{"id":22992,"date":"2024-03-20T10:19:10","date_gmt":"2024-03-20T09:19:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=22992"},"modified":"2024-03-06T16:20:02","modified_gmt":"2024-03-06T15:20:02","slug":"dematerializzazione-e-digitalizzazione-tecniche-e-metodi-per-sostituire-i-documenti-cartacei","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dematerializzazione-e-digitalizzazione-tecniche-e-metodi-per-sostituire-i-documenti-cartacei","title":{"rendered":"Dematerializzazione e digitalizzazione: tecniche e metodi per sostituire i documenti cartacei"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"22992\" class=\"elementor elementor-22992\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Le differenze tra <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dalla-digitalizzazione-dei-processi-alla-dematerializzazione-dei-documenti-di-trasporto\">dematerializzazione<\/a> e <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-digitalizzazione-dei-processi-aziendali-con-top-consult-intervista-a-matteo-zaffagnini\">digitalizzazione<\/a> sono molteplici. \u00c8 immediatamente evidente che nel primo caso si fa riferimento a <strong>documenti cartacei che si vuole trasformare in digitale<\/strong>, mentre nel secondo ci si riferisce a contenuti gi\u00e0 digitali. Ma non ci si limita a questo.<\/p><p>Implementare una strategia di digitalizzazione, che si basi su applicativi di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">document management system<\/a> tecnologicamente avanzati, significa <strong>rielaborare in modo pi\u00f9 innovativo i dati contenuti nei documenti<\/strong>, per arrivare a rivoluzionare i processi al fine di razionalizzarli e renderli pi\u00f9 efficienti.<\/p><p>In un\u2019ottica di questo tipo dematerializzazione e digitalizzazione sono la prima funzionale alla seconda e devono essere effettuate nel contesto di una <strong>strategia di largo respiro seguendo tecniche e best practice efficaci<\/strong>.<\/p><hr \/><h2>Metodi, tecniche e policy per la dematerializzazione<\/h2><ul><\/ul><p>Con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dematerializzazione-un-percorso-green-come-top-consult-puo-aiutarti-a-raggiungere-i-tuoi-obiettivi-di-sostenibilita\">dematerializzazione<\/a> dei documenti si intende il processo per cui da un foglio di carta si ottiene un file digitale. Uno dei metodi pi\u00f9 utilizzati per svolgere tale processo \u00e8 usare uno scanner, cio\u00e8 il dispositivo che acquisisce l\u2019immagine del documento (spesso incluso nelle stampanti multifunzione) e lo trasforma in file.<\/p><p>Le aziende che debbano dematerializzare grandi quantit\u00e0 di materiale, archivi interi, possono affidarsi a fornitori esterni del servizio di dematerializzazione che, ricevuti tutti i documenti, li restituiscono in formato digitale.<\/p><p>L\u2019OCR \u2013 Optical Character Regognition \u00e8 invece un software che permette la trasformazione da documento cartaceo a file editabili.<\/p><p>Esistono poi app per cui \u00e8 sufficiente scattare una foto con lo smartphone al documento, in questo caso per\u00f2 l\u2019output finale potrebbe non essere soddisfacente, non all\u2019altezza delle necessit\u00e0 (di chiarezza, nitidezza, risoluzione) aziendali.<\/p><p>Questi sono tutti metodi utili a creare un file, ma per portare a termine la dematerializzazione ed essere certi di poter distruggere serenamente gli originali si devono adottare tecniche e <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/7-step-per-creare-e-implementare-una-strategia-di-document-management\">best practice<\/a> che rendano le organizzazioni <strong>conformi alle <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-tutto-cio-che-puoi-conservare-a-norma\">normative di conservazione<\/a><\/strong> e in grado di preparare un archivio sostitutivo che offra a tutti i collaboratori l\u2019opportunit\u00e0 di lavorare pi\u00f9 facilmente.<\/p><p>Gli step per ottenere dunque un file che abbia valore giuridico, probatorio e archivistico identico all\u2019originale cartaceo sono:<\/p><ul><li>protocollazione, ossia certificare la provenienza e la data di acquisizione in maniera che vi sia un\u2019identificazione univoca del documento;<\/li><li><strong>classificazione e fascicolazione<\/strong> mediante applicazione di criteri che rendano reperibili i contenuti e organizzarli secondo uno schema logico riferito alle attivit\u00e0 e alle persone che riguardano il processo in cui servono i documenti;<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/valore-probatorio-della-firma-digitale-cosa-dice-la-normativa\"><strong>firma digitale<\/strong><\/a> per assicurare integrit\u00e0 e autenticit\u00e0 dei contenuti;<\/li><li><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-tutto-cio-che-puoi-conservare-a-norma\"><strong>conservazione a norma<\/strong><\/a> (ogni file dovr\u00e0 contenere le informazioni necessarie a far s\u00ec che il documento possa essere riprodotto esattamente identico alla sua forma originaria).<\/li><\/ul><hr \/><h2>Strategia di digitalizzazione e dematerializzazione di interi workflow documentali<\/h2><p>La digitalizzazione non riguarda solo i singoli documenti, pensare questo \u00e8 riduttivo e non consente di sfruttare tutte le potenzialit\u00e0 della tecnologia. <strong>Digitalizzare vuol dire rinnovare la tradizionale <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">gestione documentale<\/a><\/strong> (dalla creazione dei documenti alla loro modifica\/approvazione sino alla loro <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/esempi-pratici-gestione-documentale-collaborativa\">condivisione<\/a> e<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/larchiviazione-dei-documenti-non-strutturati-in-sap-perche-serve-una-soluzione-integrata\"> archiviazione<\/a>) con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/case-history-pagamento-elettronico-integrato-nei-flussi-documentali\">flussi di lavoro<\/a> nuovi. Flussi di lavoro che, naturalmente, rispettino i contenuti dei documenti e <strong>mettano al riparo l\u2019azienda da furto di dati o rischi di inadempienze<\/strong> nella loro gestione, ma anche che semplifichino (ove possibile automatizzino) l\u2019intero <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-ciclo-di-vita-di-un-contratto-digitale-le-5-fasi-principali\">ciclo di vita dei documenti<\/a>.<\/p><p>Cosa fare per essere certi di perseguire i propri scopi di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-dematerializzazione-facciamo-chiarezza\">dematerializzazione<\/a> in una strategia di<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-ai-software-di-archiviazione-documenti-e-digitalizzazione-aziendale\"> digitalizzazione<\/a> corretta?<\/p><ul><li><strong>Pianificazione e organizzazione<\/strong> delle informazioni che si intende sfruttare in digitale;<\/li><li><strong>Organizzazione del documento<\/strong> secondo <strong>tag identificativi<\/strong> e utili per suddividere i dati a seconda delle pratiche in cui servono;<\/li><li><strong>Revisione<\/strong> della versione creata per verificare che sia in linea con gli obiettivi che ci si \u00e8 preposti;<\/li><li>Assegnazione di eventuali <strong>privilegi di accesso e modifica<\/strong> per una corretta distribuzione dei documenti nel pieno rispetto della data privacy.<\/li><li><strong>Finalizzazione e conservazione<\/strong> per avere una versione definitiva e unica.<\/li><\/ul><p><a title=\"Scopri la soluzione Top Consult per il \" href=\"\/it\/conservazione-digitale\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-conservazione-digitale_761x200-def.gif\" alt=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/a><\/p><p>A questo punto sar\u00e0 possibile creare un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/workflow-documentale\">workflow documentale<\/a> in cui i contenuti dematerializzati si affianchino ad altri nativi digitali in maniera che non si debba pi\u00f9 fare ricorso alla carta. Ci\u00f2 significa rivoluzionare i processi a vari livelli.<\/p><ul><li>Con la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/top-consult-guida-allautomazione-documentale-con-la-robotic-process-automation-rpa\">digitalizzazione documentale<\/a> si potr\u00e0, prima di tutto, <strong>minimizzare il processo di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/esempi-pratici-gestione-documentale-collaborativa\">gestione documentale<\/a><\/strong> dal punto di vista dell&#8217;archiviazione fisica di fogli, della ricerca negli archivi (con gli spostamenti che si rendono necessari per raggiungerli), nella gestione stessa degli archivi tradizionali.<\/li><li>Anche le procedure di protezione delle informazioni saranno rivoluzionate alla luce delle funzioni di <strong>security<\/strong> che caratterizzano i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-adottare-un-software-per-la-gestione-documentale-con-top-consult\">software per la gestione documentale<\/a>, veri e propri alleati per la compliance.<\/li><li>Pensando in digitale, <strong>interi <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow<\/a> possono essere dematerializzati<\/strong>. Grazie a una gestione integrata dei dati, ogni azienda pu\u00f2 offrire ai propri interlocutori la possibilit\u00e0 di scrivere, modificare e adattare, un modello di documento alle singole esigenze.<\/li><\/ul><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-30ab358 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"30ab358\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2bcf247 e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"2bcf247\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9e02db0 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9e02db0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4d1cf5f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"4d1cf5f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<strong>La guida per ottimizzare i processi di pagamento attraverso un software documentale<\/strong><\/span><span>&#8221; per scoprire come semplificare il flusso di lavoro integrando\u00a0<\/span><span>un modulo per la gestione dei processi di pagamento digitale nel sistema documentale riducendo errori e tempi di svolgimento delle attivit\u00e0 interne, e migliorando la visibilit\u00e0 sulle operazioni e\u00a0sull\u2019andamento del business.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5dcb571 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"5dcb571\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" id=\"hs-cta-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, '977aa1c0-d3ba-4a6c-972c-8557d46fc33f', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sostituire i documenti cartacei facendo dematerializzazione non \u00e8 realizzare il proprio processo di digitalizzazione. 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