{"id":20285,"date":"2024-04-17T11:29:31","date_gmt":"2024-04-17T09:29:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=20285"},"modified":"2024-04-17T11:18:50","modified_gmt":"2024-04-17T09:18:50","slug":"gestione-documentale-e-conservazione-a-norma-integrata-con-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-conservazione-a-norma-integrata-con-sap","title":{"rendered":"Gestione documentale e conservazione a norma integrata con SAP"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"20285\" class=\"elementor elementor-20285\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>La sinergia tra un sistema di gestione documentale e il potente ERP come SAP rappresenta un pilastro fondamentale per l&#8217;efficienza aziendale. L&#8217;integrazione di queste piattaforme offre benefici significativi, trasformando il flusso di lavoro e la gestione dei documenti in un&#8217;esperienza senza soluzione di continuit\u00e0.<\/p><p>Un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">sistema di gestione documentale<\/a> che includa la possibilit\u00e0 di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/conservazione-digitale\">conservazione<\/a> a norma permette di realizzare un <strong>repository trasversale<\/strong> di tutti i documenti dell\u2019intera azienda. Ci\u00f2 significa che qualsiasi file pu\u00f2 essere dato in carico al <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\"><strong>document management system<\/strong><\/a> per essere omogeneizzato (cio\u00e8 reso strutturato e condivisibile qualsiasi fosse la sua origine), archiviato e messo a disposizione di tutti gli addetti e collaboratori.<\/p><p>Integrare la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-gestionali-microsoft-dynamics-integrati-con-una-piattaforma-documentale\">piattaforma di gestione documentale<\/a> con il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/larchiviazione-dei-documenti-non-strutturati-in-sap-perche-serve-una-soluzione-integrata\">gestionale SAP<\/a> \u00e8 un\u2019opportunit\u00e0 che determina molteplici benefici in azienda. <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-documenti-i-vantaggi-di-un-sistema-integrato\">Vantaggi<\/a> che possono sintetizzarsi in 3 fattori principali:<\/p><ul><li><strong>snellimento dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-digitalizzazione-dei-processi-aziendali-con-top-consult-intervista-a-matteo-zaffagnini\">processi<\/a><\/strong> grazie alla possibilit\u00e0 di correlare pi\u00f9 dati \/documenti provenienti da uffici diversi<\/li><li><strong>controllo e tracciabilit\u00e0 dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-pagamento-elettronico-integrato-nei-flussi-documentali\">flussi documentali<\/a><\/strong><\/li><li><strong>garanzia di poter lavorare anche da remoto<\/strong> in piena sicurezza.<\/li><\/ul><p>In pratica, il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-automatizzare-i-processi-aziendali-con-un-sistema-di-gestione-documentale\">sistema documentale<\/a> funge da potenziatore delle capacit\u00e0 di un gestionale come SAP, grazie anche agli automatismi dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow documentali<\/a> che svolgono un ruolo fondamentale nelle integrazioni con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/sap-bo-integrato-con-un-connettore-dedicato\">SAP<\/a>, facilitando le operazioni di controllo e revisione.<\/p><hr \/><h2>Perch\u00e9 integrare il sistema di gestione documentale con SAP<\/h2><ul><\/ul><p>Integrare il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-mirato-guarda-al-futuro-con-top-consult-dal-2005\">document management system<\/a> con l\u2019ERP SAP vuol dire rendere completamente permeabile l\u2019ambiente IT che si viene a creare. Le informazioni presenti sui documenti sono reperibili da entrambi gli applicativi in totale trasparenza, sfruttando<strong> interfacce gi\u00e0 conosciute<\/strong>.<\/p><p>Questa integrazione offre numerosi vantaggi in termini di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/3-motivi-per-cui-le-aziende-stanno-adottando-soluzioni-per-la-digitalizzazione-dei-processi-amministrativi\">efficienza dei processi<\/a>, specialmente per quanto riguarda l&#8217;accelerazione delle procedure di approvazione basate sui documenti. I reparti amministrazione, produzione, logistica non trovano ostacoli nell\u2019interscambio di informazioni, eliminando la necessit\u00e0 di telefonate o email. Al contrario, possono accedere direttamente ai dati presenti sui documenti e organizzato in base alle priorit\u00e0 e alle gerarchie definite per soddisfare le specifiche esigenze.<\/p><hr \/><h3>I vantaggi di centralizzare documenti e dati aziendali<\/h3><p>Con la centralizzazione dei documenti realizzata grazie a un sistema documentale integrato con il gestionale, sia i lavoratori sia il management potranno facilmente avere accesso a tutto il patrimonio di conoscenza aziendale in un <strong>archivio virtuale accessibile sempre e ovunque<\/strong>.<\/p><p>In particolare, grazie a un sistema integrato, che cattura informazioni anche dal gestionale (e a sua volta lo alimenta con nuovi dati) coloro che svolgono e monitorano i processi aziendali:<\/p><ul><li>resteranno sempre <strong>aggiornati sullo stato dei lavori<\/strong> e sulla presa visione, o meno, delle comunicazioni;<\/li><li>non dovranno occuparsi di procedere a scambi manuali di informazioni, ma verranno <strong>guidati nella trasmissione dei dati necessari<\/strong> per procedere nel workflow;<\/li><li>saranno in ogni momento certi di avere <strong>sottomano la versione pi\u00f9 aggiornata<\/strong> dei documenti;<\/li><li>potranno contare su un sistema che <strong>coinvolge chi di dovere<\/strong> per apportare modifiche ai documenti e inserirvi informazioni aggiuntive.<\/li><\/ul><p><a href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/e-guide-connect4sap\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Banner_e-guide_SAP.gif\" alt=\"\" width=\"721\" height=\"200\" class=\"aligncenter wp-image-400 size-full\" \/><\/a><\/p><hr \/><h3>Gestione documentale con SAP: come vengono migliorati i processi aziendali<\/h3><p>Le aziende si trovano quotidianamente di fronte a una grande quantit\u00e0 di dati, e l&#8217;utilizzo di un applicativo come <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fatture-elettroniche-ddt-ordini-e-automazione-come-potenziare-gli-ambienti-sap\">SAP<\/a> continua a generarne ulteriori. Mettere insieme e correlare questi dati per <strong>ottenere valore<\/strong> \u00e8 diventata una sfida sempre pi\u00f9 rilevante. In questo contesto, un sistema di gestione documentale assume un ruolo cruciale: <strong>standardizza anche i documenti non strutturati<\/strong>, cio\u00e8 quelli disponibili in diversi formati, al fine di renderli utili per consultazioni e analisi.<\/p><p>Nello specifico, i metadati assegnati a ciascun documento dal gestionale permette un veloce recupero, cos\u00ec come il suo inserimento in veri e propri <strong>fascicoli digitali<\/strong>. Si tratta, infatti, di informazioni precise che identificano inequivocabilmente un file e rendono evidenti le sue relazioni con altri documenti.<\/p><p>Connettori ad hoc consentono a un documentale di dialogare costantemente con il repository SAP per prelevare, recuperare, modificare, aggiornare i documenti e conservarli in modo sicuro (tenendo traccia di chi li ha modificati, quando, come). Proprio la tracciabilit\u00e0 delle informazioni \u00e8 una delle prerogative pi\u00f9 apprezzate di un ecosistema applicativo integrato.<\/p><hr \/><h3>Compliance normativa: come garantirla nella conservazione a norma integrata con SAP<\/h3><p>In tutti i comparti, ma soprattutto in settori molto regolamentati come il finance o l\u2019healthcare, vi sono molteplici legislazioni a cui conformarsi dal punto di vista della <strong>privacy di dati sensibili<\/strong>. Integrando un documentale e SAP \u00e8 possibile <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-documenti-i-vantaggi-di-un-sistema-integrato\">conservare digitalmente<\/a> tutti i file facendo attenzione a rispettare le normative.<\/p><p>Per esempio, qualsiasi dato potr\u00e0 essere protetto grazie all\u2019impostazione di livelli di accesso differenziati, cos\u00ec come mediante funzioni di autorizzazioni di visione e modifica regolati a seconda del dipartimento di appartenenza o singolo utente.<\/p><p>Un\u2019analisi approfondita di questi dati permette di <strong>monitorare i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-modelli-top-consult-di-completa-dematerializzazione-e-digitalizzazione-dei-processi\">processi<\/a><\/strong>. In particolare, funzionalit\u00e0 di business intelligence applicate alle informazioni consentono di estrapolarvi report e analisi per la valutazione delle prestazioni, per evidenziare eventuali colli di bottiglia o rallentamenti e quindi <strong>adottare strategie di miglioramento dell\u2019efficienza<\/strong> di ogni task e di tutto il processo nel suo insieme.<\/p><p>Grazie a integrazione e valorizzazione delle informazioni \u00e8 possibile abilitare <strong><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-gestione-di-workflow-documentale-la-soluzione-di-top-consult\">workflow<\/a> intelligenti<\/strong>. \u00c8 il caso della <strong><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documenti-ubl-xml-la-soluzione-top-consult-per-il-nso\">digitalizzazione<\/a> dell\u2019intero ciclo dell\u2019ordine<\/strong> (dalla sua acquisizione all\u2019emissione della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-funziona-la-fattura-elettronica-b2b-in-pratica-creazione-invio-e-conservazione\">fattura elettronica<\/a> per procedere al <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/pagamento-elettronico-polizze-assicurative-software-documentale\">pagamento<\/a>) e di tutti i documenti inerenti alla logistica, includendovi i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/digital-delivery-ddt-digitale\">DDT \u2013 Documenti di Trasporto<\/a>.<\/p><p>In queste situazioni, come in tante altre dove l\u2019integrazione pu\u00f2 essere protagonista, si favorisce un approccio al lavoro pi\u00f9 consapevole e organizzato, oltre che pi\u00f9 innovativo dal punto di vista delle modalit\u00e0 e anche delle nuove opportunit\u00e0, primo fra tutti lo smart working.<\/p><p>In conclusione, l&#8217;integrazione tra la gestione documentale e SAP non solo ottimizza i processi aziendali, ma crea un ecosistema informativo dinamico e conforme alle normative. Questo connubio tecnologico non solo migliora l&#8217;efficienza, ma inaugura nuovi orizzonti, supportando un ambiente di lavoro agile e innovativo, indispensabile nell&#8217;attuale panorama del business.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-585068e box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"585068e\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-459adcd e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"459adcd\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-0bc5062 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"0bc5062\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-914563b elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"914563b\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<strong>La guida per ottimizzare i processi di pagamento attraverso un software documentale<\/strong><\/span><span>&#8221; per scoprire come semplificare il flusso di lavoro integrando\u00a0<\/span><span>un modulo per la gestione dei processi di pagamento digitale nel sistema documentale riducendo errori e tempi di svolgimento delle attivit\u00e0 interne, e migliorando la visibilit\u00e0 sulle operazioni e\u00a0sull\u2019andamento del business.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-50671b9 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"50671b9\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" id=\"hs-cta-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, '977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Disporre di una gestione documentale efficiente integrata con SAP facilita la circolazione delle informazioni. Vediamo in che modo.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":20286,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":0,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[58,87,43],"class_list":["post-20285","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-conservazione-digitale","tag-digitalizzazione","tag-gestione-documentale"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.1.1 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Gestione documentale e conservazione a norma integrata con 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