{"id":22662,"date":"2024-03-14T10:03:12","date_gmt":"2024-03-14T09:03:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=22662"},"modified":"2024-03-11T14:22:56","modified_gmt":"2024-03-11T13:22:56","slug":"gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo","title":{"rendered":"Gestione dei processi documentali: come organizzare i flussi di lavoro con un workflow collaborativo"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"22662\" class=\"elementor elementor-22662\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>La gestione dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-digitalizzazione-dei-processi-aziendali-con-top-consult-intervista-a-matteo-zaffagnini\">processi documentali<\/a> sta alla base dell\u2019attivit\u00e0 di un\u2019azienda. Se si pensa agli ordini, agli acquisti, ai <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-ciclo-di-vita-di-un-contratto-digitale-le-5-fasi-principali\">contratti di lavoro<\/a> risulta subito evidente quanto possano essere numerosi i messaggi, i file scambiati, le informazioni provenienti dalle fonti pi\u00f9 disparate che circolano. Riuscire a gestire al meglio il tutto si traduce nella possibilit\u00e0 di essere pi\u00f9 efficiente, di non rischiare errori dovuti a mancato aggiornamento e condivisione dei dati, di essere pi\u00f9 rapidi nell\u2019esecuzione delle attivit\u00e0, in concreto, pi\u00f9 produttivi.<\/p><p>Soluzioni digitali di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-mirato-guarda-al-futuro-con-top-consult-dal-2005\">document management<\/a> sono utilissime per organizzare tutte le informazioni, promuovono la possibilit\u00e0 di creare dei database completi e aggiornati che racchiudano tutto il patrimonio delle informazioni aziendali. Piattaforme evolute di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-processi-sicurezza-settore-assicurativo\">gestione dei processi documentali<\/a> possono e devono offrire opportunit\u00e0 in pi\u00f9, cio\u00e8 favorire il disegno e l\u2019implementazione di flussi di lavoro collaborativi. Devono, in pratica, <strong>stimolare e semplificare la cooperazione, l\u2019abbattimento di silos informativi, agevolare un instradamento corretto delle informazioni<\/strong> alle persone e tenere aggiornati i team.<\/p><p>Instaurare un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-le-funzionalita-del-workflow-collaborativo\">workflow collaborativo<\/a> \u00e8 perci\u00f2 presupposto per rendere ancora pi\u00f9 prezioso il database, da un lato, e dall\u2019altro, per supportare gli utenti nello svolgimento delle proprie mansioni. Grazie a un software per la gestione dei processi documentali progettato con questa filosofia ogni utente si percepir\u00e0 al centro del processo stesso, avr\u00e0 la possibilit\u00e0 di reperire sempre quel gli serve, di ottenere in real time informazioni su novit\u00e0 cos\u00ec come sollecitazioni in merito ad azioni da compiere.<\/p><hr \/><h2>Gestione documentale: quali sono le fasi principali<\/h2><ul><\/ul><p>Con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">gestione documentale<\/a> si intende l\u2019<strong>organizzazione di contenuti<\/strong> in qualsiasi formato essi si presentino, dalla loro creazione (o recepimento dall\u2019esterno) sino alla loro <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-ieri-e-oggi-il-fattore-comune-e-la-fruibilita-dei-documenti-in-futuro\">conservazione<\/a>.<\/p><p>Pi\u00f9 nello specifico, le fasi che caratterizzano il processo di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-step-creazione-conservazione\">gestione documentale<\/a> riguardano:<\/p><ul><li><strong>formazione o acquisizione di un documento<\/strong> (digitale o cartaceo)<\/li><li><strong>catalogazione dei dati<\/strong><\/li><li><strong>memorizzazione<\/strong><\/li><li><strong>conservazione<\/strong> (eventualmente, a norma, ove questo sia necessario richiesto dalla legislazione o possibile)<\/li><\/ul><p>I tool digitali supportano le aziende nell\u2019ottimizzazione di tutte queste fasi di lavorazione delle informazioni. Non solo. Riorganizzare la gestione documentale usando strumenti elettronici significa rivedere tutte le fasi suddette in un\u2019ottica innovativa. Insomma, creare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/workflow-documentale\">workflow documentali<\/a> pi\u00f9 scorrevoli, veloci, ma anche avere la possibilit\u00e0 di monitorare costantemente il fluire delle attivit\u00e0.<\/p><p>Adottare una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-la-piattaforma-documentale-topmedia-social-ned\">piattaforma di gestione documentale<\/a> consente di utilizzare funzionalit\u00e0 base destinate a <strong>condurre efficacemente gli step del ciclo di vita dei documenti<\/strong>, per sistemarli (per esempio con tag ad hoc) in modo che rispondano a ogni specifica esigenza, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo. In pi\u00f9, grazie al digitale, <strong>comunicazioni e variazioni delle informazioni saranno sempre trasparenti e tracciate<\/strong>.<\/p><p>Gi\u00e0 il fatto di aver un archivio digitalizzato sempre e ovunque a disposizione \u00e8 un grande cambiamento per qualsiasi organizzazione rispetto a quel che accade in situazioni tradizionali.<\/p><p>Fruire, inoltre, di<strong> strumenti per il controllo di quel che accade ai documenti<\/strong>, rendersi conto di chi e quando vi mette mano o dovrebbe farlo vuol dire avere l\u2019opportunit\u00e0 di ottimizzare i processi aziendali, il modo di lavorare delle persone. Permette di riallocare le risorse in modo da evitare sprechi di tempo. Se, per esempio, un contratto \u00e8 fermo perch\u00e9 mancano specifiche tecniche o <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/servizio-firma-elettronica-documenti-per-tutti-integrabile-via-rest\">firme<\/a>, il sistema pu\u00f2 restituire immediatamente un quadro della situazione, cos\u00ec come pu\u00f2 essere impostato per inviare alert a chi di dovere.<\/p><p>La piattaforma centralizzata che gestisce le informazioni, tra l\u2019altro, terr\u00e0 in memoria anomalie e problematiche in modo da <strong>offrire ai decision maker dati su cui, in seguito, valutare eventuali modifiche<\/strong> da apportare alla<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-la-sfida-dellintegrazione-con-il-gestionale-per-automatizzare-i-processi\"> gestione dei processi<\/a>.<\/p><hr \/><h2>Gestione dei processi documentali: i 6 step per renderla pi\u00f9 efficiente<\/h2><p>Intervenire sulla gestione dei processi documentali parte, inevitabilmente, da una revisione dei processi stessi aziendali. Ma ecco qui di seguito cosa deve essere fatto nello specifico:<\/p><ul><li><strong>identificare quali e quanti documenti sono presenti in azienda<\/strong> e si vogliono gestire in modo migliore, oltre che centralizzato<\/li><li><strong>fissare con precisione i criteri con cui archiviare<\/strong> e poi poter recuperare i dati<\/li><li><strong>dettagliare le operazioni che vengono compiute su tali documenti<\/strong> (per esempio, richieste di approvazioni, aggiunta di dettagli tecnici se si tratta di un progetto, aggiornamento di report)<\/li><li><strong>individuare i partecipanti<\/strong> ai vari processi<\/li><li><strong>comprendere dove \u00e8 possibile introdurre automatismi nel flusso documentale<\/strong>, incluso programmare l\u2019invio di messaggi in caso non vengano rispettate determinate scadenze<\/li><li><strong>predisporre le dashboard di monitoraggio<\/strong> per avere sotto controllo situazioni specifiche di interesse per la propria realt\u00e0<\/li><\/ul><p><a title=\"Scopri la soluzione Top Consult per il \" href=\"\/it\/conservazione-digitale\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-conservazione-digitale_761x200-def.gif\" alt=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/a><\/p><hr \/><h2>Workflow collaborativi: quali strumenti usare<\/h2><p>Cos\u00ec come descritto qui sopra \u00e8 possibile impostare un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow<\/a>, un flusso di lavoro che basandosi sui documenti si estende all\u2019operativit\u00e0. Un\u2019operativit\u00e0 che richiede interazione tra gli addetti. Dunque, se la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-vantaggi-di-topmedia-social-ned\">piattaforma di gestione documentale<\/a> facilita tale interazione, il workflow stesso pu\u00f2 essere disegnato all\u2019insegna della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/esempi-pratici-gestione-documentale-collaborativa\">collaboration<\/a>.<br \/>Gli strumenti che possono essere introdotti per realizzare questo obiettivo sono, prima di tutto, tool di comunicazione immediata (ispirati, per esempio, all\u2019instant messaging, alla chat).<br \/>Ugualmente, mettere a disposizione l\u2019opportunit\u00e0 delle <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\">firme elettroniche<\/a>, quella di inviare notifiche push preimpostate a seconda del verificarsi di determinate condizioni e via dicendo, rende pi\u00f9 semplice <strong>valorizzare la sinergia complessiva<\/strong>.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9488cc8 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"9488cc8\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5f526be e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"5f526be\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6e97d14 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6e97d14\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ae01193 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"ae01193\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: <strong>&#8220;<\/strong><\/span><strong>10 cose da sapere per un&#8217;efficace gestione documentale<\/strong><span><strong>&#8220;<\/strong> e scoprirai le caratteristiche vincenti di un sistema documentale completo, alleato prezioso dell&#8217;azienda, con capacit\u00e0 evolute per ottimizzare e automatizzare i processi di esecuzione delle attivit\u00e0 senza limitarsi mai alla sola gestione dei file.<\/span><span><\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ba6fe6f elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"ba6fe6f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd\" id=\"hs-cta-f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, 'f46adceb-a113-4aba-aa65-db1da62d4fcd', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gli strumenti digitali per la gestione dei processi documentali sono utili per aumentare la produttivit\u00e0. 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