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OCR Data Capture

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OCR Data Capture
Estrazione intelligente dei dati dalla carta

La soluzione OCR Data Capture di Top Consult ottimizza il data entry dei documenti cartacei nella gestione aziendale dei cicli passivo e attivo. Basata sull’integrazione del sistema documentale TopMedia Social NED con avanzate tecnologie data capture (che sfruttano il Riconoscimento Ottico dei Caratteri), estrae le informazioni dai documenti in formato cartaceo, come lettere, fax, e-mail, e le rende disponibili ai sistemi gestionali dell’impresa. Questo, ad esempio, per acquisire automaticamente i dati presenti sulle fatture fornitori (ma anche sugli ordini clienti), alimentare la “prima nota” in contabilità ed archiviare elettronicamente le fatture stesse.


Il data entry (che impegna oggi in amministrazione numerose persone) non è più un costoso collo di bottiglia ma diventa così un processo di acquisizione rapido e privo di errori, spesso completamente automatico, che porta all’utente considerevoli vantaggi economici e di processo. 

 


OCR Data Capture - ottimizza il data entry dei documenti cartacei

OCR Data Capture con il Sistema TopMedia Social NED

Sfruttando le capacità avanzate del sistema TopMedia Social NED, una volta archiviate elettronicamente, le fatture vengono convogliate nei processi documentali e gestionali dell’impresa (SAP in primo piano), fino alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti.
E così ai risparmi della fase data entry si sommano quelli delle fasi di “normalizzazione” delle fatture, di flusso approvativo automatico e di conservazione sostitutiva: ad esempio, in un ciclo passivo contraddistinto da un numero elevato di fatture fornitori il risparmio totale supera il 50%.


In conclusione, l’utilizzo della soluzione OCR Data Capture di Top Consult porta a vantaggi veramente consistenti. La drastica riduzione del lavoro manuale si accompagna all’eliminazione di errori e imprecisioni e alla migliore gestione delle eccezioni; i documenti sono acquisiti ed archiviati più rapidamente; i processi di cattura sono integrati con i sistemi gestionali; si migliorano i rapporti con clienti e fornitori, portando da un lato a più rapidi incassi e dall’altro a migliori condizioni economiche ottenute per gli acquisti. Risparmio di tempo e più efficienza operativa si traducono alla fine in radicali risparmi sui costi aziendali.

 


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