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Il nuovo WorkFlow Collaborativo pone al centro l’utente

 25/07/2017

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 5 min.


Il nuovo WorkFlow pone al centro l’utente

  Gestione Documentale Collaborativa, Workflow, TopMedia Social NED, Workflow Collaborativo

Superate le rigidità e le inefficienze dei processi aziendali automatizzati dai tradizionali workflow

Il WorkFlow Collaborativo è la soluzione di TopMedia Social NED che completa il trittico di strumenti a disposizione dell’Utente Collaborativo per lavorare in modo “smart” e più evoluto nei processi aziendali in cui è coinvolto. Si affianca infatti al Groupware, che nei processi non strutturati, tipicamente legati al marketing o alla qualità, realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro collaborativi, e a CaseFlow, che opera invece nel processo strutturato della gestione pratiche e del workflow utente senza automatismi, richiedendo approvazioni interattivamente. Il WorkFlow Collaborativo è stato progettato per automatizzare i workflow di processo e consente all’utente di gestire in forma collaborativa anche il flusso dei documenti all’interno dei processi di lavoro.

“La possibilità di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo – afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult – consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati il workflow “automatizza” l’utente e irrigidisce il lavoro. La nostra intuizione è stata quella di mettere al centro non il sistema ma le persone: rimuoviamo la rigidità dei processi aziendali e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo ovviamente gli automatismi e mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato quando è in ufficio o mentre è in mobilità”.

Dal Designer Grafico al WorkFlow Engine

Come funziona in pratica il WorkFlow Collaborativo di TopMedia Social NED? Il suo obiettivo è quello di automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi: ad esempio il processo di acquisto.

Ogni workflow è una raccolta ordinata di “workflow item”, o dettagli di processo, ciascuno dei quali è adibito alla gestione di un particolare evento ed è stato progettato da un amministratore di sistema attraverso l’uso di un apposito Designer Grafico (vedi esempio a lato): quest’ultimo consente in modo semplice di visualizzare e definire la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti, cioè gli utenti o i gruppi coinvolti nel flusso. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni mediante l’uso della Piattaforma di Orchestrazione, che gestisce le operazioni massive e non presidiate sui documenti (come ad esempio la spedizione dei documenti o l’acquisizione dei documenti in arrivo). Per ogni workflow item si possono configurare graficamente i destinatari a cui è attribuita la facoltà di processare i documenti: singoli utenti, gruppi di utenti o ruoli di organigramma oppure ancora utenti dinamici individuabili mediante query.

Le regole definite vengono poi interpretate dal WorkFlow Engine, la componente della Piattaforma Documentale che ha il compito di intercettare ed elaborare i documenti che rispondono ai criteri di flusso configurati, eseguire le azioni previste dal workflow e tracciare tutte le operazioni.
L’utente segue e interviene nel workflow attraverso la Home Page dei client Windows o Web oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto. L’Utente attraverso la funzione di Approvazione Workflow trova la lista dei documenti da approvare, scelto un documento soggetto al flusso documentale può operare sullo stesso direttamente da un Form che si apre automaticamente visualizzando i dati significativi del documento, la sua anteprima e i pulsanti che gli permettono di mandare avanti il documento allo step successivo (Completato) o di bloccarlo (Rifiutato), e anche di navigare, stampare e firmare elettronicamente. Al Form è abbinata la bacheca del documento: tutte le risposte possibili danno la facoltà (o l’obbligo in caso di rifiuto) di aggiungere in bacheca un messaggio utile agli step approvativi successivi. In caso di approvazione multipla, l’utente può selezionare direttamente dalla lista dei documenti da approvare quelli a cui desidera applicare esito positivo o negativo e processarli tutti in un unico passaggio.

In presenza di documenti informatici non ci sono più sulle scrivanie le pile cartacee facilmente controllabili, pertanto è stata realizzata la funzione Controllo Workflow, il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto o dei quali ha la responsabilità, e di partecipare ai flussi approvativi. Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i propri step e inoltre tutti quelli delle persone operative che gli riferiscono: in questo modo può accorgersi subito di eventuali anomalie, redistribuire i carichi di lavoro urgenti in caso di assenze o assumere il ruolo di approvatore facendo avanzare il flusso. 

Quando un’istanza di flusso viene completata, all’interno della bacheca del singolo documento rimane la storia del flusso e di tutti gli step a cui è stato sottoposto, dalle conversazioni effettuate in bacheca alle notifiche inviate dal sistema. La bacheca traccia e racconta quindi sempre l’intera storia del documento in modo dettagliato.

Tutti i plus del WorkFlow Collaborativo di TopMedia Social NED

Il WorkFlow Collaborativo è un modo molto efficace di superare le rigidità dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali con i propri moduli e con le regole prefissate. Però di solito i sistemi gestionali non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un’annotazione importante di un fornitore sulla fattura non può essere letta e conservata dal sistema) e usano l’e-mail per avvisi ed allerte agli utenti, e-mail che deve essere gestita e archiviata a parte creando così silos informativi a sé stanti. Se poi un manager ha un dubbio nell’approvazione di un acquisto e chiama il buyer al telefono o via e-mail, questo passaggio decisivo non è tracciato nel sistema. Nel WorkFlow Collaborativo invece l’utente è sempre collegato, anche quando è in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi sempre aggiornato in tempo reale.

D’altra parte, il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati. Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow. Le soluzioni collaborative di Top Consult eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con silos informativi diversi come i documenti e la posta elettronica.

Con TopMedia Social NED lo “smart working” è il normale modo di lavorare, basato su facilità d’uso e interfacce semplici e intuitive con funzionalità mirate al ruolo dell’utente, è disponibile ovunque su PC, notebook, smartphone e tablet, allargando così l’utilizzo della gestione documentale e collaborativa anche ai manager e ai mobile worker, mentre di solito un processo strutturato è gestito proprio dai soli utenti professionali. L’utente interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, cioè non attende necessariamente di essere chiamato a fare qualcosa, ma ha sempre una visione d’insieme di tutti i processi in cui è coinvolto; non subisce i processi aziendali ma è coinvolto attivamente indipendentemente dal proprio livello gerarchico.

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