La vecchia “Gestione Documentale” fatta di scanner e orientata ad abolire l’ingombro della carta, non conviene più.
Su questo substrato si inseriscono le nuove soluzioni che considerano il documento come parte integrante dei processi e, come tale, da condividere con Clienti e Fornitori nella catena del valore senza l’uso della carta e della mail.
Il percorso da intraprendere per implementare il nuovo modo di lavorare adottando l’approccio del “social digitale” non è sicuramente semplice, perché occorre sradicare dall’organizzazione vecchie mentalità di lavoro, e convincere i dipendenti che è possibile passare a modalità operative di comunicazione e collaborazione molto più efficaci ed efficienti.
In questo articolo andremmo a vedere come lavorare senza l’uso della carta con gli strumenti social dedicati alla gestione documentale.
Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa, leggi l’articolo “Che cos’è la Gestione Documentale Collaborativa?”
Social Business: lavoro del team semplice, veloce e sicuro
Le strategie di trasformazione della gestione elettronica dei documenti si muovono oggi lungo alcune direttrici principali:
- i processi collaborativi aziendali con l’eliminazione della carta;
- ridurre il numero delle email attraverso lo “smart working” basato su interfacce semplici e intuitive e strumenti social che allargano l’uso della gestione documentale anche a manager e mobile worker ovunque si trovino;
- la disponibilità di piattaforme documentali enterprise, dotate di funzionalità social e collaborative, integrabili semplicemente con il sistema informativo aziendale.
Il traguardo è il Social Business, un nuovo modo di lavorare che supera i vecchi modelli organizzativi aziendali, rigidi e schematici. Una trasformazione culturale-organizzativa che, attraverso le tecnologie social, permette di connettere le persone più efficacemente, ottenere il loro coinvolgimento, mettere meglio a frutto l’”intelligenza” e l’energia collettive, favorire le nuove idee e i cambiamenti organizzativi. La così detta Digital Transformation è già in atto, il mondo del Social Digitale si fa sempre più avanti anche nella realtà delle piccole e media aziende, con significanti ritorni economici!
Per approfondire il concetto di Social Business, il nuovo modo di lavorare ( il ruolo della fattura, del workflow e della firma elettronica nei processi aziendali), perché è fondamentale adottare un software documentale innovativo e quali sono i vantaggi concreti per l’azienda, nell’articolo “Social Business la strada da intraprendere per ottimizzare i processi” scoprirai come migliorare la tua organizzazione e portala un passo avanti grazzie alla digitalizzazione dei processi.
Con il sistema di gestione documentale l’ufficio va oltre i confini dell’azienda!
Una buona domanda è chiedersi se oggi avere un ufficio tradizionale abbia ancora un senso, oppure se questa possa essere una modalità di lavoro resa obsoleta dalla modernità e comodità delle tecnologie e applicazioni che oggi dominano l’era digitale. Qualcuno la scrivania si è vantato di non averla più: come il CEO di Twitter Jack Dorsey, o anche Richard Branson, il fondatore di Virgin Group ( vedi White Paper: “Dalla Gestione Documentale al Social Business” ). Ma lasciando da parte i casi eclatanti, il dato vero, da constatare, è che l’ambiente d’ufficio ha perso ormai da tempo la sua univoca e classica connotazione di luogo fisico – con una scrivania, un telefono, un PC – varcando definitivamente i confini del perimetro aziendale.
La prevista diffusione dei processi collaborativi e l’allargamento della gestione documentale a tutti gli utenti aziendali richiedono il supporto di un sistema di gestione documentale che non sia un semplice pacchetto applicativo ma abbia tutte le caratteristiche di sicurezza, affidabilità e scalabilità tipiche di un sistema enterprise, ad esempio di un ERP aziendale. In questo modo il sistema di Document Management può esprimere appieno il proprio potenziale e diventare a tutti gli effetti un tassello strategico del sistema informativo dell’organizzazione.
Bisogna quindi orientarsi verso una piattaforma documentale basata su un’architettura enterprise potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate, con decine di milioni di documenti e migliaia di utenti contemporanei.
Gestione documentale collaborativa e i sistemi informatici Social Digitale!
Una migliorata comunicazione e collaborazione attraverso le tecnologie social può incrementare la produttività dei collaboratori, in media dal 20 al 25%. Ma il potenziale derivante dall’uso dei social media in azienda varia a seconda dei settori d’impiego (beni di largo consumo, sistemi di produzione evoluti, servizi professionali, servizi finanziari rivolti ai consumatori), e si esprime in aree funzionali che vanno dalla ricerca e sviluppo, alle operation, alla distribuzione, al marketing e vendite, al servizio clienti, al supporto al business. ( vedi White Paper: “Dalla Gestione Documentale al Social Business” )
Molto importante in questo percorso verso il mondo digitale è evitare di disperdere le informazioni vitali di business in messaggi di e-mail, che restano poi confinati in sistemi e PC locali o addirittura stampati, situazione sempre più critica in molti ambiti.
L’uso degli strumenti di collaborazione facilita una stretta cooperazione e scambio delle informazioni, nell’ecosistema B2B, fra il personale dell’azienda e le società clienti. Ottimizza la condivisione delle informazioni e sprona il lavoro in team, facilità lo sviluppo dei vari progetti insieme ai clienti.
Inoltre il ricorso agli strumenti social favorisce l’innovazione, lo sviluppo di nuovi modelli di business nel mondo del Social Digitale!
Nelle piattaforme di social business, la tecnologia sottostante supporta e governa, all’interno dei gruppi di utenti e dipendenti, le comunicazioni essenziali per portare avanti dei “processi aziendali”. Non, quindi, semplici, ludiche conversazioni; ameni dibattiti, futili litigi tra persone o “amici”. Non si tratta di semplice “connessione”, di accettare un’amicizia, ma di “collaborazione in tempo reale” con i colleghi di lavoro, che accresce la produttività. Collaborazione che, integrandosi nei tradizionali workflow, permette di recuperare efficienza, condividere conoscenza, migliorare le decisioni, e superare grandemente i limiti delle comunicazioni via e-mail, l’inaccessibilità di dati isolati, segregati in sistemi informatici con strutture a silos.
La nuova gestione documentale collaborativa abbina la possibilità di reperire velocemente e facilmente da parte di ogni figura aziendale i documenti necessari per il proprio lavoro con la possibilità di collaborare con tutti gli utenti aziendali attraverso il social network interno.
Per approfondire come vengono applicati i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti, nell’articolo “Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?“ scopri come eliminare la carta, contrastare il diluvio di e-mail e ottimizzare i processi.
Scopri di più nel White Paper: “Dalla Gestione Documentale al Social Business”
