{"id":20409,"date":"2024-08-05T15:40:09","date_gmt":"2024-08-05T13:40:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=20409"},"modified":"2024-09-27T15:20:53","modified_gmt":"2024-09-27T13:20:53","slug":"conservazione-digitale-dei-documenti-i-vantaggi-di-un-sistema-integrato","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-documenti-i-vantaggi-di-un-sistema-integrato","title":{"rendered":"La conservazione digitale dei documenti: i vantaggi di un sistema integrato"},"content":{"rendered":"<p class=\"meta last-updated\">Ultimo aggiornamento: 27\/09\/2024<\/p>\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"20409\" class=\"elementor elementor-20409\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<blockquote><p><em>AGGIORNAMENTO NORMATIVO<\/em><\/p><p>Il decreto legislativo emanato lo scorso 6 agosto (<strong>Decreto legislativo del 05\/08\/2024 n. 108<\/strong>) ha ulteriormente ritoccato i termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali, di conseguenza si modificano anche i termini per il completamento della conservazione digitale.<\/p><p>Secondo quanto stabilito dal decreto, i termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali sono stati spostati:<\/p><ul><li><strong>Al 30 ottobre<\/strong> (al posto del 30 settembre) per i soggetti con esercizio coincidente con l\u2019anno solare<\/li><\/ul><p>E pi\u00f9 in generale<\/p><ul><li><strong>10 mesi dopo la chiusura dell\u2019esercizio<\/strong> (anzich\u00e9 i precedenti 9 mesi).<\/li><\/ul><p>La proroga ha un impatto diretto sulla conservazione digitale dei documenti fiscali. Nella pratica: per le aziende con esercizio fiscale coincidente con l\u2019anno solare, la nuova scadenza per la conservazione digitale sar\u00e0 il <strong>31 gennaio 2025<\/strong>. Ci\u00f2 significa che i documenti fiscali relativi all\u2019anno 2023 dovranno essere conservati entro tale data, offrendo per quest\u2019anno un margine di tempo pi\u00f9 ampio.<\/p><\/blockquote><p>Nel contesto dell&#8217;evoluzione digitale delle aziende, la conservazione accurata e integrata dei documenti rappresenta un pilastro fondamentale per la gestione efficiente e conforme alle normative. Esploriamo i vantaggi e l&#8217;importanza di un sistema integrato di conservazione digitale nell&#8217;articolo che segue.<\/p><p>Nelle organizzazioni private e pubbliche alcuni documenti, come le fatture elettroniche, nascono obbligatoriamente digitali e come tali devono essere <strong>conservati a norma<\/strong>. La tecnologia (nel pieno rispetto della legislazione) consente di fare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-ieri-e-oggi-il-fattore-comune-e-la-fruibilita-dei-documenti-in-futuro\"><strong>conservazione digitale a norma e sostitutiva<\/strong><\/a> per far s\u00ec che tutti i documenti concorrano alla creazione di un <strong>unico archivio digitale<\/strong> favorendo una gestione centralizzata del patrimonio di dati. Non solo.<\/p><p>Il vantaggio di un repository di questo tipo \u00e8 quello di poter ospitare pratiche digitali complete, cio\u00e8 di <strong>raggruppare logicamente file inerenti ai <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow<\/a><\/strong> affinch\u00e9 si abbiano facilmente a disposizione tutte le informazioni sia per verifiche sull\u2019avanzamento lavori, sia per audit e cos\u00ec via.<\/p><p>Quanto pi\u00f9 il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">sistema di gestione documentale<\/a> \u00e8 integrato con gli altri software che compongono l\u2019ambiente IT, tanto pi\u00f9 sar\u00e0 possibile <strong>promuovere interscambio di dati automatico anche tra i vari applicativi<\/strong> che governano le attivit\u00e0. Le aziende saranno in grado di elaborare servizi nuovi su tali dati, mettendo in pratica quell\u2019approccio data driven che orienta a un\u2019elevata capacit\u00e0 di risposta e adattamento al mercato.<\/p><hr \/><h2>I benefici di un sistema di gestione documentale integrato con la conservazione digitale<\/h2><ul><\/ul><p>Guardando nello specifico ai<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-smart-dei-documenti-i-vantaggi-del-documentale\"> vantaggi generati dall\u2019utilizzo di un sistema per la gestione documentale<\/a> che integri la possibilit\u00e0 di fare conservazione a norma e conservazione sostitutiva (ovvero che consenta di essere compliant alle normative di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-contratti-informatici-in-cosa-consiste\">conservazione digitale dei documenti<\/a>) \u00e8 possibile sottolineare i seguenti effetti migliorativi che si possono ottenere nelle aziende:<\/p><ul><li>ogni documento digitale conservato digitalmente pu\u00f2 essere inserito in un <strong>fascicolo digitale<\/strong>, ossia abbinato a tutti gli altri che si generano nello svolgimento di un processo. Si pensi, per fare un solo esempio, al ciclo dell\u2019ordine.<\/li><li>una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-gestionali-microsoft-dynamics-integrati-con-una-piattaforma-documentale\">piattaforma documentale<\/a> integrata consente un <strong>accesso facile e rapido al patrimonio informativo<\/strong> da parte degli addetti dei diversi dipartimenti aziendali<\/li><li>un sistema integrato facilita la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/eventi\/la-social-collaboration-cambia-la-gestione-documentale\"><strong>condivisione di documenti<\/strong><\/a> innalzando il livello di coinvolgimento dei team di lavoro che hanno sempre disponibili, praticamente in tempo reale, le informazioni e gli aggiornamenti sui processi.<\/li><li>infine si elimina definitivamente la conservazione della maggior parte dei documenti cartacei.<\/li><\/ul><hr \/><h3>Quali sono i vantaggi di un sistema di conservazione digitale a norma<\/h3><p>Con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/conservazione-digitale\">conservazione digitale a norma<\/a> dei documenti si intende il procedimento che consente di <strong>assicurare autenticit\u00e0, integrit\u00e0 e leggibilit\u00e0, affidabilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei documenti<\/strong>, secondo le normative che quindi rendono equiparabili (anche a fini legali) i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico\">documenti informatici e quelli fisici<\/a>.<\/p><p>Le disposizioni legislative che regolano questo processo sono contenute principalmente nel CAD \u2013 Codice dell\u2019Amministrazione Digitale. In tali normative si stabilisce che ogni organizzazione debba avere un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/chi-e-il-responsabile-della-conservazione-digitale-dei-documenti\">Responsabile della Conservazione<\/a> e che stili il proprio Manuale di Conservazione costantemente aggiornato sui processi e best practice adottati per proteggere i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/cose-la-validita-e-lefficacia-probatoria-dei-documenti-informatici\">documenti digitali<\/a>.<\/p><p>I benefici generati dall\u2019adozione di piattaforme per la conservazione a norma sono, in primo luogo, i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-i-vantaggi-della-conservazione-digitale-dei-documenti-aziendali\">vantaggi tipici della digitalizzazione documentale<\/a> (minimizzazione delle spese per carta e stampa e la formazione di archivi digitali, velocit\u00e0 di recupero dei dati, semplificazione dei processi eccetera) ma, guardando nello specifico all\u2019attivit\u00e0 di conservazione, non ci si limita a questo.<\/p><p>Digitalizzare gli archivi ha molteplici ripercussioni positive sulle organizzazioni, ecco i principali:<\/p><ul><li>Significativa <strong>riduzione dello spazio (e dei costi) associati alla conservazione tradizionale<\/strong> dei contenuti.<\/li><li>Di pari passo, <strong>diminuisce l\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/green-software-documentale-il-nostro-impegno-per-lambiente\">impatto ambientale<\/a><\/strong> delle aziende grazie ai risparmi di stampa e carta il che rappresenta un fattore di competitivit\u00e0 dal punto di vista della sostenibilit\u00e0.<\/li><li><strong>Semplificazione della gestione e del recupero delle informazioni<\/strong>. Grazie all\u2019indicizzazione dei documenti e a funzionalit\u00e0 di ricerca avanzate \u00e8 possibile rendere rapido l\u2019ottenimento di quanto si ha bisogno e quindi risparmiare tempo.<\/li><li>Implementando un processo di conservazione compliance alle normative si tende ad <strong>annullare i rischi di perdita e danneggiamento delle informazioni<\/strong>. Mettendo in piedi un processo di archiviazione conforme si \u00e8 sicuri di <strong>rispettare gli standard<\/strong> richiesti dalla legislazione e, cio\u00e8, di garantirsi integrit\u00e0 dei dati.<\/li><li>Possibilit\u00e0 di rendere <strong>pi\u00f9 semplici gli audit<\/strong> interni ed esterni grazie a un veloce recupero dei dati e alla tracciabilit\u00e0 completa di documenti e pratiche da questi ultimi formate.<\/li><\/ul><p><a href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/Come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali.gif\" alt=\"Come la Gestione Documentale migliora i processi aziendali\" width=\"761\" height=\"200\" class=\"wp-image-15717 size-full aligncenter\" \/><\/a><\/p><hr \/><h2>Esempi concreti nell\u2019adozione di un sistema documentale integrato<\/h2><p>Il principale vantaggio che si ottiene dall\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-la-sfida-dellintegrazione-con-il-gestionale-per-automatizzare-i-processi\"><strong>integrazione del sistema documentale con i vari applicativi<\/strong><\/a> che permettono l\u2019attivit\u00e0 aziendale riguarda la possibilit\u00e0 di classificare e archiviare ciascun documento creato, acquisito (e in un secondo momento modificato, arricchito eccetera) e <strong>correlarlo ad altri a seconda delle diverse esigenze<\/strong>.<\/p><p>A ci\u00f2 si aggiunga che:<\/p><ol><li>Comporre un archivio digitale a regola d\u2019arte \u00e8 il metodo migliore per essere certi di mettere il pi\u00f9 possibile al riparo i dati. Sfruttando un sistema che vanti tecnologie all\u2019avanguardia quali la crittografia e funzioni di controllo degli accessi ai file permette di <strong>proteggere i documenti sia da errori di gestione interni sia da minacce esterne qualsiasi sia la loro natura<\/strong> (anche, per esempio, disegni tecnici o documenti legali) pur favorendone la diffusione sia dentro sia fuori il perimetro aziendale.<\/li><li>Piattaforme evolute per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere\">conservazione digitale<\/a> integrate (tipicamente con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzare-i-processi-aziendali-gli-sviluppi-delle-soluzioni-gestionali-cloud-e-soluzioni-applicative\">ERP e CRM<\/a>) possono offrire funzionalit\u00e0 automatizzate per lo scambio di informazioni anche tra applicazioni in modo da rendere pi\u00f9 semplice e veloce la realizzazione di servizi innovativi. Si pensi, per esempio, alla <strong>possibilit\u00e0 di creare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-dei-contratti-i-passi-da-compiere\">contratti digitali<\/a><\/strong> grazie alle capacit\u00e0 del sistema di attingere a tutti i dati acquisiti, per esempio quelli relativi a cataloghi, offerte e promozioni, disponibilit\u00e0 di magazzino, opzioni di pagamento ma anche ordini da evadere. Ugualmente, si potr\u00e0 <strong>digitalizzare tutto il processo documentale inerente ai <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-digitale-dei-ddt-la-soluzione-top-consult-per-digitalizzare-il-documento-di-trasporto\">Documenti di Trasporto<\/a><\/strong>.<\/li><li>Fornire un servizio clienti all\u2019altezza delle aspettative pi\u00f9 esigenti e quindi <strong>costruire rapporti solidi con i propri interlocutori<\/strong>.<\/li><\/ol><p>In conclusione, l&#8217;implementazione di un sistema di gestione documentale integrato, combinato con una conservazione digitale a norma, non solo ottimizza l&#8217;accesso e la condivisione dei dati all&#8217;interno dell&#8217;azienda ma rappresenta anche un passo significativo verso l&#8217;efficienza operativa, la sostenibilit\u00e0 ambientale e la capacit\u00e0 di offrire servizi innovativi, ponendo le basi per un futuro di successo nell&#8217;era digitale.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-220edcfe box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"220edcfe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4624e0db e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"4624e0db\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9f0fd2f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9f0fd2f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c198456 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