{"id":11056,"date":"2022-11-23T19:05:54","date_gmt":"2022-11-23T18:05:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/non-categorizzato\/tavola-rotonda-il-documentale-e-dintorni"},"modified":"2023-01-09T15:57:11","modified_gmt":"2023-01-09T14:57:11","slug":"tavola-rotonda-il-documentale-e-dintorni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/tavola-rotonda-il-documentale-e-dintorni","title":{"rendered":"Tavola Rotonda: “Il Documentale e dintorni”"},"content":{"rendered":"

INTERVISTA Breaking News : Pier Luigi Zaffagnini<\/strong>, CEO di Top Consult<\/em><\/p>\n

Top Consult ha partecipato alla Tavola Rotonda \u201cIl Documentale e dintorni\u201d<\/strong> in occasione della centesima uscita della rivista mensile on-line sui temi dell\u2019informatica, \u201cBreaking News \u201d di Delaini & Partners<\/em><\/strong>.<\/p>\n

\"Tavola<\/a><\/p>\n

Intuizione:<\/p>\n

Quando sono apparse le prime soluzioni progettate per collegare alle transazioni applicative qualsiasi documento redatto in altro formato, si \u00e8 rilevato un immediato interesse da parte di aziende di qualsiasi dimensione e settore.<\/p>\n

Obiettivo:<\/p>\n

Pareva quasi un sogno \u2013 portare al macero gli archivi e far sparire dagli uffici tutti quei faldoni cartacei di lunga e complessa consultazione, impossibili da condividere tra tutti gli interessati e difficili da aggiornare per tempo.<\/p>\n

Cambiamento:<\/p>\n

In questi ultimi anni \u00e8 cambiato tutto e quindi, per aggiornarci su Documentale, BPM e dintorni \u00e8 stata organizzata la tavola rotonda e chiesto il parere delle aziende del settore<\/p>\n

Durante questo momento di confronto tra i vari protagonisti del settore, Top Consult col fatto che opera esclusivamente nell\u2019ambito documentale, attraverso l\u2019intervento di Pier Luigi Zaffagnini \u2013 CEO Top Consult, ha provato ad approcciare l\u2019argomento sotto un diverso punto di vista.<\/strong><\/em><\/p>\n

\n

Durante l\u2019intervista ing. Zaffagnini ha risposto alle seguenti domande poste da Alberto Delaini, Team Leader di \u201cDelaini & Partners\u201d<\/em><\/strong><\/p>\n

\n

Quali sono stati secondo voi i passaggi chiave di questa evoluzione verso la digitalizzazione aziendale?<\/strong><\/p>\n

\u201cIl Sistema Informativo Aziendale (SIA) \u00e8 il sistema grazie al quale le Informazioni circolano in azienda e sappiamo tutti che avere informazioni immediate e affidabili pu\u00f2 fare la differenza. I software gestionali gestiscono i dati dai quali derivano informazioni importanti ma non sempre sufficienti, altre informazioni vitali sono contenute nei documenti che una volta stavano impilati vicino ai terminali perch\u00e9 l\u2019utente ne aveva bisogno e non li trovava nel gestionale. La Gestione Documentale<\/a><\/strong> \u00e8 nata per consentire agli utenti aziendali di accedere velocemente ai documenti traendo da questi le informazioni mancanti ed indispensabili. Integrando i software gestionali<\/a><\/strong> con la gestione documentale gli utenti aziendali hanno nella stazione di lavoro tutte le informazioni indispensabili per essere efficienti, l\u2019azienda aumenta la propria competitivit\u00e0 e le pile di documenti spariscono dalle scrivanie.\u201d<\/em><\/p>\n

\n

Forse \u00e8 semplicemente una mia impressione, ma mi \u00e8 capitato di incontrare parecchie situazioni in cui il \u201cDocumentale\u201d, ed in particolare la sua componente basata sul workflow, ha incoraggiato le aziende a lavorare per processi, con tutto il corredo di catene decisionali, autorizzazioni, allarmi che questo comporta. Ho visto contesti in cui un ERP limitato o addirittura obsoleto veniva \u201cpreso per mano\u201d da funzioni evolute del documentale che sarebbe il caso di chiamare con termini quali ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management)<\/a> o altri. Condividete questa valutazione e siete d\u2019accordo su questo contributo vitale che avete dato alla competitivit\u00e0 delle PMI?<\/strong><\/p>\n

\u201cLe aziende hanno sempre lavorato per processi, altrimenti non avrebbero potuto stare sul mercato. Il fatto \u00e8 che la tecnologia che hanno sempre utilizzato non le rendevano efficienti, e per tecnologia intendo: carta, penna, pinzatrice, dito e saliva! Le soluzioni di workflow documentale<\/strong><\/a> che si possono realizzare con la gestione documentale mettono il turbo ai processi aziendali, consentono di abbandonare la carta e anche la penna perch\u00e9 i documenti sono diventati informatici<\/a><\/strong> e fluiscono virtualmente in azienda, possono essere approvati e firmati digitalmente<\/a><\/strong> anche in remoto. Non \u00e8 pi\u00f9 necessaria la presenza fisica delle persone che anche in remoto partecipano ai processi e le soluzioni documentali di workflow incrementano l\u2019efficienza aziendale consentendo al contempo il controllo e la gestione continua e costante dei processi attivi.\u201d<\/em><\/p>\n

\n

Quanto hanno pesato nell\u2019avvicinare le aziende al \u201cDocumentale\u201d le disposizioni per la Conservazione Digitale<\/a> e la Fatturazione Elettronica o altre analoghe, magari di settore? C\u2019\u00e8 stata una sinergia oppure i due fenomeni hanno seguito percorsi indipendenti?<\/strong><\/p>\n

\u201cAll\u2019inizio si sono seguiti percorsi indipendenti. L\u2019automazione degli archivi aziendali aveva come obiettivo l\u2019efficienza nella ricerca di un documento. Meno tempo ci metto meglio \u00e8, pertanto si sono automatizzati gli archivi digitalizzando i documenti normalmente con la loro scansione e si puntava soprattutto alla Archiviazione<\/a> e Ricerca dei documenti fino ad arrivare alla Conservazione Sostitutiva quando la legge ne ha consentito l\u2019utilizzo sia ai fini civilistici che fiscali. Quando i documenti sono diventati informatici per legge (vedi la Fattura Elettronica o il LUL del Personale<\/a>) la Gestione Documentale \u00e8 diventata indispensabile e anche le ultime aziende irriducibili finalmente stanno cedendo e ne diventano utilizzatrici consapevoli.\u201d<\/em><\/p>\n

\n

Quale innovazione importante \u00e8 nata nel Documentale in questi ultimi anni?<\/strong><\/p>\n

\u201cNegli ultimi anni gli utenti aziendali sono andati pi\u00f9 veloci delle aziende. I \u201cSocial\u201d hanno cambiato il modo di interagire tra le persone: meno mail e pi\u00f9 chat in bacheche condivise. Alcuni software documentali<\/a> hanno utilizzato queste nuove tecnologie: basta mail all\u2019interno delle aziende, gli utenti hanno a disposizione Gruppi di Lavoro virtuali con possibilit\u00e0 di chattare, i workflow aziendali<\/a><\/strong> e la gestione documentale fanno diventare \u201cSocial\u201d i processi aziendali e l\u2019azienda decolla verso un\u2019efficienza senza limiti!\u201d<\/em><\/p>\n

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