{"id":22691,"date":"2024-02-20T16:13:09","date_gmt":"2024-02-20T15:13:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=22691"},"modified":"2024-02-08T16:13:37","modified_gmt":"2024-02-08T15:13:37","slug":"gestione-documentale-come-evitare-i-rischi-piu-comuni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-come-evitare-i-rischi-piu-comuni","title":{"rendered":"Gestione documentale: come evitare i rischi pi\u00f9 comuni"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"22691\" class=\"elementor elementor-22691\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><strong>La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-processi-sicurezza-settore-assicurativo\">gestione documentale<\/a> fa parte delle attivit\u00e0 di ogni organizzazione<\/strong> e, nello specifico, di ciascuna singola business unit che la compone, dalle risorse umane al servizio di customer care, passando ovviamente per l&#8217;amministrazione, le vendite, il finance.<\/p><p>Non si pu\u00f2, tra l&#8217;altro, trascurare il fatto che il volume di dati e informazioni in possesso delle aziende \u00e8 in continuo aumento e tutto il patrimonio di conoscenza deve essere conservato in modo sicuro. Se la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">gestione documentale<\/a> non \u00e8 condotta correttamente, dunque, si rischiano inefficienze e cali di produttivit\u00e0. Queste, alcune delle preoccupazioni delle aziende, ma vi sono ulteriori pericoli da considerare.<\/p><hr \/><h2>Gestione documentale: gli errori pi\u00f9 comuni e come risolverli<\/h2><ul><\/ul><p>Ecco un breve elenco che riporta alcune problematiche potenzialmente critiche riguardanti la gestione documentale.<\/p><ul><li><strong>Smarrimento o furto di documenti<\/strong>: che sia accidentale o intentata per nuocere all&#8217;ente o impresa questa eventualit\u00e0 non deve essere sottostimata. Lo stesso vale per l&#8217;accesso a dati sensibili da parte di persone non autorizzate, il che rappresenta una grave violazione della privacy.<\/li><li><strong>Adozione di sistemi che si occupano solo di specifici comparti<\/strong>, quindi frammentariet\u00e0 di gestione ma anche dei dati che sono archiviati in tali sistemi. Gli effetti nocivi di questa situazione riguardano sia il dispendio di tempo e risorse per reperire le informazioni, sia un limitato livello di cooperazione.<\/li><li>Utilizzo di<strong> soluzioni non correttamente tarate sulle necessit\u00e0 aziendali<\/strong>: in tal caso non sar\u00e0 facile ottenere i ritorni che si vorrebbero, ma, soprattutto (ed \u00e8 un&#8217;eventualit\u00e0 ancora peggiore) possono verificarsi ritardi nello svolgimento delle attivit\u00e0.<\/li><li><strong>Innovazione nella gestione di alcuni documenti<\/strong>: questo non solo sottrae opportunit\u00e0 all&#8217;organizzazione nel suo complesso, ma riduce anche l&#8217;efficacia di aver gestito in modo nuovo alcuni documenti. La loro <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere\">digitalizzazione<\/a>, infatti, non potr\u00e0 esprimere il proprio potenziale trovandosi in contesti tradizionali.<\/li><li><strong>Obsolescenza tecnologica<\/strong>: considerando la velocit\u00e0 con cui evolve l&#8217;IT si pu\u00f2 incorrere nel problema di non riuscire a recuperare i propri dati se non si mantengono aggiornati gli applicativi.<\/li><li><strong>Mancanza di compliance<\/strong>: anche la normativa \u00e8 in continuo cambiamento, serve valutarlo nella scelta delle policy di gestione documentale per non rischiare sanzioni, per esempio, per occultamento o distruzione di documenti.<\/li><\/ul><p>Per organizzare al meglio la gestione documentale serve <strong>reperire internamente o sul mercato competenze<\/strong> inerenti alla sicurezza degli archivi. Occorre poi<strong> mappare i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/cose-la-validita-e-lefficacia-probatoria-dei-documenti-informatici\">documenti aziendali<\/a><\/strong> e individuare quelli pi\u00f9 importanti a cui dedicare particolare cura.<\/p><p>La soluzione ottimale per non correre alcuno dei rischi suddetti \u00e8 <strong>approcciare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-integrazione-a-360\">la gestione documentale con una visione a 360 gradi<\/a><\/strong> sull&#8217;organizzazione dell&#8217;azienda.<\/p><p>Una volta identificate le peculiari esigenze si far\u00e0 ricorso a una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-la-piattaforma-documentale-topmedia-social-ned\"><strong>piattaforma di document management<\/strong><\/a> che sia flessibile e adattabile a esse. Tale sistema deve poi vantare<strong> capacit\u00e0 di integrazione<\/strong> in modo da poter dialogare e scambiarsi dati con gli altri applicativi, anche, ove possibile, in autonomia.<\/p><p>La piattaforma di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">document management<\/a> predisposta pu\u00f2 essere on premise o in <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-le-soluzioni-di-gestione-documentale-in-cloud\">cloud<\/a>, a seconda delle proprie preferenze. In ogni caso, \u00e8 indispensabile che garantisca un <strong>elevato livello di sicurezza<\/strong>, grazie a funzionalit\u00e0 specifiche quali crittografia, autenticazione a due fattori, possibilit\u00e0 di assegnare a ciascun documento diversi livelli di accesso eccetera.<\/p><p>\u00c8, infine, imprescindibile poter <strong>contare su un partner tecnologico<\/strong> esperto e referenziato, che offra soluzioni sempre all&#8217;avanguardia, aggiornate periodicamente, ma sia anche in grado di fornire consulenza di processo. A ci\u00f2 si aggiunga la preparazione per supportare la formazione del personale perch\u00e9 tutta l\u2019azienda utente usi opportunamente il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/vantaggi-conservazione-a-norma-pec-con-sistema-documentale\">sistema documentale<\/a> introdotto e abbia sempre presenti le policy e le procedure da seguire per tenere protetti i dati aziendali.<br \/><a title=\"Soluzioni di firma elettronica Top Consult\" href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\"><span style=\"font-weight: 400;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-firma-elettronica_761x200-v1.gif\" alt=\"Soluzioni di Firma Elettronica Top Consult\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><hr \/><h2>Vantaggi di una corretta gestione documentale digitale<\/h2><p>A valle di tutte queste riflessioni emerge che svolgere correttamente il processo di gestione documentale significa molto di pi\u00f9 che risparmiare risorse economiche (carta, stampa, costruzione di archivi cartacei che anch\u2019essi vanno protetti) ed evitare dispendio di tempo, nel condividere e reperire informazioni.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/processo-fatturazione-elettronica-dematerializzare-ciclo-attivo-e-passivo\">Digitalizzare<\/a> la gestione documentale consente anche una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-di-gestione-documentale-top-consult-caratteristiche-e-vantaggi\"><strong>maggiore trasparenza e tracciabilit\u00e0 delle attivit\u00e0<\/strong> <\/a>per essere sempre pronti a rispondere a controlli, a far fronte a emergenze eccetera.<\/p><p>In ultima analisi, effettuare in modo corretto la gestione documentale favorisce efficienza operativa, pi\u00f9 coinvolgimento degli addetti in generale (oltre che sulle possibili problematiche aziendali) e quindi un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-vantaggi-di-topmedia-social-ned\">incremento della produttivit\u00e0 complessiva<\/a>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4e22085 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"4e22085\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6de6a2f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"6de6a2f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5d2a42f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"5d2a42f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div 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