{"id":22731,"date":"2025-12-10T17:40:22","date_gmt":"2025-12-10T16:40:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=22731"},"modified":"2025-12-10T17:43:40","modified_gmt":"2025-12-10T16:43:40","slug":"conservazione-digitale-tutto-cio-che-puoi-conservare-a-norma","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-tutto-cio-che-puoi-conservare-a-norma","title":{"rendered":"Conservazione digitale dei documenti: tutto ci\u00f2 che puoi conservare a norma"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"22731\" class=\"elementor elementor-22731\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Quando \u00e8 obbligatorio fare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/conservazione-digitale\">conservazione digitale<\/a> a norma? Quali documenti si possono conservare digitalmente? Va premesso che nel concetto di documento informatico, e quindi conservabile digitalmente, si deve includere qualsiasi tipologia di dato, oltre ai file che sostituiscono la carta, e cio\u00e8 audio, video, dati ottenuti da social, record acquisiti da database esterni eccetera.<\/p><hr \/><h2>Quando \u00e8 obbligatoria la conservazione digitale dei documenti<\/h2><ul><\/ul><p>La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-dei-documenti-e-contratti-quando-e-obbligatoria\">conservazione digitale a norma<\/a> \u00e8 obbligatoria per tutti quei documenti che gi\u00e0 nascono elettronici (vedi Fatture, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-a-norma-della-pec-obbligo-di-legge\">PEC<\/a>, LUL, Documenti firmati elettronicamente) per i quali la legge impone il mantenimento nel tempo dell\u2019originale in quel formato ma ovviamente, \u00e8 possibile sfruttare questo processo in generale, cio\u00e8 per tutto quel che all\u2019interno dell\u2019azienda ha valore legale e\/o pu\u00f2 essere oggetto di contenzioso.<br \/>L\u2019organizzazione \u00e8 tenuta quindi a effettuare un\u2019analisi dei documenti che possiede, genera o acquisisce svolgendo la propria attivit\u00e0 per decidere come gestirlo. Va per\u00f2 ricordato che nei processi aziendali sono correlate sempre pi\u00f9 informazioni ed \u00e8 quindi difficile individuare contenuti che si \u00e8 certi non debbano avere efficacia probatoria.<\/p><p>Si pu\u00f2 fare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-conservazione-digitale-conforme-con-top-consult\">conservazione digitale<\/a> di qualunque tipo di documento, da quelli amministrativi sino ai dati delle risorse umane, passando per qualsiasi tipologia di contratto, se sottoscritto digitalmente, cos\u00ec come per i file di log generati nell\u2019attivit\u00e0 IT. Di seguito una lista di quanto si pu\u00f2 conservare a norma.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/rpa-cassetto-doganale\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner_RPA_Cassetto_Doganale_761x200.gif\" alt=\"RPA &quot;Cassetto Doganale&quot; - automazione Doganale per Importazioni\" width=\"761\" height=\"200\" class=\"aligncenter wp-image-22735 size-full\" title=\"RPA &quot;Cassetto Doganale&quot; - automazione Doganale per Importazioni\" \/><\/a><\/p><hr \/><h3>Aggiornamento normativo 2022\u20132025: le principali novit\u00e0<\/h3><p>Il riferimento principale \u00e8 costituito dalle <strong>Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/strong>, in vigore in via esclusiva dal<strong> 1\u00b0 gennaio 2022<\/strong> (con allegati su <strong>formati e metadati<\/strong>), che hanno abrogato i precedenti DPCM 2013\/2014. Nel 2025 sono inoltre entrati a regime nuovi adempimenti di settore come il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-e-rentri-top-consult-garantisce-la-conformita-normativa\"><strong>RENTRI<\/strong><\/a> (registro elettronico rifiuti) con obblighi operativi scaglionati a partire dal <strong>13 febbraio 2025<\/strong>: anche i relativi registri e formulari devono essere prodotti e <strong>conservati digitalmente a norma<\/strong>.<\/p><h3>Formati tecnici consigliati<\/h3><p>Per garantire interoperabilit\u00e0 e leggibilit\u00e0 nel tempo, le Linee Guida indicano formati idonei (es. <strong>PDF\/A, XML, TIFF\/TIF<\/strong>), da preferire nelle fasi di formazione e riversamento verso la conservazione.<\/p><h3>Metadati di conservazione<\/h3><p>I documenti \u201cimmodificabili\u201d devono essere accompagnati dai <strong>metadati<\/strong> previsti dall\u2019<strong>Allegato 5<\/strong> (documento, documento amministrativo, aggregazioni\/fascicoli), generati e associati <strong>in modo permanente<\/strong> gi\u00e0 in fase di formazione, come base per la conservazione e la reperibilit\u00e0 nel tempo.<\/p><hr \/><h2>Documenti per conservazione digitale: quali sono i pi\u00f9 rilevanti<\/h2><ul><\/ul><p>Ecco una sintesi il pi\u00f9 possibile esaustiva dei documenti che possono essere conservati digitalmente nel pieno rispetto delle normative.<\/p><ul><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fatturazione-elettronica-2025-cosa-cambia-e-come-adeguarsi\">Fatture elettroniche<\/a> attive e passive<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/digital-delivery-ddt-digitale\">DdT<\/a> \u2013 documenti di trasporto ricevuti ed emessi<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/gestione-ordini-elettronici-nso\">Ordini<\/a><\/li><li>Corrispondenza, obbligatoria la PEC<\/li><li>Scritture contabili (registri, libro giornale eccetera)<\/li><li>Comunicazioni e dichiarazioni inviate all\u2019Agenzia delle Entrate<\/li><li>Libri sociali obbligatori (incluse le delibere assembleari)<\/li><li>Bilanci<\/li><li>Modelli di pagamento F23 e F24<\/li><li>Libro paga e Libro matricola<\/li><li>Registri (da quelli Iva a quelli dei beni ammortizzabili al Registro giornaliero di protocollo)<\/li><li>Informazioni di magazzino<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-dei-documenti-e-contratti-quando-e-obbligatoria\">Contratti<\/a> e scritture private, firmati digitalmente<\/li><li>Documenti di progetto (compresi disegni e video)<\/li><li>Relazioni sulla gestione (incluse quelle dei sindaci e dei revisori contabili)<\/li><li>Determinazioni dirigenziali<\/li><li>Ricevute e scontrini<\/li><li>Log file generati dalle procedure informatiche<\/li><\/ul><hr \/><h2>Conservazione della PEC: durata e conformit\u00e0<\/h2><ul><\/ul><p>La PEC (la transizione alla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/rem-posta-elettronica-standard-europeo-che-sostituira-la-pec\"><strong>REM \u2013 Registered Electronic Mail<\/strong><\/a> \u00e8 in corso a livello europeo, ma le tempistiche operative sono state posticipate rispetto alle ipotesi 2024; diversi osservatori indicano finestre tra il 2025 e il <strong>2026<\/strong>, in attesa di atti attuativi nazionali) veicola dati che possono avere valenza legale. Si sottolinea che i messaggi non opportunamente conservati perdono completamente il loro valore legale. Non basta che vengano tenuti nella memoria del PC. La legge richiede che i messaggi di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/vantaggi-conservazione-a-norma-pec-con-sistema-documentale\">posta elettronica certificata<\/a> con rilevanza giuridica e commerciale siano conservati a norma per 10 anni.<\/p><p>Non \u00e8 dunque neppure sufficiente affidarsi al solo gestore della casella di posta che di solito, salvo accordi diversi, ha obbligo di tenere i log di trasmissione e ricezione dei messaggi per 30 mesi.<\/p><hr \/><h2>Perch\u00e9 adottare la conservazione digitale dei documenti: valore legale e operativo<\/h2><ul><\/ul><p>Secondo quanto stabilito dall\u2019articolo 44 del CAD \u2013 Codice Amministrazione Digitale il sistema di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-a-norma-capire-e-applicare-i-principi-eidas\">conservazione digitale<\/a> assicura autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 dei documenti informatici.<\/p><p>Da un punto di vista pi\u00f9 pratico, per essere compliant alla normativa, le organizzazioni devono predisporre un processo che \u2013 rendendo partecipi figure specifiche e mediante tecnologie ad hoc \u2013 assicuri che siano preservati tutti i dati che caratterizzano il contenuto (in modo che possa essere sempre riprodotto identico all\u2019originale) e anche il vincolo archivistico. Con quest\u2019ultimo si intendono le relazioni logiche e formali che correlano i documenti in un archivio.<\/p><p>Pi\u00f9 nello specifico, l\u2019AgID ha fissato le metodologie operative per garantire la protezione dei documenti descrivendo: quali devono essere natura e funzione del sistema, i modelli organizzativi, i profili professionali dei responsabili della conservazione, i compiti dei soggetti coinvolti nel <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/process-mining-ottimizza-i-flussi-documentali-e-accelera-i-processi\">processo<\/a>.<\/p><p>La legislazione richiede che qualsiasi organizzazione abbia un Responsabile della Conservazione. Il processo da questi predisposto deve essere descritto nel Manuale della Conservazione. Il Responsabile \u00e8 tenuto ad aggiornare periodicamente tale Manuale in modo che le misure organizzative e le tecnologie siano sempre conformi agli eventuali cambiamenti della legislazione e al passo con l\u2019evoluzione ICT.<\/p><p>Tra gli strumenti imprescindibili per conservare a norma un documento vi sono la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/firma-digitale-dei-documenti-guida-completa-a-strumenti-vantaggi-e-soluzioni-per-aziende\">firma digitale<\/a> (realizzata secondo la normativa che la equipara a quella autografa) e la marca temporale, cio\u00e8 i dati che identificano con precisione l\u2019autore del file e il momento in cui si \u00e8 verificata la sua produzione. I software specializzati per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/lp-topmedia-six-piattaforma-documentale-enterprise\">gestione documentale<\/a> forniscono queste tecnologie e supportano le aziende nel disegnare e implementare processi di conservazione corretti.<\/p><p>Le aziende che vanno oltre la semplice obbligatoriet\u00e0 di conservazione ma decidono di digitalizzare il proprio archivio documentale, secondo i principi sopra esposti, hanno il grande vantaggio di poter fruire di un hub centralizzato di informazioni su cui possono disegnare nuovi <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/flussi-di-lavoro-automatizzati-come-semplificare-la-gestione-dei-documenti\">flussi di lavoro<\/a> all\u2019insegna della cooperazione tra uffici e persone e di una maggiore efficienza, oltre a liberare l\u2019azienda da archivi cartacei a volte molto ingombranti e di difficile consultazione.<\/p><p>Un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">sistema di gestione documentale<\/a> integrato rende questo hub capace di dialogare con i vari applicativi aziendali in modo da fornire loro e inglobare dati per mantenere sempre aggiornato, e facilmente condivisibile, il patrimonio di conoscenza.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-598d70d e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"598d70d\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9d4967a elementor-widget elementor-widget-saswp-faq-block\" data-id=\"9d4967a\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"saswp-faq-block.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<ul>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-fe7b834\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Quali documenti devono essere conservati digitalmente?<\/h3><p><p>Tutti i documenti <strong>nativi digitali<\/strong> (es. fatture elettroniche, <strong>PEC<\/strong>, LUL, documenti firmati elettronicamente) e, pi\u00f9 in generale, quelli che hanno <strong>valore legale\/fiscale<\/strong> o possono essere oggetto di <strong>contenzioso<\/strong>. Settori specifici (es. <strong>RENTRI<\/strong> per i rifiuti) richiedono registri e formulari digitali da <strong>conservare a norma<\/strong>.<\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-8b29ede\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Per quanto tempo si conservano i documenti digitali?<\/h3><p><p>Dipende dalla normativa applicabile al <strong>contenuto<\/strong> (es. obbligo decennale per molte scritture e corrispondenza d\u2019impresa; PEC di rilevanza giuridica\/ commerciale di regola per <strong>10 anni<\/strong>). Le Linee Guida AgID disciplinano il <strong>processo<\/strong> e non i tempi sostanziali.<\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-8e9f2f3\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Chi \u00e8 il responsabile della conservazione digitale?<\/h3><p><p>La figura del <strong>Responsabile della Conservazione \u00e8 obbligatoria<\/strong>: governa il sistema di conservazione, definisce e <strong>aggiorna il Manuale della Conservazione<\/strong>, presidia ruoli e controlli anche quando il servizio \u00e8 in outsourcing.<\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-6a90107\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Quali strumenti servono per la conservazione digitale a norma?<\/h3><p><p>Un <strong>sistema di conservazione<\/strong> conforme alle <strong>Linee Guida AgID<\/strong> (con formati idonei es. PDF\/A, XML, TIFF), gestione di <strong>metadati<\/strong> (Allegato 5), <strong>firme qualificate\/digitali<\/strong> e, ove previsto, <strong>marcatura temporale<\/strong>, pi\u00f9 procedure documentate nel <strong>Manuale della Conservazione<\/strong>.<\/p><\/ul>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-bdfbf00 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"bdfbf00\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5f1a878 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"5f1a878\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4e22085 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"4e22085\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6de6a2f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"6de6a2f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5d2a42f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"5d2a42f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-394e7c1 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"394e7c1\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica ora la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<strong>Una guida alla corretta Conservazione Digitale dei documenti<\/strong>&#8220;. 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