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Le recenti Linee Guida emanate da AGID sulla “formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” sono entrate in vigore in modo esclusivo a partire dal 1/1/2022 e dalla stessa data sono stati abrogati i precedenti provvedimenti su analoghi temi tra cui il DPCM 3/12/2013.

Le Linee Guida sono emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale e definiscono tra l’altro le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).

Le Linee Guida definiscono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del titolare dell’oggetto della conservazione, del produttore dei pacchetti di versamento, dell’utente, del responsabile della conservazione e del conservatore. E’ ribadito l’obbligo del Manuale della Conservazione all’interno del quale vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati più idonei per la conservazione. Grande attenzione inoltre è dedicata ai metadati che devono essere presenti e valorizzati in fase di conservazione ma che accompagnano il documento sin dalla sua nascita.

I sistemi di conservazione preesistenti, rimangono validi ma, a partire dall’ 1/1/2022, saranno applicabili esclusivamente le nuove regole tecniche.

Per la conservazione digitale la norma fiscale di riferimento resta il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014 che ha semplificato le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5 del CAD.