato prodotto in Europa, lo trasforma in Pdf e lo archivia nel sistema documentale; chiama il server di firma e archivia la dichiarazione firmata in digitale. Lo stabilimento europeo interessato verifica lo stato in TopMedia e può quindi procedere alla vendita del carrello che è conforme alla direttiva UE. Questa procedura, che sfrutta anche al meglio le possibilità del modulo SDK, semplifica il processo con garanzia totale di riservatezza e sicurezza dei dati, abbatte i tempi di attesa, e archivia tutti i documenti in un unico sistema consultabile in maniera immediata.

Reperimento immediato delle informazioni, eliminazione della carta
Il sistema documentale, dopo 15 anni di attività, archivia un volume complessivo di oltre 7,3 milioni di pagine, recenti e pregresse, tutte disponibili in linea per consultazioni ed elaborazioni. Gli utenti diretti della gestione documentale sono circa 250: possono reperire in pochi secondi le informazioni necessarie al loro lavoro e navigare fra quelle correlate, senza errori e fotocopiature, senza dover andare a cercarle in archivio o in altri uffici. I processi diventano così più fluidi e veloci. La carta circolante in azienda è stata quasi completamente eliminata, con tutti i vantaggi connessi in termini di costi e di spazi. Una stima, sia pur approssimativa, calcola che i 7,3 milioni di pagine archiviate elettronicamente corrispondano ad un volume di circa 400 metri cubi di carta fisicamente spariti.


 Paperless vuol dire anche azienda più “sostenibile”
“In Italia siamo stati i primi, fra i nostri stabilimenti europei, ad adottare e impiegare già da diversi anni la gestione documentale – afferma Patrick Malservisi, IS/IT Director di Toyota Material Handling Europe – Supply. Abbiamo realizzato una serie di applicazioni documentali di prim’ordine che non si limitano alla pura archiviazione ma partecipano direttamente alla gestione dei processi lavorativi.
Tutto è stato fatto in collaborazione con Top Consult, che è sempre stata al nostro fianco seguendoci e supportandoci in modo molto positivo. Al di là dei prodotti innovativi e della preparazione delle persone, abbiamo apprezzato il comportamento proattivo, la capacità di capire le nostre esigenze, di saper individuare assieme al cliente soluzioni e idee sulle quali lavorare. Così è nato ad esempio anche il progetto di gestione centralizzata dei certificati di firma, semplice, innovativa ed efficace.
Siamo molto soddisfatti del rapporto con Top Consult, tanto che rimarrà al nostro fianco – e conserveremo le applicazioni sviluppate - anche con il nuovo sistema gestionale Oracle - JDE Enterprise 1, che ha il “go live” per il 2018. E’ un gestionale moderno che ci permetterà di affrontare il business nei nuovi scenari di mercato, per essere al posto giusto nel momento giusto prima dei concorrenti”.
Qual è il ruolo della gestione documentale nella vostra società? “E’ un ruolo estremamente importante, perché ci ha permesso di ridurre i costi e l’utilizzo della carta negli uffici e negli archivi, semplificando e sveltendo tutta la gestione. Toyota è fortemente orientata alla “sostenibilità” e investe molto per essere il più possibile un’azienda sostenibile: il “paperless” è un elemento importante di questo obiettivo. Da qui l’orientamento di gestire meno carta possibile in azienda (e quindi minimizzare l’ impatto sull’ambiente).
Meno carta vuol dire riduzione dei costi, inchiostro non utilizzato, spazi liberati negli uffici e negli archivi, meno alberi abbattuti; ma anche che le persone possono dedicarsi ad attività di maggiore valore, diventando parte di un flusso che aiuta a lavorare meglio e a sentirsi parte attiva di un team”.
Come si svilupperà in futuro la vostra gestione documentale? “Pensiamo di ridurre ulteriormente i documenti che girano in formato cartaceo: finora abbiamo agito su tipologie di documenti in totale gestione nostra, ora vanno affrontati i documenti con volumi inferiori e le situazioni che non ci vedono padroni del flusso, come nel caso dei documenti fornitori. Siamo molto interessati inoltre alla possibilità di adottare la fatturazione elettronica fra aziende e stiamo verificandone la fattibilità. Il tutto dipende dalle dimensioni delle controparti, che non sempre hanno strutture e sensibilità simili alle nostre, l’imprenditoria tipica italiana è composta da un tessuto di PMI che hanno difficoltà ad affrontare questo tipo di iniziative”.

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