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Schnell i plus della gestione documentale, dalla contabilità ai gruppi di lavoro

 14/11/2017

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 6 min.


La gestione documentale in Schnell, dalla contabilità ai gruppi di lavoro

  Gestione Documentale, Groupware, Case History, Gestione processi, Conservazione Sostitutiva, Workflow, Gestione Pratiche

Nata nel 1962 dall’intuito di un gruppo di imprenditori di Fano nelle Marche, Schnell Spa è oggi la capofila di un importante gruppo industriale multinazionale, leader mondiale nel settore delle macchine automatiche per la lavorazione del ferro per cemento armato, per la produzione di rete elettrosaldata e software di gestione per centri di sagomatura.

In cifre, il gruppo si compone di 12 aziende, con 5 stabilimenti produttivi in Italia, Brasile e Cina, una fitta rete di filiali, agenti, rivenditori e centri di assistenza, presenti in tutto il mondo, dalla Russia agli Emirati Arabi Uniti, dal Giappone all’India. Il fatturato totale sfiora i 100 milioni di euro, i dipendenti sono 350, la sede centrale e la principale unità produttiva sono a Montemaggiore al Metauro, in provincia di Pesaro Urbino.


Schnell SPA sede

La gestione documentale con Top Consult

In Schnell la gestione documentale non è arrivata da molti anni, ma ha saputo bruciare rapidamente le tappe e oggi si estende alle principali attività aziendali.


“Abbiamo deciso nel 2012 di adottare il sistema documentale TopMedia NED dopo un’ampia e accurata software selection – afferma Giorgio Ferretti, Responsabile IT del Gruppo. Top Consult è stata scelta perché pioniere e protagonista della conservazione sostitutiva alla quale eravamo molto interessati, per la sua consolidata esperienza pluriennale e per le importanti referenze nelle Marche e nella nostra zona. Poi un anno fa siamo passati al nuovo sistema TopMedia Social NED, sul quale abbiamo migrato le varie applicazioni, e abbiamo anche iniziato ad utilizzare i Gruppi di Lavoro, una delle sue caratteristiche più innovative”.


Schnell SPA cantiere

Sotto controllo cicli attivo e passivo, produzione e post-vendita

"Siamo molto soddisfati della collaborazione con Top Consult, di cui apprezziamo in modo particolare lo spirito innovativo, la capacità e il coraggio di ripensare completamente il proprio software"


Entrando nel dettaglio delle applicazioni documentali in Schnell, alla base c’è la gestione dei cicli attivo e passivo: il primo coinvolge circa 36.000 documenti all’anno (dall’offerta all’ordine, dai DDT alle fatture con i loro allegati), il secondo 38.000 (dalla richiesta di offerta all’ordine di acquisto, dai DDT di acquisto alle fatture fornitori). I documenti riguardano per la maggior parte le attività italiane e quelle all’estero relative ai prodotti che partono dagli stabilimenti italiani; è escluso il Brasile, indipendente sia per la produzione che per la vendita.

Il sistema documentale opera in stretto contatto con il gestionale ERP Infor LN, da cui importa dati e documenti, ed è direttamente integrato con i programmi Office: Outlook, Word, Excel. Così, ad esempio in ambito commerciale chi manda un sollecito di pagamento al cliente per e-mail lo archivia anche tramite Outlook all’interno del sistema, mentre al Personale i CV in arrivo vengono archiviati direttamente dalla e-mail, sempre sfruttando l’integrazione con Outlook. DDT e fatture vengono automaticamente inviati al cliente attraverso la Piattaforma di Orchestrazione (preposta al governo e all’esecuzione dei processi documentali massivi ed automatici) e il modulo Mail Sender di TopMedia Social NED: i documenti ERP vengono importati dal sistema documentale che in modo automatico va a prendersi dati e indirizzo del cliente e provvede alla spedizione via e-mail. Ai clienti viene anche comunicato lo stato di avanzamento in produzione dei ricambi ordinati e la data di consegna prevista.

Altri documenti gestiti riguardano poi la Produzione e l’Assistenza post-vendita. In produzione, nella fase di montaggio della macchina, ogni volta che si rileva una non-conformità dei componenti viene registrato l’”incidente” e viene chiamato in causa l’Ufficio Tecnico: qui vengono fatte le modifiche necessarie e redatti i documenti sul lavoro effettuato. I rapporti sui vari stadi dell’intervento vengono archiviati in TopMedia e tenuti sotto controllo da un apposito workflow che traccia il tutto. Nel post-vendita le chiamate aperte sul sistema gestionale vengono smistate anche a TopMedia, dove sono archiviate assieme ad allegati e documentazione. Viene coinvolto anche il magazzino per quanto riguarda i rientri di componenti in riparazione e le riparazioni interne.

Tutti i centri di assistenza nel mondo possono inoltre consultare – rispettando naturalmente le policy aziendali di riservatezza e autorizzazione – il libro matricole archiviato nel documentale, controllando il parco macchine e la loro dislocazione presso i clienti. Da parte loro i clienti sia italiani che stranieri, registrandosi in un apposito portale con la loro matricola, possono scaricare direttamente da TopMedia la documentazione tecnica in più lingue che riguarda manuali di istruzione, schemi elettrici, pezzi di ricambio e tutto quanto serve per usare e manutenere la loro macchina.

La conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge viene effettuata in house. Riguarda i documenti dei cicli attivo e passivo e i libri sociali dell’azienda, dal libro di magazzino ai vari bollati.



Schnell SPA unità produttiva centrale

I Gruppi di Lavoro Collaborativi

I Gruppi di Lavoro Collaborativi, partiti da pochi mesi, sono già 35 con un numero di partecipanti che va da 5 a 30 per ciascuno


L’applicazione documentale più recente e di concezione più nuova è quella dei Gruppi di Lavoro Collaborativi, partiti da pochi mesi ma già ampiamente diffusi: si contano 35 gruppi in azione, con un numero di partecipanti che va da 5 a 30 per ciascuno. I temi affrontati riguardano progetti aziendali di vario tipo: ad esempio come gestire una commessa, come allestire un nuovo piano uffici dello stabile, come implementare l’uso di un nuovo CRM, come spostare il sito web da un provider ad un altro, come eliminare la carta in un certo settore.

“Con i Gruppi di Lavoro lanciati da Top Consult vogliamo gestire i progetti aziendali in forma nuova – sottolinea Ferretti – coinvolgendo le persone e condividendo documenti, idee e proposte, beneficiando così dei plus di questo software innovativo: i partecipanti sono sempre informati e aggiornati, si evitano gli appesantimenti delle e-mail, tutte le comunicazioni sono storicizzate. Siamo anzi decisi a proseguire su questa strada, acquisendo da Top Consult anche la Gestione Collaborativa delle Pratiche, cominciando dai processi del ciclo attivo e mettendo in atto dei workflow approvativi”.

In Schnell gli utenti diretti del sistema documentale sono una cinquantina, capillarmente distribuiti in tutti i settori aziendali. La gestione documentale riveste quindi un ruolo determinante nel Gruppo, perché contribuisce a renderlo più efficiente e competitivo. Tutti i documenti attuali e pregressi sono disponibili in linea, facilmente reperibili e immediatamente consultabili da chiunque ne abbia bisogno per il proprio lavoro; documenti e allegati sono inoltre correlati dal software rendendo così navigabili interi processi.
La carta circola sempre meno e si risparmia almeno il 50% del tempo nell’esecuzione dei processi aziendali; le persone possono dedicare più tempo ai controlli e ai lavori di maggior valore aggiunto.

“Dopo 5 anni di partnership siamo molto soddisfatti della collaborazione con Top Consult, di cui apprezziamo in modo particolare lo spirito innovativo, la capacità e il coraggio di ripensare completamente il proprio software, introducendo concetti e funzionalità nuovi e progettando una piattaforma documentale completa ma facile da gestire con funzioni standard. E in fondo c’è anche una certa affinità fra le nostre società: Top Consult ha come motto “Avanti Veloce” e Schnell ha un nome creato proprio per esaltare il concetto di velocità”.

 

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