News

Quali sono le soluzioni per la gestione documentale e come migliorare i metodi di lavoro per realizzare la digitalizzazione del Business

 14/11/2018

 News

 6 min.


Le soluzioni per la gestione documentale: software e vantaggi

  Gestione Documentale Collaborativa, Sistema Documentale, Social Business, Software Documentale, Conservazione Digitale, Digitalizzazione, Gestione Documentale, Gestione Documentale PMI

Per dare una risposta alle esigenze specifiche dei clienti e rendere sempre più facile e integrato l’uso della gestione documentale in azienda, Top Consult, oltre a creare una piattaforma di classe enterprise, ha voluto proiettarsi in avanti, verso le nuove conoscenze dei social network e della social collaboration. Il suo obiettivo è uno solo: traghettare le aziende verso la digitalizzazione!

In questo articolo vedremo quali sono le soluzioni per la gestione documentale, come cambiare il modo di fare gestione elettronica dei documenti, migliorare i metodi di lavoro e realizzare la trasformazione culturale e organizzativa del Business.

Le soluzioni per la gestione documentale collaborativa

  Gestione documentale collaborativa: quali sono le soluzioni?

Le soluzioni per la gestione documentale collaborativa si appoggiano su TopMedia Social NED - la piattaforma enterprise per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale.

La nuova piattaforma costituisce un decisivo salto di qualità nell’evoluzione del sistema TopMedia NED, che ha fornito alle imprese italiane uno strumento efficace e flessibile per migliorare la gestione del business e la competitività.

Sviluppata con un approccio “rivoluzionario”, ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti. Per la prima volta sul mercato, TopMedia Social NED applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration, introduce un nuovo modo di lavorare per l’utente e realizza la trasformazione culturale e organizzativa del Social Business.


Scopri come le nuove soluzioni collaborative, che considerano il documento come parte integrante dei processi e, come tale, da condividere con Clienti e Fornitori nella catena del valore, non utilizzano carta e tanto meno la mail. Il traguardo è il Social Business, nell'articolo "La nuova gestione documentale collaborativa: dalla carta al Social Digitale" scoprirai un nuovo modo di lavorare con la gestione documentale collaborativa che supera i vecchi modelli organizzativi aziendali, rigidi e schematici, dove il mondo del Social Digitale si fa sempre più avanti anche nella realtà delle piccole e media aziende, con significanti ritorni economici. 


Le soluzioni per la gestione documentale collaborativa con la piattaforma documentale TopMedia Social NED

L’evoluzione del software TopMedia è in gran parte guidato dai clienti stessi: non appena uno di loro esprime un’esigenza nuova o deve risolvere un problema applicativo particolare, Top Consult introduce nel prodotto nuove funzionalità che diventano subito disponibili per tutti.

Ricerca e innovazione si trasformano così in applicazione concreta, in vantaggio concreto per il cliente nei suoi processi lavorativi. 


Per soddisfare le esigenze dei clienti di qualsiasi dimensione, le soluzioni applicative fornite sono di due tipi:


 TopMedia Social NED
Suite

 TopMedia Social NED
Enterprise

Abiti su misura e vestiti confezionati
Elemento classico dell’offerta Top Consult, le soluzioni enterprise realizzate ad hoc sono quindi come un abito su misura tagliato dal sarto. Invece le soluzioni per PMI, realizzate con la Suite, sono degli abiti confezionati, meno costosi, già pronti ma predisposti per essere facilmente adattati alle singole esigenze.

  Soluzioni gestione documentale per le PMI - TopMedia Social NED Suite

Pensata per le per le piccole e medie imprese che vogliono realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni in specifici settori.

Caratteristiche:

  • “Ready to use”
  • semplice ed economica
  • ha le strutture degli archivi elettronici già predisposte

Per quali aree aziendali?

  • Amministrazione - Contabilità
  • Fatturazione Elettronica
  • Personale
  • Corrispondenza

Disponibile come?

  • in ufficio e in mobilità
  • in house e su cloud

Vantaggi:

  • Disponibilità immediata delle informazioni
  • Maggiore produttività di dipendenti e manager
  • Scomparsa della carta nei processi aziendali
  • Riduzione degli archivi centrali 
  • Rispetto delle normative
  • Integrazione con i sistemi gestionali

Soluzioni gestione documentale per le PMI - TopMedia Social NED Suite


ALCUNI PLUS SUITE


Conservazione digitale:

Una grossa opportunità per l’azienda è costituita dalla conservazione digitale (obbligatoria ad esempio per le fatture elettroniche).

→ Con la nuova Suite il cliente può decidere di conservare i documenti in:

  • house con il software e i servizi dedicati
  • in outsourcing affidarla a Top Consult

Con quali risultati?

  • la totale dematerializzazione degli archivi fiscali
  • risparmi di spazi e tempo
  • nel caso dell’outsourcing, la sicurezza di un servizio esterno affidabile e consolidato

→ La Suite è dotata di tutte le funzionalità per archiviare i documenti in modalità:

  • interattiva
  • massiva

Gestione processi:

La Suite viene fornita con le strutture degli archivi elettronici già realizzate e pronte: questo semplifica il lavoro degli utenti aziendali, indicando il modello organizzativo da adottare per utilizzare velocemente la gestione elettronica dei documenti nei processi aziendali strutturati o non strutturati. 

Se poi si vogliono realizzare archivi documentali per esigenze non coperte dai pacchetti applicativi standard, è disponibile un apposito Designer.

→ Disponibili con la Suite sono i nuovi moduli:

  • Groupware
  • CaseFlow
  • WorkFlow

Che tipo di soluzioni realizzano?

  • gestione delle pratiche
  • gestione dei flussi documentali

Come e con quali risultati?

  • in modo veloce ed economico
  • utilizzando strumenti collaborativi (le notifiche e la bacheca)
  • ottimizzazione dei processi aziendali strutturati e non strutturati
  • diminuzione dell’uso delle e-mail

In conclusione:

La Suite è quindi la soluzione ideale per iniziare a gestire i processi lavorativi con i documenti informatici, trattandoli e conservandoli in modo digitale come previsto dalle norme di legge, abbandonando la carta e anche la penna, viste le recenti regole europee sulla firma elettronica. Così anche chi non ha mai utilizzato la gestione documentale può iniziare velocemente ad usarla con tutte le sue funzionalità più innovative, Collaborazione compresa, mediante dei veri e propri Pacchetti Applicativi.


Per approfondire come vengono applicati i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione documentale, nell’articolo "Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?" scopri come eliminare la carta, contrastare il diluvio di e-mail e ottimizzare i processi.


  Soluzioni gestione documentale per le aziende medio-grandi - TopMedia Social NED Enterprise

Le soluzioni, basate sulla piattaforma TopMedia Social NED Enterprise, sono riservate alle organizzazioni private e pubbliche di medio-grandi dimensioni che vogliono realizzare ad hoc progetti documentali e soluzioni articolati di Enterprise Content Management a livello azienda.

Caratteristiche piattaforma documentale:

  • Architettura ENTERPRISE potente e scalabile
  • Interfaccia SMART ovunque per tutti
  • Funzionalità utente SOCIAL e intuitive
  • Soluzioni innovative di tipo COLLABORATIVO

→ L’architettura è stata progettata per realizzare soluzioni utilizzabili:

  • in ufficio e in mobilità
  • in house e su cloud

Per quali aree aziendali?

  • dall’automazione dei cicli attivo e passivo alla contabilità generale
  • dalla gestione delle pratiche commerciali ai documenti del Personale
  • dal controllo della produzione alla gestione dei disegni tecnici
  • dai contratti finanziari al trattamento delle cartelle cliniche
  • fino ai gruppi di lavoro e alle applicazioni collaborative che escludono l’e-mail

Vantaggi:

  • POTENTE
  • ROBUSTA anche in condizioni di carico elevate: decine di milioni di documenti e migliaia di utenti contemporanei
  • SCALABILE: più piattaforme documentali su più server, più archivi collegati ad una piattaforma, archivi centralizzati o distribuiti
  • altamente AFFIDABILE: grazie alle funzionalità native di fault tolerance e load balancing
  • INTEGRATA con il sistema gestionale, i software applicativi, i programmi Office e i portali

Applicazioni per la gestione documentale


Gestione del documento informatico a 360°
gestione - conservazione - condivisione


In conclusione:

La Gestione Documentale è ormai diventata l’asse portante ed essenziale di qualsiasi Sistema Informativo aziendale. Sul mercato esistono già piattaforme con queste caratteristiche, ma non sono italiane, non hanno la focalizzazione e l’esperienza Top Consult nelle normative, sono più complesse e costose. 


Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare la gestione documentale collaborativa? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!

Per sapere come, scarica la tua copia gratuita del White Paper: "Digital Transformation, l’ultimo miglio è il Social Business" 

 

 

Articoli correlati

News

Che cos'è la Gestione Documentale Collaborativa?

Adottare un sistema di gestione documentale è essenziale perché permette di gestire firme e documenti in formato elettronico e rende più produttivo il lavoro dei dipendenti.

Continua

News

I vantaggi della gestione documentale collaborativa

Con la gestione documentale collaborativa: i tempi di ricerca (e quindi i costi associati) calano del 90 per cento e quelli di archiviazione dell’80 per cento.

Continua

News

Come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?

Scopriamo come usare la gestione documentale collaborativa per la digitalizzazione dei processi! No “carta e penna”; Si documenti informatici e firme elettroniche.

Continua

News

Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?

Soluzioni documentali e percorsi implementativi, da valutare prima della scelta. Come orientarsi fra le varie soluzioni? Qualche linea guida

Continua