{"id":20381,"date":"2023-12-01T16:50:07","date_gmt":"2023-12-01T15:50:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=20381"},"modified":"2024-02-16T14:50:19","modified_gmt":"2024-02-16T13:50:19","slug":"perche-conviene-integrare-un-erp-con-una-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-conviene-integrare-un-erp-con-una-gestione-documentale","title":{"rendered":"Perch\u00e9 conviene integrare un ERP con una gestione documentale"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"20381\" class=\"elementor elementor-20381\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>L&#8217;evoluzione delle pratiche aziendali richiede un&#8217;analisi approfondita dei benefici che derivano dall&#8217;integrazione di sistemi fondamentali come l&#8217;ERP e la gestione documentale. In questo contesto dinamico e competitivo, emerge la necessit\u00e0 di comprendere le nuove prospettive che tale convergenza offre alle organizzazioni.<\/p><p><strong>I software ERP<\/strong> &#8211; <em>Enterprise Resource Planning<\/em> &#8211; nascono come applicazioni estese, integrate per loro natura, ovvero inserite nei flussi organizzativi dell&#8217;azienda. D&#8217;altro canto, una <strong><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-scegliere-migliore-soluzione-gestione-documentale\">piattaforma documentale<\/a> ha il compito di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-digitale-dei-ddt-la-soluzione-top-consult-per-digitalizzare-il-documento-di-trasporto\">digitalizzare<\/a> e poi gestire tutti i documenti aziendali<\/strong> prodotti internamente o ricevuti: si occupa della loro condivisione e<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/conservazione-digitale\"> conservazione<\/a> e, in generale, dell\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-pagamento-elettronico-integrato-nei-flussi-documentali\">ottimizzazione dei flussi documentali<\/a>.<\/p><p>Integrando i due applicativi, tutte le informazioni possono essere messe a fattor comune, inserite in documenti che vanno a formare pratiche che <strong>raccontano, governano e alimentano i processi delle aziende<\/strong>.<\/p><p>Il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-sistema-documentale-topmedia-per-il-gestionale-sap-i-vantaggi-dellintegrazione\">sistema documentale<\/a> diventa cos\u00ec <strong>un hub di dati<\/strong>, organizza i documenti e riduce la possibilit\u00e0 di ridondanze ed errori generati da attivit\u00e0 manuali. Tutto questo patrimonio, a sua volta, rappresenta il materiale con cui l\u2019ERP lavora quotidianamente e ragiona per semplificare le attivit\u00e0 e guidare i decisori a scelte di ottimizzazione della produttivit\u00e0, che siano di maggior efficacia sul mercato e promuovano una migliore relazione con il cliente finale.<\/p><hr \/><h3>7 motivi per cui le aziende dovrebbero integrare l\u2019ERP con il sistema di gestione documentale<\/h3><ul><\/ul><p>L\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-la-sfida-dellintegrazione-con-il-gestionale-per-automatizzare-i-processi\">integrazione tra ERP e Document system management<\/a> \u00e8 una scelta strategica tesa a creare <strong>un unico repository per documenti<\/strong> in continua evoluzione, che sta al passo con l\u2019attivit\u00e0 dell\u2019azienda. Analizziamo nel dettaglio quali sono i principali motivi per cui tale scelta risulta concretamente funzionale a un miglioramento dei risultati di business.<\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">1. Centralizzazione dei dati aziendali<\/h4><p>I <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-digitalizzazione-dei-documenti-aziendali-dove-non-ti-aspetti\">documenti aziendali<\/a> sono di molteplice natura, tendenzialmente di carattere destrutturato perch\u00e9 provengono da varie fonti (ovvero non hanno formati tali da poter essere identificati univocamente). Omogeneizzare tutte le informazioni, indicizzandole e archiviandole con metadati, che ne facilitino il recupero in base a specifiche esigenze, si traduce nella possibilit\u00e0 di avere <strong>un database personalizzato completo e sempre aggiornato<\/strong>. La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-migliora-la-piattaforma-documentale-di-top-consult-con-il-cloud-di-aruba\">piattaforma documentale<\/a> \u00e8 capace di creare, cio\u00e8, un bagaglio di dati cui l\u2019ERP pu\u00f2 fare riferimento e che da quest\u2019ultimo viene arricchito senza correre rischi di sovrapposizioni, di mantenere versioni superate dei documenti o di perdita delle informazioni.<\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">2. Collaboration<\/h4><p>Tra i pi\u00f9 grandi benefici riconducibili a un sistema integrato ERP \/ documentale vi \u00e8 l\u2019<strong>abbattimento di silos di dati\/documenti<\/strong>\u00a0tradizionalmente sempre appartenuti ai vari dipartimenti. \u00c8 il sistema stesso a provvedere all\u2019abbinamento dei documenti tra loro e alle pratiche in base ai vari processi.<\/p><p>Scegliendo di integrare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-le-soluzioni-di-gestione-documentale-in-cloud\">soluzioni in cloud<\/a> <strong>si annullano completamente le distanze geografiche<\/strong> e sono favoriti:<\/p><ul><li>collaborazione virtuale,<\/li><li>accesso alle informazioni in qualsiasi momento della giornata (con qualsiasi dispositivo) senza necessit\u00e0 di richieste,<\/li><li>tempi di attesa brevi<\/li><\/ul><p><a title=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-dei-documenti-digitali-e-workflow-management\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri come diventare un'azienda digitale - case study Servotecnica\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/banner-cp-workflow.gif\" alt=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">3. Tempestivo coinvolgimento<\/h4><p>Mediante un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/limportanza-dell-integrazione-tra-sistemi-aziendali\">sistema integrato<\/a> la consultazione delle informazioni \u00e8 rapida e intuitiva. Non solo. \u00c8 anche possibile <strong>agevolare l\u2019interscambio di dati automatizzando l\u2019invio di notifiche<\/strong> quando servono azioni su determinati documenti.<\/p><p>Nel caso di un team di lavoro, il sistema pu\u00f2 essere impostato affinch\u00e9 comunichi mediante notifiche l\u2019arrivo di nuove informazioni importanti che altrimenti rischierebbero di restare confuse con le altre, in modo da non ritardare l\u2019iter produttivo.<\/p><p>A tal proposito, per esempio, un\u2019azienda di servizi tenuta a intervenire nel minor tempo possibile per la manutenzione di un impianto beneficer\u00e0 della possibilit\u00e0 di reperire in tempo reale tutte le specifiche tecniche e, parallelamente, di coinvolgere le persone pi\u00f9 opportune per fornire consigli, suggerimenti operativi.<\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">4. Opportunit\u00e0 di monitoraggio dei processi<\/h4><p>In un sistema integrato incongruenze tra i dati vengono immediatamente evidenziati e sollecitate le correzioni. \u00c8, inoltre, possibile <strong>predisporre di procedure che facilitino l\u2019intervento<\/strong> per la risoluzione di problemi.<\/p><p>Qualsiasi modifica e aggiornamento dei documenti viene descritta (chi ne \u00e8 stato l\u2019autore, quando \u00e8 stata eseguita, da quale postazione) quindi si pu\u00f2 immediatamente risalire, ad esempio, a ritardi di approvazione o slittamento delle date di scadenza e cos\u00ec via.<\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">5. Compliance alle normative<\/h4><p>L\u2019integrazione di ERP e documentale offre benefici anche dal punto di vista della conformit\u00e0 alle normative. Essa, infatti, <strong>facilita la produzione di documentazione specifica e consente una rapida risposta in caso di audit e verifiche<\/strong>, in quanto sono drasticamente ridotti i tempi di gestione delle pratiche.<\/p><p>Tecnologie integrate consentono di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-soluzione-top-consult-per-la-conservazione-dei-documenti-a-norma-di-legge\">conservare<\/a> una cronologia completa aggiornata di tutte le variazioni effettuate nel tempo. E questo \u00e8 particolarmente utile, per esempio, quando ci si deve conformare a standard di settore come ISO.<\/p><p>Sono poi semplificate le attivit\u00e0 di revisione grazie al fatto di poter sempre contare su documenti identificati e archiviati correttamente.<\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">6. Maggiore sicurezza<\/h4><p>Funzioni tecniche per la protezione dei dati coniugate alla possibilit\u00e0 di <strong>tracciabilit\u00e0 e monitoraggio degli accessi<\/strong>, rese disponibili dalle applicazioni digitali integrate, garantiscono un significativo beneficio anche sul fronte della sicurezza.<\/p><p>Ciascun collaboratore (a qualsivoglia business unit appartenga, dalla produzione al finance) pu\u00f2 infatti produrre, condividere documenti e mandarli in conservazione, avendo la certezza che siano protetti e che ne avranno accesso solo le persone autorizzate.<\/p><h4 style=\"padding-left: 40px;\">7. Impostazione di nuovi modelli di business<\/h4><p>Qualsiasi <strong>attivit\u00e0 in azienda parte da un documento<\/strong>. <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-dei-documenti-aziendali-da-cosa-cominciare\">Digitalizzare tutti i documenti cartacei<\/a> che riportano determinati dati e integrarli con l\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-conviene-integrare-un-erp-con-una-gestione-documentale\">ERP<\/a> in modo che questo catturi le informazioni in automatico favorisce nuovi modelli operativi. Possono essere connessi tra loro <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/bollette-doganali-xml\">bolle<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/nso-cose-lo-standard-xml-ubl-e-quali-sono-i-vantaggi\">ordini<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fatture-elettroniche-ddt-ordini-e-automazione-come-potenziare-gli-ambienti-sap\">fatture<\/a>, ma anche <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/gestione-protocollo-e-corrispondenza\">corrispondenza<\/a>, e schede prodotto.<\/p><p>In conclusione, l&#8217;integrazione sinergica tra un ERP efficiente e un sistema di gestione documentale non \u00e8 semplicemente un connubio tecnologico, ma piuttosto un&#8217;opportunit\u00e0 strategica. Questo connubio offre solide basi per ottimizzare le operazioni aziendali, migliorare l&#8217;efficienza operativa e costruire una struttura flessibile in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato, promuovendo cos\u00ec un futuro di successo e di crescita sostenibile.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-220edcfe box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"220edcfe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4624e0db e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"4624e0db\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9f0fd2f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9f0fd2f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" 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