{"id":20253,"date":"2024-05-10T14:46:24","date_gmt":"2024-05-10T12:46:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=20253"},"modified":"2024-05-22T15:02:34","modified_gmt":"2024-05-22T13:02:34","slug":"gestione-documentale-integrazione-a-360","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-integrazione-a-360","title":{"rendered":"Gestione documentale: integrazione a 360\u00b0"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"20253\" class=\"elementor elementor-20253\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Nel panorama aziendale moderno, la gestione documentale integrata rappresenta un cardine imprescindibile per migliorare l&#8217;efficienza operativa e la collaborazione interna. L&#8217;integrazione di una piattaforma documentale con i processi aziendali offre un patrimonio informativo centralizzato, fondamentale per ottimizzare la produttivit\u00e0 e la fluidit\u00e0 operativa.<\/p><p>Una piattaforma per la gestione elettronica dei documenti completamente integrata con i software che governano i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-modelli-top-consult-di-completa-dematerializzazione-e-digitalizzazione-dei-processi\">processi aziendali<\/a> permette di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-step-creazione-conservazione\"><strong>creare, recepire, organizzare e archiviare in modo efficace tutti i documenti<\/strong><\/a> appartenenti alle diverse aree aziendali. Ci\u00f2 si traduce nella preziosa opportunit\u00e0 di avere un <strong>patrimonio di informazioni centralizzato<\/strong> a cui si pu\u00f2 facilmente avere accesso.<\/p><p>Un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-servizi-in-cloud-di-top-consult-un-connettore-dedicato-per-ogni-erp\">gestionale integrato<\/a> a 360\u00b0 semplificher\u00e0 la collaborazione, incrementer\u00e0 l\u2019efficienza e permetter\u00e0 processi decisionali mettendo insieme dati e documenti. In pratica, grazie ad un gestionale documentale integrato si determiner\u00e0 una <strong>crescita complessiva della produttivit\u00e0<\/strong>.<\/p><hr \/><h2>Digitalizzare la gestione documentale per aumentare l\u2019efficienza<\/h2><ul><\/ul><p>Con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">gestione documentale elettronica<\/a> si intende tutto il processo, che va dalla creazione\/acquisizione di contenuti alla loro archiviazione e condivisione svolto solo il digitale. Ci\u00f2 significa <strong>creare un archivio digitale efficiente e strutturato<\/strong> che garantisca <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-vantaggi-della-gestione-documentale-collaborativa\">protezione dei dati e massima condivisione delle informazioni<\/a> all&#8217;interno delle aziende e, potenzialmente, lungo tutta la filiera. Viene, pi\u00f9 nello specifico, garantita una visione unificata del ciclo di vita dei documenti.\u00a0Questo favorisce:<\/p><ul><li>monitoraggio e ottimizzazione dei processi aziendali<\/li><li>maggiore produttivit\u00e0 e collaborazione<\/li><li>riduzione e dei costi<\/li><li>incremento della sicurezza dei dati<\/li><\/ul><p>Non solo. Integrando il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-adottare-un-software-per-la-gestione-documentale-con-top-consult\">software documentale<\/a> con gli altri applicativi aziendali che compongono l&#8217;ambiente IT si aprono interessanti e innovativi scenari sul fronte dei servizi digitali.<\/p><hr \/><h3>I vantaggi di un sistema di gestione integrato dei documenti<\/h3><p>Uno dei principali benefici che derivano dall\u2019uso di un sistema di g<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-conviene-integrare-un-erp-con-una-gestione-documentale\">estione documentale integrato<\/a> deriva dalla sua adozione. Quando si implementa una gestione documentale digitalizzata vanno stabiliti <strong>criteri di indicizzazione e classificazioni<\/strong>. Serve definire una strategia chiara, best practice e le policy di accesso e intervento sui documenti (per esempio selezionando le opzioni che consentono solo lettura o modifiche parziali eccetera). L\u2019azienda deve, dunque, <strong>rivedere i propri processi e ha l\u2019opportunit\u00e0 di renderli pi\u00f9 efficienti<\/strong>.<br \/>Una piattaforma documentale integrata consente controllo e aggiornamento costante dei processi di gestione dei file in modo che sia possibile adeguarli alle esigenze del business. L&#8217;integrazione del documentale con il tool per la conservazione a norma \u00e8 indispensabile per le organizzazioni che, oltre a non dover pi\u00f9 avere archivi fisici, hanno la possibilit\u00e0 di optare per l\u2019archiviazione a lungo termine dei documenti meno utilizzati e pi\u00f9 vecchi.<\/p><p>Parallelamente, saranno velocemente consultabili i dati quotidianamente utili per i vari addetti ai processi. e l\u2019accesso alle informazioni risulter\u00e0 trasparente e, ove necessario, tracciato in tutti i suoi aspetti.<\/p><p>Integrando la gestione documentale si facilita quindi la collaborazione interna. La gestione elettronica documentale promuove la possibilit\u00e0 di <strong>accedere e condividere i file a pi\u00f9 persone contemporaneamente<\/strong>. Le diverse funzioni di controllo delle modifiche (per esempio, di chi e quando le ha apportate) consentono di avere sempre sott\u2019occhio le versioni di file pi\u00f9 recenti, senza rischiare di lavorare su dati vecchi.<\/p><p>I <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere\">software documentali<\/a> pi\u00f9 evoluti consentono anche di <strong>coinvolgere in tempo reale<\/strong> gli addetti sollecitandoli con instant messaging, predisponendo bacheche che contengono le informazioni inerenti a determinati flussi di lavoro eccetera. Questa opportunit\u00e0 pu\u00f2 essere messa a disposizione anche di partner e fornitori, attivando naturalmente tutte le procedure necessarie a garantire la sicurezza dei dati.<br \/><a href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/Come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali.gif\" alt=\"Come la Gestione Documentale migliora i processi aziendali\" width=\"761\" height=\"200\" class=\"wp-image-15717 size-full aligncenter\" \/><\/a><\/p><hr \/><h3>Compliance e protezione dei dati, presupposti fondamentali<\/h3><p>Quando si implementano piattaforme integrate per la gestione dei documenti si possono sfruttare funzionalit\u00e0 avanzate che assicurano <strong>la compliance alle normative sulla data privacy nazionali ed europee<\/strong>.<\/p><p>Inoltre, se si apre la possibilit\u00e0 di accesso alle informazioni anche all\u2019esterno del perimetro aziendale, mediante un sistema documentale integrato si istituiscono policy di controllo degli accessi e permessi alla sola lettura o alla modifica a seconda dei singoli utenti e cos\u00ec via, per tenere traccia di tutto quel che avviene sui file.<\/p><p>A livello tecnico, l\u2019uso di tool di crittografia mette al riparo i dati e preclude accessi non autorizzati.<\/p><hr \/><h3>Efficienza e produttivit\u00e0, i frutti dell&#8217;integrazione tra documentale ERP, CRM ed EIM<\/h3><p>Integrare un sistema di gestione documentale, ERP, CRM ed EIM fa s\u00ec che le informazioni si correlino e si aggiornino in automatico. Con una piattaforma documentale <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/obbligo-di-invio-di-ordine-elettronico-tramite-il-nso-quali-i-documenti-coinvolti\">ordini<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/firmare-contratti-digitalmente-metodi-e-strumenti-diffusi\">contratti<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/gestione-protocollo-e-corrispondenza\">mail e comunicazioni varie<\/a> che possono essere messi a fattor comune in modo da essere <strong>accessibili senza passare da un applicativo a un altro<\/strong>. Inoltre, sono potenzialmente annullati tutti gli errori che possono generarsi nello scambio di dati in modalit\u00e0 tradizionali.<\/p><p>L\u2019integrazione di documentale e applicativi, oltre a consentire un processo decisionale basato su informazioni sempre aggiornate, \u00e8 un passaggio basilare in ottica di automazione, efficientamento dei processi e creazione di nuovi servizi digitali. Avendo, per esempio, la possibilit\u00e0 di verificare tutto lo storico dei clienti sar\u00e0 possibile fornire loro risposte rapide e personalizzate, fare pi\u00f9 agevolmente attivit\u00e0 di up\/cross selling.<\/p><p>L&#8217;<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/automazione-e-quadratura-del-cassetto-fiscale-in-cosa-consiste\">automazione dei processi aziendali<\/a>, resa possibile dall&#8217;integrazione tra software, porta a una maggiore efficienza operativa, riducendo i tempi di lavorazione e consentendo un utilizzo ottimale delle risorse.<\/p><p>In conclusione, l&#8217;integrazione del documentale nell\u2019ecosistema applicativo rappresenta una leva potente per monitorare ed eventualmente migliorare l&#8217;efficienza e la produttivit\u00e0 aziendale. In particolare, con<strong> l\u2019integrazione del <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-sistema-documentale-topmedia-per-il-gestionale-sap-i-vantaggi-dellintegrazione\">gestionale documentale<\/a> anche con gli strumenti di gestione delle informazioni aziendali (EIM &#8211; Enterprise information management)<\/strong> \u00e8 possibile avere una visione completa dei dati aziendali, strutturati e non.<\/p><p>In definitiva, l&#8217;integrazione dei sistemi di gestione documentale nell&#8217;ecosistema aziendale costituisce non solo un catalizzatore per l&#8217;efficienza e la sicurezza dei dati, ma rappresenta anche la chiave per una visione olistica delle informazioni. Questa sinergia tra dati strutturati e processi aziendali, permette di anticipare cambiamenti, creare nuovi servizi digitali e favorire una crescita continua nell&#8217;ambito delle attivit\u00e0 aziendali.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-220edcfe box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"220edcfe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4624e0db e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"4624e0db\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9f0fd2f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9f0fd2f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c198456 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"c198456\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<b>Come offrire una migliore experience ai clienti nella digitalizzazione dei processi<\/b><\/span><span>&#8221; per scoprire quali sono i <\/span>passaggi che servono per integrare il pagamento elettronico all\u2019interno dei flussi documentali rivolti agli acquisti.<span><\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e324dd5 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"e324dd5\" 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