{"id":20468,"date":"2024-05-16T12:38:37","date_gmt":"2024-05-16T10:38:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=20468"},"modified":"2026-01-08T16:28:57","modified_gmt":"2026-01-08T15:28:57","slug":"vantaggi-conservazione-a-norma-pec-con-sistema-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/vantaggi-conservazione-a-norma-pec-con-sistema-documentale","title":{"rendered":"I vantaggi del processo di conservazione a norma della PEC con un sistema documentale"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"20468\" class=\"elementor elementor-20468\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><br \/>L&#8217;implementazione di un efficace sistema di conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata (PEC) all&#8217;interno di un robusto sistema documentale rappresenta un pilastro imprescindibile per le aziende nel contesto digitale contemporaneo. Esploriamo i molteplici benefici che derivano dall&#8217;aderire a tali regolamentazioni, non solo come obbligo legale, ma come fonte di vantaggio strategico per la gestione dei documenti aziendali.<\/p><p>I messaggi di PEC \u2013 Posta elettronica certificata \u2013 devono <strong>essere conservati secondo specifiche regole tecniche per almeno 10 anni<\/strong>: questo \u00e8 quanto stabilito per legge. Una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-la-piattaforma-documentale-topmedia-social-ned\">piattaforma per la gestione documentale<\/a> che integri la possibilit\u00e0 della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/gestione-conservazione-pec\">conservazione a norma della PEC<\/a> ha tra i suoi principali vantaggi quello di permettere alle aziende di impostare un flusso documentale che rispetti questa scadenza. Non solo.<\/p><p>Un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">Document Management System<\/a> evoluto favorisce la creazione di un <strong><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-dotarsi-di-un-software-per-larchiviazione-dei-documenti-digitali\">archivio digitale<\/a> centralizzato<\/strong> (capace di mettere a fattore comune documenti provenienti da fonti diverse, inclusa appunto la posta elettronica) che offre una vista completa delle attivit\u00e0 di business. Quanto pi\u00f9 la piattaforma documentale offre <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-la-sfida-dellintegrazione-con-il-gestionale-per-automatizzare-i-processi\"><strong>funzioni di integrazione e automazione<\/strong><\/a> tanto pi\u00f9 sar\u00e0 possibile predefinire <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/cose-il-workflow-management-e-perche-e-importante-per-la-tua-azienda\">workflow<\/a> che in autonomia completano pratiche interamente digitali.<\/p><hr \/><h2>Conservazione PEC a norma di legge: cosa c&#8217;\u00e8 da sapere<\/h2><ul><\/ul><p>I messaggi di posta elettronica certificata sono dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/cose-la-validita-e-lefficacia-probatoria-dei-documenti-informatici\">documenti informatici<\/a> a tutti gli effetti. Premesso infatti che la normativa italiana definisce documento informatico \u201c<em>la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti<\/em>\u201d, anche le PEC possono esserlo, posto che siano garantiti, autore, autenticit\u00e0, integrit\u00e0, immodificabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei contenuti trasmessi.<\/p><p>Come anticipato, i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-soluzione-top-consult-per-la-conservazione-della-pec\">messaggi di Posta Elettronica Certificata che hanno valore legale, devono essere conservati per 10 anni<\/a> (secondo quanto fissato nell\u2019articolo 2220 del Codice Civile), e hanno rilevanza giuridica solo se sono gestiti secondo uno specifico procedimento definito dalla normativa (articolo 43 e 4 del CAD \u2013 Codice dell\u2019Amministrazione Digitale).<\/p><p>Solo dando tali garanzie, i messaggi di PEC equivalgono pienamente alla tradizionale Raccomandata con ricevuta di ritorno.<\/p><p>Ma cosa conservare dei messaggi PEC? La legge richiede che venga conservata la <strong>ricevuta di consegna completa<\/strong>, che comprende, oltre al messaggio inviato, <strong>la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/servizio-firma-elettronica-documenti-per-tutti-integrabile-via-rest\">firma elettronica<\/a> e il file daticert.xml con tutte le informazioni necessarie<\/strong>: identificato ID del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC e la ricevuta. Solitamente, il provider che fornisce il servizio PEC invia la ricevuta che contiene il messaggio e la notifica di consegna al destinatario. Il fornitore del servizio PEC deve <strong>conservare i log<\/strong> di tutte le operazioni inerenti allo scambio dei messaggi.<\/p><p>L\u2019azienda o ente non pu\u00f2 svolgere queste operazioni manualmente (basti pensare che spesso vi sono pi\u00f9 caselle di posta certificata, gestite da persone e uffici diversi e aperte in momenti differenti). \u00c8 dunque necessario predefinire un <strong>servizio ad hoc e servirsi di strumenti appositamente creati<\/strong> per essere compliant.<\/p><p>Cos\u00ec facendo, di fatto, si pu\u00f2 essere certi di predisporre un processo che osserva quanto fissato dall\u2019art. 2214 del Codice Civile che dice di \u00ab<em>conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonch\u00e9 le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite<\/em>\u00bb.<\/p><p><a title=\"Soluzioni di firma elettronica Top Consult\" href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\"><span style=\"font-weight: 400;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-firma-elettronica_761x200-v1.gif\" alt=\"Soluzioni di Firma Elettronica Top Consult\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><hr \/><h3>Vantaggi della conservazione a norma della PEC per le aziende<\/h3><p>L\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-a-norma-della-pec-obbligo-di-legge\">obbligo di conservazione a norma delle PEC<\/a> non deve essere visto solo come tale perch\u00e9 rappresenta un\u2019importante opportunit\u00e0 per le aziende. Premesso che \u00e8 necessario verificare le varie tipologie di messaggi PEC per stabilire quali possano essere conservati a norma, integrare anche la posta in un unico repository documentale significa <strong>arricchirlo e avere l\u2019occasione di tenere monitorati in tempo reale i rapporti tra collaboratori interni, con i partner\/fornitori e con i clienti<\/strong>.<\/p><p>Sempre pi\u00f9 le comunicazioni tra tutti questi attori (che solitamente sono alla base dei processi) avvengono via mail. Non dimentichiamo che la Pubblica amministrazione per prima deve avere caselle PEC, abilitare i propri sistemi per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/firma-elettronica-dei-documenti-strumenti-e-processi-integrati\">firma elettronica<\/a> ed \u00e8 fortemente invitata a utilizzare i canali digitali per le proprie comunicazioni.<\/p><p>Far s\u00ec che i sistemi aziendali siano in grado di recepire, indirizzare e sollecitare l\u2019attenzione sulle comunicazioni scambiate via PEC significa essere <strong>pi\u00f9 reattivi, veloci nell\u2019esecuzione delle operazioni e pi\u00f9 precisi nell\u2019acquisizione e trasferimento dei dati<\/strong>, in quanto non si corrono pericoli di ritardi nell\u2019apertura dei messaggi, di intasamento delle caselle, di errori di distrazione umana nel trasferimento delle informazioni alle persone eccetera.<\/p><hr \/><h2>Come scegliere il software gestione PEC aziendale perfetto<\/h2><p>La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-soluzione-top-consult-per-la-conservazione-della-pec\">conservazione a norma della PEC<\/a> pone <strong>al riparo dal rischio di inadempienza<\/strong> alle regolamentazioni, ma i vantaggi non si limitano a una pi\u00f9 efficace e sicura gestione dei messaggi.<\/p><p>Se il compito di conservare la PEC \u00e8 affidato a una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-integrazione-a-360\">piattaforma per la gestione documentale integrata<\/a> con altri applicativi che si occupano del business (ERP e CRM), i benefici per imprese ed enti si moltiplicano.<\/p><ul><li><strong>Accrescere le capacit\u00e0 di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/limportanza-dell-integrazione-tra-sistemi-aziendali\">integrazione dell\u2019ecosistema IT<\/a><\/strong> significa costruire un ambiente dove i dati si muovono in maniera fluida e sono in grado di fornire in ogni momento aggiornamenti sullo stato di avanzamento lavori. Grazie a una soluzione di gestione documentale in cloud, tale visione, tra l\u2019altro, pu\u00f2 essere restituita mediante qualsiasi dispositivo.<\/li><li>Con un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-ai-software-di-archiviazione-documenti-e-digitalizzazione-aziendale\">software documentale<\/a> capace di integrare documenti originati da varie fonti, inclusi appunto quelli veicolati dalla PEC, \u00e8 <strong>pi\u00f9 facile tracciare le informazioni<\/strong>, avere evidenza di come si svolgono i processi e di dove <strong>si verificano inefficienze<\/strong>. Si possono calcolare pi\u00f9 facilmente e con precisione le performance e realizzare interventi di riallocazione risorse, innovazioni, nuovi servizi per <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-processi-sicurezza-settore-assicurativo\">ottimizzare i processi<\/a>, siano essi <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dalla-digitalizzazione-dei-processi-alla-dematerializzazione-dei-documenti-di-trasporto\">logistici<\/a>, di customer care, di produzione eccetera.<\/li><li>Ciascuna pratica, ogni affare gestito, tutto quel che riguarda un ordine o un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-ciclo-di-vita-di-un-contratto-digitale-le-5-fasi-principali\">contratto<\/a> pu\u00f2 essere <strong>raggruppato digitalmente, in un vero e proprio fascicolo digitale<\/strong>, promuovendo modalit\u00e0 di lavoro pi\u00f9 efficaci e consentendo verifiche e attivit\u00e0 di auditing pi\u00f9 rapide e complete.<\/li><\/ul><p>In conclusione, adottare un sistema di gestione documentale integrato, che includa la corretta conservazione a norma della PEC, non solo garantisce il rispetto delle normative, ma si rivela un investimento che offre trasparenza, efficienza e un controllo completo sul flusso documentale. L&#8217;integrazione di tali strumenti non solo promuove la conformit\u00e0 legale, ma si trasforma in un catalizzatore per l&#8217;innovazione, l&#8217;ottimizzazione dei processi e l&#8217;elevazione dell&#8217;efficacia operativa aziendale.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-cc6e180 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"cc6e180\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-8180190 e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"8180190\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ca748b0 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"ca748b0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-45e9b81 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"45e9b81\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<strong>La guida per ottimizzare i processi di pagamento attraverso un software documentale<\/strong><\/span><span>&#8221; per scoprire come semplificare il flusso di lavoro integrando\u00a0<\/span><span>un modulo per la gestione dei processi di pagamento digitale nel sistema documentale riducendo errori e tempi di svolgimento delle attivit\u00e0 interne, e migliorando la visibilit\u00e0 sulle operazioni e\u00a0sull\u2019andamento del business.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-71ca93f elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"71ca93f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" id=\"hs-cta-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, '977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Un software gestionale documentale per PEC \u00e8 oggi fondamentale per qualsiasi azienda. 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