Questa case history racconta il progetto di digitalizzazione realizzato con Area Broke<\/strong>r, finalizzato all\u2019integrazione del pagamento elettronico nei flussi documentali aziendali. L\u2019esperienza \u00e8 stata recentemente presentata anche nel webinar dell\u2019Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano<\/strong>, dedicato alla digitalizzazione dei processi interni e all\u2019adozione dei Document Management System (DMS)<\/strong>.<\/p> Durante l\u2019incontro, l\u2019IT Manager di Area Broker Alfonso Barbiani<\/strong> ha illustrato il percorso evolutivo dell\u2019organizzazione verso una gestione documentale<\/a> sempre pi\u00f9 integrata con i sistemi aziendali e orientata all\u2019automazione dei processi.<\/p> Un sistema di gestione elettronica documentale<\/a> completo rappresenta oggi uno degli strumenti pi\u00f9 efficaci per supportare la digitalizzazione dei processi aziendali<\/strong> e migliorare l\u2019efficienza operativa delle organizzazioni.<\/p> Un software evoluto in quest\u2019ambito permette, infatti, di seguire tutti i processi aziendali<\/a> che si basano su documenti. Occupandosi del loro intero ciclo di vita<\/strong>, praticamente, pu\u00f2 andare a toccare tutte le aree di business, dall\u2019amministrazione alle risorse umane, agevolando gestione di ordini, contratti<\/a> e fatturazione. Ci\u00f2 include anche l\u2019integrazione del pagamento elettronico nei flussi documentali.<\/p> Emblematico, per esempio, \u00e8 il caso delle polizze assicurative dove il cliente potrebbe autonomamente inserire i propri dati e, sottoscritta la soluzione a lui pi\u00f9 confacente, direttamente procedere al pagamento<\/strong>.<\/p> Area Broker si \u00e8 rivolto a Top Consult<\/strong> proprio per fornire questa opportunit\u00e0 alla propria clientela. Dalle voci di Matteo Zaffagnini<\/strong>, Responsabile Commerciale & Business Development, Top Consult e Alfonso Barbiani<\/strong>, IT Manager di Area Broker il racconto di ci\u00f2 che \u00e8 stato fatto nell\u2019azienda di quest\u2019ultimo grazie alla piattaforma TopMedia<\/strong><\/a>.<\/p> Per velocizzare e rendere pi\u00f9 efficienti e moderni i propri processi Area Broker ha fatto riferimento a Top Consult (gi\u00e0 suo partner tecnologico per la gestione documentale) per integrare il pagamento elettronico nei flussi documentali<\/a>.<\/p> Area Broker \u00e8 dislocata in 8 filiali nel Centro Italia (Reggio Emilia, Bologna, Rimini, Parma, Piacenza, Prato e Livorno) e opera in 3 aree:<\/p> \u201cAbbiamo scelto Top Consult<\/a> anni fa \u2013 spiega Barbiani \u2013 perch\u00e9 apprezziamo la possibilit\u00e0 di avere direttamente a che fare con il produttore del software<\/strong>, senza intermediari. Abbiamo un tecnico assegnato che conosce il nostro percorso di meccanizzazione<\/strong> e al quale ci rivolgiamo per proseguire nella nostra attivit\u00e0 di ottimizzazione dei processi<\/a><\/strong>\u201d.<\/p> Cos\u00ec \u00e8 accaduto quando \u00e8 stato deciso di snellire il processo di pagamento adottando TopMedia PAY<\/strong>, una soluzione parte della piattaforma TopMedia.<\/p> \u201cLa nostra soluzione \u2013 sottolinea Zaffagnini evidenziando i motivi per cui la sua societ\u00e0 \u00e8 stata scelta da Area Broker \u2013 si contraddistingue per offrire una migliore payment experience ai clienti, per assicurare una consistente riduzione dei costi legati alla gestione dei dati e per produrre un efficientamento sostanziale<\/strong> in generale e anche in ottica green<\/a>\u201d.<\/p> \u201cGrazie alla soluzione TopMedia PAY \u2013 racconta Barbiani \u2013 \u00e8 stato automatizzato tutto quel che era possibile automatizzare nel processo di stipula o rinnovo della polizza. Il cliente, infatti, pu\u00f2 prendere visione del contratto, avere le varie notifiche dei passaggi da compiere per realizzarlo e sottoscriverlo e poi effettuare la transazione\u201d.<\/p> Nello specifico, nel momento in cui il potenziale assicurato (o l\u2019assicurato per un rinnovo) gestisce la propria polizza, fruisce di un link per accedere in sicurezza alla piattaforma documentale<\/a> e visualizzare il proprio documento<\/strong>. A questo punto, pu\u00f2 accettare la proposta o inviare richieste di modifica, prendendo direttamente contatto con l\u2019azienda. Una volta creato il contratto, il cliente pu\u00f2 procedere al pagamento facendo un semplice click<\/strong>. Grazie all\u2019integrazione tra la piattaforma per i pagamenti e quella documentale si ha la possibilit\u00e0 di svolgere l\u2019operazione di acquisto: il sistema documentale stesso invier\u00e0 in autonomia la ricevuta e, contestualmente, mander\u00e0 i documenti che attestano il pagamento anche al sistema di conservazione<\/a><\/strong>.<\/p> \u201cVorrei sottolineare – aggiunge Zaffagnini \u2013 che ogni step di questo processo \u00e8 svolto adottando specifici criteri per il rispetto della privacy<\/strong> per tutelare i dati sensibili dei clienti, oltre che dell\u2019azienda. Inoltre, tutte le comunicazioni sono gestibili in ottica multidevice<\/strong>, viene quindi lasciata massima libert\u00e0 d\u2019uso dei servizi\u201d.<\/p> Secondo i dati presentati dall\u2019Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, emersi dalla ricerca dell\u2019edizione 2024-2025 dell\u2019Osservatorio, la gestione documentale rappresenta oggi uno degli strumenti chiave per la digitalizzazione dei processi aziendali.<\/p> In particolare:<\/p> Tra i principali benefici riscontrati dalle aziende che hanno adottato strumenti di gestione documentale emergono:<\/p> Fonte: Osservatorio Digital B2b \u2013 POLIMI School of Management del Politecnico di Milano, ricerca presentata nel webinar \u201cLa digitalizzazione dei processi interni e l\u2019adozione del DMS\u201d.<\/em><\/p> \u201cAdottando TopMedia PAY<\/strong> abbiamo sperimentato \u2013 afferma Barbiani \u2013 una serie di vantaggi, sia immediati sia che produrranno effetti positivi nel tempo. In primo luogo, molto concretamente, non vi possono essere errori da parte dei clienti finali nel compilare i documenti di pagamento<\/strong>, in quanto adoperano direttamente quanto fornito da noi. Ugualmente, non si corre il rischio di sbagli da parte nostra nello scambio di informazioni. Inoltre, aumenta drasticamente la velocit\u00e0 di chiusura dei contratti<\/strong><\/a>: pu\u00f2 essere gestito un alto numero di pratiche<\/strong>, praticamente 24 ore su 24 e anche gli incassi sono garantiti sempre, sabato e domenica compresi. Dal punto di vista organizzativo\/gestionale la reportistica sul lavoro svolto \u00e8 immediata, modificata in tempo reale<\/strong>, agevolando la gestione della contabilit\u00e0. Il flusso documentale \u00e8 completamente integrato, favorendo un dialogo costante<\/a> con l\u2019ERP che \u00e8 quindi sempre aggiornato<\/strong>\u201d.<\/p> In pratica, oltre a offrire un servizio innovativo ai consumatori finali, con TopMedia PAY le aziende possono beneficiare del fatto che hanno sempre facilmente a portata di mano tutti i documenti inerenti ai pagamenti assieme, senza la necessit\u00e0 che addetti li riordinino e abbinino manualmente<\/strong>, con tutti i pericoli di distrazioni che questo comporta, oltre alla perdita di tempo.<\/p> Il sistema, oltre a essere sempre disponibile, consente la gestione di pagamenti nei momenti di picco senza alcuna difficolt\u00e0<\/strong> e questo si traduce, per esempio, nel non aver bisogno di assumere lavoratori stagionali.<\/p> L\u2019esperienza di Area Broker<\/strong> rappresenta un esempio concreto di come l\u2019adozione di una piattaforma di gestione documentale<\/strong> evoluta possa contribuire a migliorare l\u2019efficienza operativa e la governance dei processi.<\/p> La testimonianza presentata nel workshop dell\u2019Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano<\/strong> ha evidenziato come la gestione centralizzata dei documenti, l\u2019integrazione con i sistemi aziendali e l\u2019automazione dei workflow possano trasformare i processi documentali in un vero fattore abilitante per la digitalizzazione dell\u2019organizzazione.<\/p> Guardando al futuro dopo il progetto del pagamento elettronico integrato nei flussi documentali, la collaborazione tra Area Broker e Top Consult proseguir\u00e0 ed emergeranno ulteriori ambiti in cui \u00e8 possibile introdurre automatismi nei processi. La piattaforma TopMedia, potente, flessibile e scalabile, consente infatti man mano di inserire moduli progettati per favorire il pi\u00f9 possibile l\u2019innovazione<\/strong> di business.<\/p> In particolare, guardando ai prossimi passi della digitalizzazione di Area Broker, spicca la gestione di flussi paperless. Grazie all\u2019introduzione della firma elettronica<\/a><\/strong> (FEA e FEQ), saranno poi generati in automatico gli attestati di pagamento<\/strong> e si realizzer\u00e0 una app dedicata al cliente finale<\/strong> con Widget che lo tengano informato su documenti disponibili e\/o da firmare, polizze in pagamento e news di interesse per il suo profilo.<\/p> La digitalizzazione dei flussi documentali rappresenta oggi uno dei passaggi fondamentali per migliorare l\u2019efficienza dei processi aziendali.<\/p> Un Document Management System evoluto<\/strong> non si limita infatti alla semplice archiviazione dei documenti, ma consente di:<\/p> In questo contesto, l\u2019integrazione tra gestione documentale e strumenti operativi \u2013 come nel caso del pagamento elettronico integrato nei flussi documental<\/strong>i realizzato per Area Broker \u2013 permette di trasformare i processi amministrativi e operativi in flussi digitali pi\u00f9 efficienti, controllabili e sicuri.<\/p> Esperienze come questa dimostrano come la gestione documentale non sia solo uno strumento tecnologico, ma un vero abilitatore della trasformazione digitale delle organizzazioni<\/strong>.<\/p> Un Document Management System consente di digitalizzare numerosi processi aziendali legati alla gestione delle informazioni e dei documenti. Tra i pi\u00f9 comuni:<\/p> Digitalizzando questi processi \u00e8 possibile ridurre attivit\u00e0 manuali, migliorare la tracciabilit\u00e0 e velocizzare la condivisione delle informazioni tra reparti.<\/p>\t\t\t\t\t L\u2019integrazione tra un Document Management System e i sistemi aziendali (come ERP, CRM o portali clienti) consente di collegare direttamente documenti, dati e processi operativi<\/strong>.<\/p> I principali vantaggi sono:<\/p> Molti documenti aziendali devono essere gestiti secondo specifiche normative, ad esempio in materia di:<\/p> Un sistema di gestione documentale permette di applicare regole di classificazione, accesso e conservazione dei documenti, garantendo maggiore controllo e supportando le organizzazioni nel rispetto degli obblighi normativi.<\/p>\t\t\t\t\t L\u2019archiviazione digitale consiste principalmente nella memorizzazione dei documenti in formato elettronico<\/strong>.<\/p> La gestione documentale, invece, include un insieme pi\u00f9 ampio di funzionalit\u00e0, tra cui:<\/p> In altre parole, la gestione documentale consente di governare l\u2019intero ciclo di vita dei documenti aziendali<\/strong>.<\/p>\t\t\t\t\t La digitalizzazione dei flussi documentali consente di trasformare attivit\u00e0 manuali e frammentate in processi digitali strutturati.<\/p> Questo permette di:<\/p> Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “<\/strong><\/span>10 cose da sapere per un’efficace gestione documentale<\/strong>“<\/strong> e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell’azienda, con capacit\u00e0 evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attivit\u00e0 senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.<\/span><\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\tPagamento elettronico integrato e l\u2019evoluzione di Area Broker<\/h2>
Come funziona il pagamento elettronico integrato nei flussi documentali<\/h2>
Digitalizzazione dei processi interni: cosa emerge dalle aziende italiane<\/h2>
Pagamento elettronico integrato e i vantaggi ottenuti<\/h3>
![\"Come](\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/Come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali.gif\")
<\/a><\/p>Guardando al futuro verso l’innovazione<\/h3>
Dalla gestione documentale alla digitalizzazione dei processi aziendali<\/h2>
\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t\t\t\t
Quali processi aziendali possono essere digitalizzati con un Document Management System?<\/h3>
Quali vantaggi offre l\u2019integrazione tra gestione documentale e sistemi aziendali?<\/h3>
Perch\u00e9 la gestione documentale \u00e8 importante per la compliance normativa?<\/h3>
Qual \u00e8 la differenza tra archiviazione digitale e gestione documentale?<\/h3>
In che modo la digitalizzazione dei flussi documentali migliora l\u2019efficienza aziendale?<\/h3>
\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t![\"Scarica](\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd.png\")
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