{"id":20453,"date":"2026-01-08T16:31:17","date_gmt":"2026-01-08T15:31:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=20453"},"modified":"2026-01-08T16:30:56","modified_gmt":"2026-01-08T15:30:56","slug":"conservazione-digitale-a-norma-della-pec-obbligo-di-legge","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-a-norma-della-pec-obbligo-di-legge","title":{"rendered":"Conservazione a norma della PEC: un obbligo di legge poco conosciuto"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"20453\" class=\"elementor elementor-20453\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta un\u2019innovazione nel mondo delle comunicazioni aziendali, tuttavia spesso si sottovaluta l\u2019importanza della sua corretta conservazione a norma. Questo obbligo di legge, poco conosciuto, richiede un\u2019attenzione particolare affinch\u00e9 i messaggi scambiati abbiano valore giuridico nel tempo, sottolineando l\u2019importanza di una gestione accurata e integrata. Inoltre, con l\u2019introduzione della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/rem-posta-elettronica-standard-europeo-che-sostituira-la-pec\">Raccomandata Elettronica (REM)<\/a>, le aziende devono essere ancora pi\u00f9 attente alla gestione della corrispondenza digitale, poich\u00e9 la REM offre un\u2019ulteriore alternativa alla PEC per invii formali e legalmente validi.<\/p><p>La <strong>PEC \u2013 Posta elettronica certificata<\/strong> \u2013 \u00e8 un tool molto utile alle aziende in quanto si sostituisce a uno strumento tradizionale come la Raccomandata con ricevuta di ritorno, rappresentando un\u2019alternativa valida in qualsiasi caso di utilizzo.<\/p><p>Tuttavia, non tutte le aziende sono consapevoli che la normativa che regola l\u2019uso della PEC (affinch\u00e9 sia giuridicamente valida) impone la conservazione digitale a norma dei messaggi per un certo periodo di tempo e secondo un processo e misure tecniche specificate dalla legislazione vigente.<\/p><hr \/><h2>Cos&#8217;\u00e8 la PEC e perch\u00e9 \u00e8 importante<\/h2><p>La PEC garantisce la certezza che i messaggi scambiati siano sicuri, tracciabili e autentici. Da un lato riduce (potenzialmente annulla) l\u2019uso della carta sia dal punto di vista della produzione che della ricezione dei messaggi, dall\u2019altro, pone al riparo le aziende dall\u2019uso della posta elettronica ordinaria che notoriamente non \u00e8 caratterizzata da particolari elementi di sicurezza. Pi\u00f9 nello specifico, le tecnologie su cui si basa la PEC (tipicamente la crittografia) assicurano protezione e, perci\u00f2, integrit\u00e0 delle comunicazioni.<\/p><p>\u00c8 interessante, inoltre, notare come la PEC consenta di creare un registro dettagliato dello storico dei messaggi che vengono scambiati (quando sono stati inviati, consegnati al server del destinatario, ricevuti da quest\u2019ultimo). Tutte le notifiche prodotte servono come prove in caso di contestazioni legali.<\/p><hr \/><h2>Conservazione digitale a norma della PEC, come funziona dal punto di vista legislativo<\/h2><p>Partendo dal presupposto che nella normativa italiana \u201cil documento informatico \u00e8 la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti\u201d anche un messaggio di PEC \u00e8 da considerarsi un documento informatico. Da ci\u00f2 consegue che:<\/p><ul><li>Secondo l\u2019articolo 2220 del Codice Civile, scritture contabili e documenti sono da conservare per 10 anni<\/li><li>Nell\u2019articolo 2214 del medesimo Codice si fa direttamente riferimento al fatto di dover conservare ordinatamente tutta la corrispondenza relativa a ciascun affare<\/li><li>Nello specifico, nel Codice Civile si legge che l\u2019azienda deve: \u201cconservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonch\u00e9 le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite\u201d e poi che \u00e8 obbligatoria \u201cla conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonch\u00e9 delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti\u201d.<\/li><\/ul><p>Nell\u2019articolo 43 del CAD \u2013 Codice dell\u2019Amministrazione Digitale \u00e8 stabilito che i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico\">documenti informatici<\/a> (e dunque anche la PEC) sono da conservare secondo le regole tecniche. Nel dettaglio, in base all\u2019articolo 44 del CAD il sistema di conservazione \u00e8 a norma se garantisce autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei documenti.<\/p><p>In merito alla PEC, il legislatore richiede che chi spedisce un messaggio PEC debba conservare la \u201cricevuta di consegna completa\u201d, cio\u00e8 che contenga quanto necessario per garantire la conservazione nel tempo (oltre al testo, la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-ottimizzare-la-gestione-del-workflow-documentale-con-la-firma-elettronica\">firma elettronica<\/a> e il file daticert.xml che include: identificativo del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).<\/p><p><a href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/Come-la-gestione-documentale-migliora-i-processi-aziendali.gif\" alt=\"Come la Gestione Documentale migliora i processi aziendali\" width=\"761\" height=\"200\" class=\"wp-image-15717 size-full aligncenter\" \/><\/a><\/p><hr \/><h2>Conservazione a norma delle PEC: le regole pi\u00f9 importanti<\/h2><p>Le aziende possono cadere nell\u2019errore di limitarsi a delegare al gestore della casella di posta elettronica certificata la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-tutto-cio-che-puoi-conservare-a-norma\">conservazione a norma<\/a>. Il servizio, infatti, offre delle garanzie ma non \u00e8 detto che siano sufficienti.<\/p><p>Nello specifico, uno dei problemi che possono verificarsi deriva dal fatto che i provider del servizio di posta elettronica certificata siano tenuti a conservare i file di log (i dati che confermano le date di spedizione, ricezione eccetera) per soli 30 mesi. Quest\u2019ultimo \u00e8 dunque il periodo massimo a cui le aziende possono risalire per ottenere le prove che la firma elettronica sia stata apposta su una PEC in una data in cui il certificato di firma era valido.<\/p><p>Spesso, inoltre, le caselle di posta elettronica attivate nell\u2019intera organizzazione sono molteplici, aperte in momenti e da addetti diversi, quindi magari presso gestori differenti. Dunque, \u00e8 necessario predisporre un processo che consenta di evitare rischi di scadenza o perdita dei contenuti (rischi che comportano sanzioni), oltre che di disorganizzazione dei messaggi. D\u2019altra parte, \u00e8 anche inutile (e dispendioso) pensare di far mandare in conservazione a norma al provider tutti i messaggi PEC senza valutare l\u2019effettiva necessit\u00e0.<\/p><hr \/><h3>Sistema di conservazione integrata per PEC e documenti aziendali<\/h3><p>Una corretta gestione della PEC, supportata dai migliori strumenti digitali e da una piena integrazione con il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/sistema-di-gestione-documentale-cosa-fa-ai-per-il-lavoro\">sistema documentale aziendale<\/a>, rappresenta una scelta di valore per l\u2019intera organizzazione, in grado di ottimizzare il lavoro nel suo complesso. L\u2019introduzione della Raccomandata Elettronica (REM) aggiunge un ulteriore strato di complessit\u00e0 e opportunit\u00e0, richiedendo alle aziende di integrare anche questo strumento nel loro <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">sistema di gestione documentale<\/a> per mantenere la conformit\u00e0 legale e migliorare l\u2019efficienza.<\/p><p>Ma come implementare, nel concreto, un simile approccio? La soluzione \u00e8 rappresentata dall\u2019impiego di una piattaforma che agevoli la gestione dei messaggi di posta elettronica certificata e sia finalizzata a integrare tutto il patrimonio di conoscenza aziendale.<\/p><p>Un sistema integrato, in grado di gestire sia i messaggi di posta certificata sia quelli di posta ordinaria accanto a tutto il resto dei documenti, aumenta la produttivit\u00e0 di dipendenti e collaboratori (eventualmente anche esterni, basti pensare al commercialista) che possono avere facilmente accesso a ci\u00f2 di cui hanno bisogno.<\/p><p>Da un punto di vista pratico, il sistema eviter\u00e0 un sovraccarico delle caselle. Al contrario, tutti i messaggi saranno immediatamente ricevuti e re-inoltrati alle persone opportune secondo regole preimpostate.<\/p><p>Inoltre, digitalizzare tutto il processo di gestione delle PEC (oltre che dei documenti in generale) \u00e8 presupposto fondamentale per una gestione avanzata dei processi. Si determina, infatti, la creazione di uno spazio sempre e ovunque disponibile mediante applicazioni, dove \u00e8 raccolto tutto quel che riguarda le varie pratiche. Tale spazio \u00e8 sicuro in quanto regolato da privilegi di accesso alla consultazione e\/o allo scaricamento o modifica di tutti i contenuti.<\/p><hr \/><h3>Servizi di conservazione digitale attraverso piattaforme documentali<\/h3><p>Le moderne piattaforme di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/lp-topmedia-six-piattaforma-documentale-enterprise\">gestione documentale<\/a> offrono soluzioni avanzate per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/vantaggi-conservazione-a-norma-pec-con-sistema-documentale\">conservazione digitale a norma delle PEC<\/a>. Questi sistemi non solo automatizzano il processo di archiviazione, ma garantiscono anche il rispetto delle normative vigenti, assicurando che i messaggi PEC siano conservati in modo sicuro e accessibile per tutto il periodo richiesto dalla legge.<\/p><p>In particolare, le piattaforme documentali integrano funzionalit\u00e0 di crittografia avanzata e protezione contro le minacce informatiche, rispondendo agli obblighi di sicurezza imposti dalle recenti normative. Grazie a queste tecnologie, le aziende possono proteggere i propri dati sensibili e assicurare la loro integrit\u00e0 e disponibilit\u00e0 nel tempo.<\/p><p>Inoltre, queste soluzioni permettono una gestione centralizzata delle PEC, facilitando la ricerca e il recupero dei messaggi archiviati. Questo non solo ottimizza il flusso di lavoro, ma riduce anche il rischio di perdita o disorganizzazione dei dati, garantendo al contempo la conformit\u00e0 alle normative in materia di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-dei-documenti-e-contratti-quando-e-obbligatoria\">conservazione digitale<\/a>.<\/p><p>In conclusione, la corretta gestione e conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata non solo garantisce la conformit\u00e0 legale degli scambi comunicativi aziendali, ma diventa un punto cruciale per l\u2019affidabilit\u00e0 e la tracciabilit\u00e0 delle informazioni. L\u2019adozione di piattaforme integrate per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/lp-topmedia-six-piattaforma-documentale-enterprise\">gestione documentale<\/a> non solo ottimizza la produttivit\u00e0, ma rappresenta un passo fondamentale verso un\u2019organizzazione efficiente e sicura, fondendo la gestione della PEC con il patrimonio informativo aziendale in modo trasparente e sicuro.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-cd35ca0 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"cd35ca0\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d7a65d2 elementor-widget elementor-widget-saswp-faq-block\" data-id=\"d7a65d2\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"saswp-faq-block.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<ul>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-fe7b834\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>La conservazione digitale PEC \u00e8 obbligatoria?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">S\u00ec, la conservazione digitale a norma della PEC \u00e8 obbligatoria per garantire che i messaggi mantengano valore legale nel tempo. La normativa italiana richiede che i documenti informatici, compresi i messaggi PEC, siano conservati in modo conforme alle regole tecniche del CAD.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-8b29ede\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Differenza tra archiviazione e conservazione a norma della PEC<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Archiviare significa semplicemente salvare i messaggi PEC in una casella o in un sistema di archiviazione. Conservare a norma, invece, implica seguire un processo regolamentato dalla legge che assicura autenticit\u00e0, integrit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei messaggi nel lungo periodo.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-8e9f2f3\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Chi \u00e8 obbligato a conservare le PEC per legge?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Sono obbligate tutte le aziende, i professionisti e le pubbliche amministrazioni che utilizzano la PEC come strumento di comunicazione ufficiale. In particolare, la legge richiede che le PEC siano conservate per almeno 10 anni come documenti informatici, in conformit\u00e0 al Codice Civile e al CAD.<\/span><\/p><\/ul>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ff8b14e e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"ff8b14e\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a0f43c0 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"a0f43c0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-220edcfe box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"220edcfe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4624e0db e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"4624e0db\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9f0fd2f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9f0fd2f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c198456 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"c198456\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<b>Come offrire una migliore experience ai clienti nella digitalizzazione dei processi<\/b><\/span><span>&#8221; 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