Spedizione massiva e multicanale dei documenti

Spedizione massiva - tracciatura e feedback

Le soluzioni Top Consult di spedizione massiva e multicanale realizzate con TopMedia Social NED consentono l’invio in modalità automatica (e-mail, PEC, fax) di documenti e il controllo della corretta ricezione da parte del destinatario, evidenziando le eventuali anomalie.

Si possono inviare fatture ai clienti e agenti, cedolini ai dipendenti, ordini ai fornitori o qualunque altro tipo di documento nel formato e con il canale più conveniente, realizzando anche consistenti risparmi sui costi.

Mail Sender

Il modulo di base è il Mail Sender, integrato con il sistema gestionale dell’azienda, che spedisce in modo automatico per e-mail e fax qualunque tipo di documento archiviato, operando attraverso la Piattaforma di Orchestrazione deputata all’esecuzione e al controllo dei lavori massivi e non presidiati. E’ composto dalle due componenti Sender e Query, che sovrintendono rispettivamente alle funzioni di spedizione e di feedback della stessa.

Mail Sender preleva ed abbina documenti e indirizzi; è in grado di spedire con unica e-mail più documenti (anche firmati digitalmente) allo stesso destinatario; può ottimizzare gli invii di uno stesso documento con un’unica e-mail a molti destinatari per non sovraccaricare il server di posta. Comprime gli allegati se necessario, segue e traccia tutto il percorso di spedizione. Può inoltre allegare, anziché i documenti, il link agli stessi: questa funzionalità risulta particolarmente interessante quando vi siano esigenze di riservatezza o di conformità a normative; si pensi ad esempio all’invio di documenti confidenziali come i cedolini stipendio.

Preleva ed abbina documenti e indirizzi separati tra di loro

Spedisce con unica e-mail più documenti allo stesso destinatario

Ottimizza gli invii di uno stesso documento con un’unica e-mail a molti destinatari

Comprime gli allegati se necessario

Segue e traccia tutto il percorso di spedizione

Allega, oltre i documenti, anche il link agli stessi

Tracciatura e feedback

Molto importante è la capacità di tracciare l’avanzamento e l’esito della spedizione qualunque sia la modalità di invio utilizzata: questa funzionalità è garantita dalla componente Query.

Sono archiviate automaticamente le ricevute di spedizione e i messaggi di anomalia, si controlla l’avanzamento, effettuandone un reporting completo.

L’utente può limitarsi a verificare e risolvere le anomalie, al resto ci pensa il sistema.

La Contabilità (per esempio) può tracciare le anomalie di spedizione dei solleciti di pagamento, delle fatture o degli estratti conto, l’Ufficio Acquisti quelle degli ordini ai fornitori.

Spedizione: risparmi record

I risparmi associati alla spedizione massiva dei documenti con le soluzioni TopMedia Social NED sono veramente consistenti. Un cliente Top Consult, che invia in automatico ogni mese per e-mail a 2.000 clienti fatture ed estratti conto (alcuni di decine di pagine), ne ha quantificato i benefici: un intero settore contabile, prima impegnato dieci giorni al mese a stampare, dividere, piegare, imbustare e spedire i documenti, oggi si dedica a compiti di maggior valore aggiunto; considerando i risparmi di tempo, carta, buste, affrancature e nastri stampante, la società calcola che la gestione documentale nella sola fase di spedizione consenta un risparmio annuo di 150.000 euro.

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