{"id":15709,"date":"2023-02-07T15:29:50","date_gmt":"2023-02-07T14:29:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=15709"},"modified":"2024-03-08T16:23:36","modified_gmt":"2024-03-08T15:23:36","slug":"la-conservazione-digitale-ieri-e-oggi-il-fattore-comune-e-la-fruibilita-dei-documenti-in-futuro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-ieri-e-oggi-il-fattore-comune-e-la-fruibilita-dei-documenti-in-futuro","title":{"rendered":"La Conservazione Digitale ieri e oggi, il fattore comune \u00e8 la fruibilit\u00e0 dei documenti in futuro"},"content":{"rendered":"\t\t
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Intervista a Viviana Belluco, Resp. Servizio di Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale | Top Consult<\/h2>

Oggi si \u00e8 agli archivi digitali come conseguenza dello sviluppo della digitalizzazione<\/a>. \u201cUna solida gestione documentale, osserva Viviana Belluco, facilita moltissimo anche la fase di conservazione. L\u2019attenzione alla scelta dei formati ed alla metadatazione fa s\u00ec che il documento venga vissuto e lavorato al meglio e, dopo un certo periodo di \u201cstagionatura\u201d, possa essere conservato digitalmente senza forzature e nel rispetto delle norme vigenti. Anche l\u2019arrivo delle nuove regole tecniche, pur se ha enfatizzato alcuni aspetti, lo ha fatto senza stravolgere quanto gi\u00e0 fatto in precedenza. Top Consult si occupa da 35 anni di sistemi documentali e di conservazione, con un target essenzialmente rivolto al mercato dei privati”<\/em>.<\/p>

I 3 plus della Conservazione Digitale: sicurezza, affidabilit\u00e0 e fruibilit\u00e0<\/h3>

La conservazione digitale<\/strong> \u00e8 un tema sempre pi\u00f9 rilevante per le aziende che devono garantire la sicurezza<\/strong>, la disponibilit\u00e0<\/strong> e la fruibilit\u00e0<\/strong> dei propri documenti informatici anche nel futuro.<\/p>

\"I<\/p>

Nel\u00a0<\/span>2022 sono entrate in vigore nuove regole tecniche<\/strong>\u00a0<\/span>che stabiliscono le caratteristiche dei sistemi di conservazione, sia per i documenti informatici sia per i fascicoli di documenti. Queste regole riguardano aspetti tecnici come la qualit\u00e0 e la stabilit\u00e0 dei supporti di archiviazione, la descrizione e la catalogazione dei documenti, la sicurezza dei\u00a0<\/span>sistemi informatici<\/a>\u00a0<\/span>e la gestione degli accessi.<\/p>

Per le aziende, il passaggio a queste\u00a0<\/span>nuove regole tecniche<\/a>\u00a0<\/span>ha rappresentato una sfida ma anche un’opportunit\u00e0 per migliorare i propri processi di conservazione digitale. Ad esempio, alcune aziende hanno optato per una gestione interna della conservazione digitale, utilizzando tecnologie avanzate e competenze specialistiche interne. Altre aziende invece hanno scelto di affidarsi a servizi di conservazione digitale esterni, come quelli offerti da\u00a0<\/span>Top Consult<\/a>.<\/p>

In entrambi i casi, \u00e8 importante che i modelli organizzativi prevedano ruoli e compiti precisi per il responsabile della conservazione digitale, in modo da garantire la corretta applicazione delle regole tecniche e la fruibilit\u00e0 dei\u00a0<\/span>documenti informatici<\/strong>\u00a0<\/span>anche in futuro. Inoltre, la conservazione digitale non riguarda solo la tecnologia, ma anche l’evoluzione dei modelli comportamentali e normative. Ad esempio, la crescente attenzione alla privacy e alla protezione dei dati personali impone nuove responsabilit\u00e0 e obblighi per le aziende che devono gestire questi dati in modo sicuro e rispettoso delle norme vigenti.<\/p>

La\u00a0<\/span>gestione documentale<\/strong>, ancora di pi\u00f9 se\u00a0<\/span>integrata con i software gestionali<\/a>, svolge un ruolo importante in questo flusso di documenti perch\u00e8 fa s\u00ec che i processi aziendali siano svolti con efficienza. Molti documenti oggi nascono e vivono esclusivamente come documenti informatici; in alcuni casi anche le azioni di\u00a0<\/span>firma<\/a>\u00a0<\/span>\u2013 un tempo autografa \u2013 vengono tradotte in apposizione di\u00a0<\/span>firme elettroniche<\/a>\u00a0<\/span>(semplice, elettronica avanzata e\/o qualificata). Simili documenti non possono che essere conservati digitalmente per non perdere quelle caratteristiche che \u2013 se trasposte su carta \u2013 verrebbero perse.<\/p>

Dunque, sempre di pi\u00f9 la\u00a0<\/span>Gestione Documentale<\/a>\u00a0<\/span>porta in modo naturale alla conservazione digitale, che ne rappresenta l\u2019ultimo miglio<\/a>.\u00a0<\/span>\u201cIn ogni caso,\u00a0<\/span>rimarca Belluco<\/strong>, l’attenzione al profilo conservativo \u00e8 tanto pi\u00f9 semplice quanto pi\u00f9 l\u2019obiettivo finale \u00e8 tenuto presente sin dalle fasi di formazione o ricezione dei documenti. In questo senso il ruolo del\u00a0<\/span>responsabile della conservazione<\/a>\u00a0<\/span>\u00e8 ruolo cardine e la normativa ci ricorda come \u2013 qualunque sia il modello adottato (conservazione all\u2019interno dell\u2019organizzazione oppure affidata ad outsourcer) – sia compito del responsabile della conservazione definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione, governandone la gestione con piena responsabilit\u00e0 ed autonomia.\u201d<\/em><\/p>

Che ruolo ha il Disaster Recovery e quanto \u00e8 importante per la Conservazione Digitale?<\/strong><\/p>

Il\u00a0<\/span>Disaster Recovery<\/strong>\u00a0<\/span>(DR) \u00e8 un componente importante della Conservazione Digitale, in quanto si occupa di proteggere i dati digitali dalle conseguenze di eventuali disastri naturali, problemi tecnici o altri eventi imprevisti che possono causare la perdita o il danneggiamento dei dati.<\/p>

Il DR si concentra sulla creazione di piani e procedure per ripristinare rapidamente l’accesso ai dati digitali in caso di emergenza, garantendo cos\u00ec la continuit\u00e0 delle attivit\u00e0 aziendali. Ci\u00f2 pu\u00f2 comportare la creazione di copie di backup remote o la duplicazione di sistemi interi in un sito di backup.<\/p>

In sintesi, il Disaster Recovery \u00e8 molto importante per la Conservazione Digitale poich\u00e9 garantisce che i dati digitali siano protetti e disponibili anche in caso di emergenza, contribuendo a preservare la sicurezza, l’affidabilit\u00e0 e la fruibilit\u00e0 dei dati a lungo termine.<\/p>

Quali sono gli aspetti importanti nell’adozione di una soluzione di Conservazione Digitale?<\/h3>

Volendo sintetizzare, i passi essenziali da fare sono i seguenti:<\/strong><\/p>