{"id":16987,"date":"2024-07-05T17:42:40","date_gmt":"2024-07-05T15:42:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=16987"},"modified":"2024-07-05T18:50:03","modified_gmt":"2024-07-05T16:50:03","slug":"come-scegliere-migliore-soluzione-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-scegliere-migliore-soluzione-gestione-documentale","title":{"rendered":"Come scegliere la migliore soluzione per fare gestione documentale"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"16987\" class=\"elementor elementor-16987\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>A partire da gennaio 2022, tutte le aziende si sono dovute adeguare alle <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-ieri-e-oggi-il-fattore-comune-e-la-fruibilita-dei-documenti-in-futuro\"><strong>nuove Linee Guida per la Gestione Documentale e la Conservazione Digitale<\/strong><\/a>. Tra le novit\u00e0 importanti, vi \u00e8 una certa focalizzazione sull&#8217;importanza della soluzione software per fare gestione documentale digitale, un tool che viene ufficialmente riconosciuto come il <strong>fulcro del <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-la-gestione-documentale-diventa-lasse-portante-del-sistema-informativo-aziendale\">sistema IT delle aziende<\/a><\/strong>.<\/p><p>Proprio per capire quali devono essere le caratteristiche essenziali di un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">software documentale<\/a> e, dunque, come scegliere la soluzione ideale per ciascuna realt\u00e0, ha senso dunque seguire cosa dicono le Linee Guida, in modo da <strong>essere sicuri di poter contare su un valido supporto<\/strong>.<\/p><hr \/><h2>Cosa dicono le pi\u00f9 recenti Linee Guida sul software di gestione documentale<\/h2><p>Per essere compliant alle attuali Linee Guida, \u00e8 importante tenere presente che il software deve gestire non solo la registrazione di entrate e uscite dei file dall\u2019archivio, ma <strong>occuparsi anche dell\u2019archivio in generale<\/strong> nel suo complesso, intendendo cio\u00e8 <strong>la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-ai-software-di-archiviazione-documenti-e-digitalizzazione-aziendale\">raccolta e conservazione a norma dei document<\/a>i pi\u00f9 o meno aggregati a seconda di come sono stati organizzati<\/strong> i processi (in primis in fascicoli informatici, che aggregano tutti i documenti riconducibili a una pratica o a un processo).<\/p><p>Inoltre, <strong>si prevede che il software venga usato da tutti gli addetti, non solo dagli amministrativi o da coloro che hanno mansioni archivistiche<\/strong>.<\/p><p>Si deve stabilire inoltre che <strong>tale sistema sia unico<\/strong>, cio\u00e8 ogni altro componente del sistema IT deve far riferimento a un solo <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/focus-sul-valore-della-gestione-documentale-digitale-vantaggi-software-documentale\">software documentale in cui confluiscono i documenti<\/a> e i dati in essi contenuti.<\/p><hr \/><h3>Quali sono i principali passi da compiere per scegliere il miglior software documentale<\/h3><p>Gli step da seguire per scegliere la miglior <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-le-soluzioni-di-gestione-documentale-in-cloud\">soluzione documentale<\/a> per la propria organizzazione sono 3:<\/p><ul><li>In primo luogo, si deve <strong>definire quali siano i requisiti di base necessari per ottimizzare lo svolgimento dei propri <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/processi-da-ottimizzare-e-opportunita-da-cogliere\">processi documentali<\/a><\/strong>, capendo qual \u00e8 la situazione di partenza;<\/li><li>Secondariamente, capire <strong>se servano o meno <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/automazione-e-quadratura-del-cassetto-fiscale-in-cosa-consiste\">funzioni integrative<\/a> specifiche<\/strong>;<\/li><li>Infine, ogni azienda pu\u00f2 verificare se le occorre un software per la gestione documentale che la supporti in una <strong>gestione personalizzata dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow documentali<\/a><\/strong>.<\/li><\/ul><p>Importantissimo, in tutti e 3 i casi, \u00e8 <strong>avere ben chiare le caratteristiche imprescindibili e i plus che ciascun tool pu\u00f2 vantare<\/strong>.<\/p><hr \/><h3>Quali caratteristiche fondamentali deve avere una soluzione per la gestione dei documenti digitali<\/h3><p>Le aziende hanno a disposizione una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere\">vasta scelta di software per la gestione documentale<\/a>: da strumenti che offrono funzionalit\u00e0 base, alle suite che garantiscono una significativa copertura funzionale. Per tutte le imprese \u00e8 importante <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/le-cose-da-sapere-prima-di-scegliere-uno-strumento-per-la-gestione-documentale\"><strong>valutare accuratamente le seguenti caratteristiche, per essere certe che la soluzione prescelta sia quella pi\u00f9 adeguata<\/strong><\/a>.<\/p><ul><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-la-piattaforma-documentale-topmedia-social-ned\"><strong>Potenza e scalabilit\u00e0<\/strong><\/a>, che rendano la soluzione in grado di rispondere alle necessit\u00e0 e alle evoluzioni di business.<\/li><li>Disponibilit\u00e0 di tutte le <strong>funzioni di base che consentano preparazione o acquisizione dei documenti<\/strong>, come la capacit\u00e0 di archiviazione (dopo un processo che favorisca l\u2019assegnazione di metadati che caratterizzino i file in mondo univoco), che permettano di recuperare i dati in modo semplice e veloce.<\/li><li>Ricchezza di funzionalit\u00e0 per rispondere alle esigenze di pi\u00f9 uffici.<\/li><li>Presenza di un <strong>set di API molto esteso<\/strong>, in modo che gli altri applicativi presenti in azienda possano dialogare, a seconda dei diversi bisogni, con il software documentale.<\/li><li>Una soluzione <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-vantaggi-nellambito-delle-risorse-umane\"><strong>semplice da usare<\/strong><\/a>, per essere sfruttata anche da chi non ha competenze specifiche, con l\u2019interfaccia utente disaccoppiata dalle funzionalit\u00e0 del software per risultare di pi\u00f9 immediata comprensione.<\/li><li>Una soluzione <strong>in grado di permettere la fase attiva di produzione del documento<\/strong> e guidare l\u2019utente fornendogli tutte le informazioni utili per gestire correttamente la produzione del documento stesso, per impostarne la condivisione, le possibilit\u00e0 di modifica eccetera.<\/li><\/ul><p><a title=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-dei-documenti-digitali-e-workflow-management\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri come diventare un'azienda digitale - case study Servotecnica\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/banner-cp-workflow.gif\" alt=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><hr \/><h3>Quanto \u00e8 importante l\u2019automazione<\/h3><p>L\u2019efficacia di un software documentale risulta immediatamente evidente nel momento in cui introduce automatismi nei processi di gestione dei documenti. <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-la-piattaforma-documentale-topmedia-social-ned\"><strong>Un software evoluto svolge, infatti, compiti ripetitivi in automatico<\/strong><\/a>.<\/p><p>Ci\u00f2 si traduce, per esempio, nell\u2019automatizzare grandi quantit\u00e0 di documenti (per esempio, la generazione di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/bollette-doganali-xml\">bollette<\/a>) che possono essere <strong>creati, protocollati e poi mandati in spedizione automaticamente, cos\u00ec come, se occorre, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-disconoscimento-della-firma-in-un-documento-informatico-sottoscritto-con-firma-digitale-o-elettronica\">firmati in modo massivo<\/a><\/strong>. Ugualmente, si possono impostare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-pagamento-elettronico-integrato-nei-flussi-documentali\">flussi<\/a> per cui alcuni documenti vengono gestiti direttamente dal <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/robotic-process-automation-rpa-guida-ai-software-intelligenti\">tool<\/a>, capace di utilizzare anche documenti non testuali.<\/p><p>Un software in grado di fare tutto questo \u00e8 <strong>dotato di tecnologia <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/di-cosa-hai-bisogno-per-adottare-davvero-la-rpa-e-digitalizzare-la-tua-azienda\">RPA \u2013 Robotic Process Automation<\/a>, risultando un efficiente collaboratore a fianco degli operatori<\/strong> umani.<\/p><hr \/><h3>Soluzioni di gestione documentale: ecco quali plus valutare per incrementare il business<\/h3><p>Oltre a quanto elencato pi\u00f9 sopra, le aziende devono considerare se possono aver bisogno di qualcosa in pi\u00f9. Il sistema di gestione documentale pu\u00f2 (e dovrebbe) rappresentare il cuore del sistema IT, in modo da rendere pi\u00f9 efficiente l\u2019intera organizzazione e renderla capace di affrontare le sfide del mercato.<\/p><p>Qui di seguito alcuni plus che contraddistinguono i software per la gestione documentale presenti sul mercato.<\/p><ul><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-in-cloud-caratteristiche-e-vantaggi\"><strong>Disponibilit\u00e0 in cloud<\/strong><\/a>, per poter sempre contare su una tecnologia aggiornata e all\u2019avanguardia a prezzi accessibili e garantita da un service provider che assicuri sicurezza, affidabilit\u00e0 e continuit\u00e0 di servizio.<\/li><li><strong><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/eventi\/collaboration-3-0-nuovi-scenari-di-comunicazione-e-di-scambio-per-il-business-aziendale\">Funzioni di collaboration<\/a> intuitive<\/strong>, che limitino l\u2019utilizzo di e-mail per favorire l\u2019uso di strumenti affini a quelli di messaggistica utilizzati in privato. Questo agevola una maggiore immediatezza nello scambio dei dati e nel coinvolgimento degli addetti in un certo processo.<\/li><li><strong>Capacit\u00e0 di invio automatico di notifiche per sollecitare risposte<\/strong>, con la possibilit\u00e0 anche di definire quali possano essere le persone delegate in caso di assenza dei colleghi.<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-le-funzionalita-del-workflow-collaborativo\"><strong>Tecniche che promuovano una gestione sofisticata e personalizzata dei documenti<\/strong> <\/a>in base alla struttura aziendale e al suo organigramma, facilitando l\u2019assegnazione di privilegi e la definizione di impostazioni di accesso identificati in base a job title e\/o ruoli in un determinato flusso di lavoro (eventualmente anche assecondando la possibilit\u00e0 di coinvolgere nei flussi documentali partner e fornitori esterni).<\/li><\/ul><h4><em>Scegliere il giusto software di gestione documentale \u00e8 fondamentale per rispettare le nuove Linee Guida e per migliorare l&#8217;efficienza operativa della propria azienda. Considerare attentamente le caratteristiche fondamentali e i plus offerti dai vari strumenti disponibili sul mercato permetter\u00e0 di individuare la soluzione pi\u00f9 adatta alle proprie esigenze.<\/em><\/h4>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-220edcfe box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"220edcfe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4624e0db e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"4624e0db\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9f0fd2f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9f0fd2f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div 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