SOLUZIONI

Conservazione Digitale in house e in outsourcing

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Conservazione Digitale

Dal 12/4/2017 sono diventate obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale, che hanno sostituito le precedenti regole di conservazione, note con la vecchia dizione di “conservazione sostitutiva” e basate sulla delibera CNIPA N. 11/2004, introducendo cambiamenti non solo informatici, ma anche organizzativi e comportamentali.


Top Consult offre la conservazione digitale a norma, secondo le nuove regole, sia in house che in outsourcing in relazione alle esigenze specifiche di ogni cliente. Oltre al nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED, conforme alle nuove nome, sono proposti per la conservazione in house anche i nuovi servizi ConLex 2.0 e ManLex 2.0: il primo comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali, il secondo assicura il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati.


Lex gestisce la conservazione digitale di tutte le tipologie di documenti previsti dalla legislazione vigente: fatture clienti e note di credito, fatture fornitori digitali e cartacee, libri sociali e registri contabili, cedolini, Libro Unico del Lavoro e Cu, ma anche ordini, posta elettronica certificata (PEC), cartelle cliniche e quant’altro l’articolo N.2220 del Codice Civile impone di conservare.
Numerosi i vantaggi: eliminazione degli archivi cartacei e di spazi fisici, dei mastodontici libri e giornali che occupavano stanze intere, la possibilità in caso di esibizione di abbinare il singolo documento fiscale a quelli correlati.

 


Conservazione Digitale

L’affidabilità del pioniere
In house o in outsourcing, quel che conta è la scelta del partner

Ma la conservazione non è un semplice programma software da comprare, è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l’efficacia complessive. Inoltre I cambiamenti introdotti dalle nuove regole non sono solo informatici, ma soprattutto organizzativi, richiedono quindi una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un’attività di formazione specializzata. Conviene rivolgersi ad un fornitore esperto, solido e preparato come Top Consult, che da 30 anni opera esclusivamente sul mercato della gestione documentale e ha da sempre la conservazione digitale nel suo core business.

Pioniere della materia fin dagli albori della legislazione digitale, nel ’99 Top Consult ha realizzato per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Già in quegli anni ha sviluppato le soluzioni pacchettizzate Lex, ideando anche il Manuale della Conservazione e i servizi legali e organizzativi a supporto del Responsabile della Conservazione.


“Il ruolo di leader conquistato da Top Consult in questo settore – afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult – esemplifica bene lo spirito innovativo, la curiosità per il nuovo, il coraggio di affrontare sfide nuove che da sempre animano la società. La nostra leadership nasce dall’impegno pionieristico (che risale agli albori della legislazione digitale), dalla conoscenza approfondita delle problematiche tecniche, legali e organizzative, dal costante aggiornamento sulle nuove normative, dal numero record di referenze in aziende di ogni tipo e dimensione e dalla capacità di inquadrare gli archivi digitali in un progetto più ampio di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella cioè che fornisce i vantaggi più rilevanti a livello di processi di lavoro. Top Consult è inoltre in grado di evolvere assieme alle tecnologie, garantendo così la continuità del servizio e degli archivi digitali a norma anche oltre il minimo obbligatorio di 10 anni.”

 


VANTAGGI CONSERVAZIONE DIGITALE

 Eliminazione degli archivi cartacei con il recupero di costi e di spazi fisici

L'azienda si libera di ogni preoccupazione ed evita le sanzioni del Fisco

L'integrazione con i sistemi gestionali rende facile l’esibizione di un qualsiasi documento o dell’intera pratica

Scomparsa della carta nei processi aziendali

Con il servizio ManLex si assicura il mantenimento a norma negli anni

 Naturale completamento dell'archiviazione e gestione elettronica dei documenti per lo svolgimento dei processi lavorativi.


LA NUOVA NORMATIVA

Le nuove “Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione”, emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti (aggregazione di più documenti informatici); i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilità del Responsabile della Conservazione, che deve agire in collaborazione con altre figure aziendali quali il responsabile Sistemi Informativi, il Responsabile del trattamento dei dati personali, il Responsabile della Sicurezza e il Responsabile della Gestione Documentale.

Tra i doveri del Responsabile Conservazione ci sono la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, che ora è diventato obbligatorio ed è la conseguenza di un lavoro spesso collegiale: descrive il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.


La conservazione secondo le nuove regole

Il modulo Lex di TopMedia Social NED adotta le strutture dati e gli standard prescritti dalle nuove regole nell’art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione. Una copia del documento presente in gestione viene replicata e portata nell’ambiente di conservazione, qui il file viene firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file di tipo IDC (indice di conservazione) anch’esso firmato e marcato temporalmente. Per la consultazione e l’esibizione sono necessari il modulo Surfer o Surfer Mobile/Web della piattaforma TopMedia Social NED.

Lex è un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi “batch”. Non usa stazioni di lavoro dedicate e può eseguire più lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.

I PLUS DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DIGITALE


I servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0

Oltre ad un software idoneo, è necessario fornire al cliente formazione e consulenza per comportarsi fin dall’inizio in modo adeguato e consapevole e per mantenere anche dopo la fase di avvio della conservazione il corretto atteggiamento. Sono questi gli obiettivi dei servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0 di TopMedia Social NED proposti per la conservazione in house.

Conlex 2.0 comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali: quindi giornata di formazione con il legale e lo specialista applicativo, affiancamento di quest’ultimo per avviare la conservazione digitale, la consulenza per la realizzazione del manuale della conservazione, il rilascio del certificato di conformità del manuale da parte del legale.

Manlex 2.0 è il servizio che assicura il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati. La sottoscrizione del servizio comprende il diritto alla ricertificazione annuale del manuale della conservazione; a sottoporre 5 quesiti/anno di tipo applicativo o legale sul tema Lex (le risposte vengono date dagli specialisti applicativo o dal legale a seconda del tema); ad una visita annuale di audit-collaudo degli archivi realizzati, svolta da specialisti Top Consult. 


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