{"id":23122,"date":"2026-02-25T19:53:06","date_gmt":"2026-02-25T18:53:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=23122"},"modified":"2026-05-20T18:19:51","modified_gmt":"2026-05-20T16:19:51","slug":"conservazione-sostitutiva-e-digitale-le-differenze-sostanziali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-sostitutiva-e-digitale-le-differenze-sostanziali","title":{"rendered":"Conservazione sostitutiva e digitale: le differenze sostanziali"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"23122\" class=\"elementor elementor-23122\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Mediante la conservazione sostitutiva (o conservazione elettronica a norma) i documenti cartacei possono essere sostituiti da file che abbiano pieno valore legale, ossia peso e rilevanza identici a quelli fisici. Con la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-le-figure-e-i-ruoli-previsti-per-la-conservazione-e-la-gestione-documentale\">conservazione digitale<\/a>, invece, solitamente si intende la gestione di documenti originariamente digitali.<\/p><p>La differenza non riguarda solo l\u2019abbandono della carta, quanto piuttosto la filosofia del processo di gestione e archiviazione documentale nel suo complesso. E, naturalmente, la vera sfida per le aziende \u00e8 inerente alla strategia adottata per implementare tale filosofia.<\/p><hr \/><h2>Conservazione sostitutiva e digitale: cosa bisogna garantire<\/h2><ul><\/ul><p>Le organizzazioni devono avere ben chiaro il fatto che fare conservazione a norma non equivale a un backup digitale dei dati, ma instaurare dei modelli di processo che prevedano lavorazioni sui documenti digitali compliant alla normativa. \u00c8, infatti, fondamentale ricordare che, sul fronte legale (sia rispetto a terzi in caso di contestazioni, sia per audit interni) optare per la conservazione sostitutiva (e non limitarsi a una semplice archiviazione) significa garantire ai propri documenti valenza probatoria.<\/p><p>In pratica, lato organizzativo procedurale con la conservazione sostitutiva realizzata secondo i dettami di legge, si mira alla creazione di un archivio sostitutivo a norma con tutto ci\u00f2 che esso comporta a livello di flussi di lavoro. Si compie cio\u00e8 un importantissimo passo nel proprio percorso di digitalizzazione. L\u2019intera <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">gestione documentale<\/a> (non il singolo foglio) \u00e8 impostata all\u2019insegna di una gestione pi\u00f9 snella e di una maggiore collaborazione tra dipartimenti (grazie al fatto di avere a disposizione un contenitore di documenti sempre e ovunque, consultabile da pi\u00f9 figure contemporaneamente).<\/p><h2>Un\u2019evoluzione normativa continua: cosa cambia<\/h2><p>Il 2025 ha portato con s\u00e9 importanti aggiornamenti normativi e tecnici riguardanti la conservazione sostitutiva e digitale. Tra le principali novit\u00e0, l&#8217;adozione di <strong>eIDAS 2.0<\/strong>, che ha aggiornato le normative europee sulla firma elettronica, l\u2019identit\u00e0 digitale e la validit\u00e0 legale dei documenti digitali. In particolare, \u00e8 <strong>prevista l\u2019adozione di meccanismi crittografici avanzati<\/strong>, in linea con<strong> eIDAS 2.0<\/strong>, per garantire la sicurezza e l\u2019integrit\u00e0 dei documenti conservati digitalmente.<\/p><p>Dal <strong>2025<\/strong> le aziende devono quindi seguire le nuove linee guida europee in materia di interoperabilit\u00e0, <strong>metadati e preservazione a lungo termine<\/strong>, che sono regolate dallo standard <strong>UNI 11386:2020 (SinCRO)<\/strong>, in coerenza con il <strong>modello OAIS<\/strong> per la preservazione a lungo termine.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/rpa-cassetto-doganale\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner_RPA_Cassetto_Doganale_761x200.gif\" alt=\"RPA &quot;Cassetto Doganale&quot; - automazione Doganale per Importazioni\" width=\"761\" height=\"200\" class=\"aligncenter wp-image-22735 size-full\" title=\"RPA &quot;Cassetto Doganale&quot; - automazione Doganale per Importazioni\" \/><\/a><\/p><hr \/><h2>Conservazione sostitutiva a norma: le regole da considerare<\/h2><p>Fare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/conservazione-digitale\">conservazione digitale a norma<\/a> costringe enti e imprese a lavorare su due piani. Da un lato, per uniformarsi alle regole, dall\u2019altro per compiere una profonda rivisitazione dei propri metodi di lavoro. \u00c8 utile che le regole siano vissute solo quale spunto per rinnovare pi\u00f9 radicalmente l\u2019organizzazione e per sfruttare le potenzialit\u00e0 tecnologiche. Ma partiamo con la normativa.<\/p><p>Secondo quanto stabilito dal <strong>DPCM del 13 novembre 2014<\/strong> e osservando quanto detto nelle <strong>Linee Guida AgID<\/strong>, un documento informatico deve essere identificabile in modo univoco e persistente ed essere immodificabile. Per testimoniare questo, vi si appone la firma digitale, una marca temporale e gli si fornisce un numero di protocollo.<\/p><p>Il ciclo di vita di tale documento dipender\u00e0 poi dai suoi contenuti, dal ruolo che ha all\u2019interno del processo e, ovviamente, da quel che dice la normativa in merito agli obblighi di conservazione (si pensi per esempio all\u2019obbligo temporale fissato in merito al mantenimento di documenti fiscali e di rilevanza civilistica).<\/p><p>A questo punto, serve fare riferimento a quanto stabilito per il processo di conservazione. Esso \u00e8 stato predisposto per assicurare quelle caratteristiche di immodificabilit\u00e0, autenticit\u00e0, integrit\u00e0 e leggibilit\u00e0 tipiche del documento informatico inalterate per lunghi periodi di tempo.<\/p><hr \/><h2>Conservazione dei documenti nel cloud: nuove opportunit\u00e0 e rischi<\/h2><p>Con l\u2019aumento dell\u2019adozione di soluzioni cloud, anche la conservazione sostitutiva e digitale sta subendo una trasformazione. I servizi di conservazione basati su cloud offrono maggiore flessibilit\u00e0, accessibilit\u00e0 e scalabilit\u00e0 rispetto alle soluzioni on-premise. Tuttavia, l\u2019utilizzo del cloud introduce anche nuove sfide, in particolare in termini di controllo dei dati e conformit\u00e0 normativa.<\/p><p>Le aziende devono garantire che i fornitori di servizi cloud siano certificati e conformi agli standard di sicurezza richiesti dalla legge italiana ed europea. Inoltre, \u00e8 fondamentale implementare meccanismi di verifica periodica per assicurarsi che i dati conservati nel cloud siano protetti e accessibili solo alle persone autorizzate.<\/p><p>Nello specifico, a settembre 2020 sono state pubblicate dall\u2019AgID le \u201c<strong>Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/strong>\u201d. Queste riportano le indicazioni da seguire per fare conservazione a norma. Tali Linee Guida <strong>restano la base regolatoria, integrata dagli aggiornamenti 2022\u20132025<\/strong> (es. Manuale di Conservazione obbligatorio, rafforzamento del ruolo del Responsabile della Conservazione, raccordo con <strong>eIDAS 2.0<\/strong> e standard di interoperabilit\u00e0).<\/p><p>Tra le novit\u00e0 inserite, vi \u00e8 la necessit\u00e0 di nominare la figura del <strong>Responsabile della Conservazione<\/strong>. Egli ha il compito di disegnare e poi attuare (e verificare che siano adottate) le misure necessarie per conservare i file. Queste sono scritte nel Manuale di Conservazione (obbligatorio dal 2022), un documento che illustra nel dettaglio le operazioni svolte sui documenti per garantirne la conservazione, i soggetti coinvolti nella loro gestione, le tecnologie, le policy di sicurezza e le infrastrutture adottate. Il Manuale deve essere periodicamente aggiornato per riflettere la situazione reale dei processi aziendali e, a garanzia della conformit\u00e0 nel tempo, \u00e8 prevista una verifica archivistica quinquennale (ogni 5 anni).<\/p><hr \/><h3>Archiviazione digitale: il potenziamento dell\u2019efficacia organizzativa nel rispetto della normativa vigente<\/h3><p>Mantenere aggiornato e protetto nel pieno rispetto della legislazione vigente il proprio archivio digitale \u00e8 una preziosa occasione per innalzare il livello di efficacia dell\u2019organizzazione.<\/p><p>I documenti correttamente conservati sono sempre disponibili per fornire risposte rapide a colleghi, clienti, partner e fornitori, non si dovr\u00e0 sprecare tempo per cercare informazioni in luoghi pi\u00f9 o meno lontani n\u00e9 per riporre poi i documenti consultati. E ci\u00f2 promuove anche opportunit\u00e0 di smart working e remote working che aumentano i livelli di produttivit\u00e0 e migliorano l\u2019immagine dell\u2019azienda in ottica di modernit\u00e0 ed efficienza.<\/p><p>Non solo, grazie alla conservazione sostitutiva e, pi\u00f9 in generale, a una gestione completamente digitale dei documenti si potranno impostare workflow documentali pi\u00f9 efficienti, ove possibile automatici affinch\u00e9 siano liberate risorse che possono essere spese per attivit\u00e0 a maggior valore.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2d66d52 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"2d66d52\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-d60ab16 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"d60ab16\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e959c44 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"e959c44\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ebb67f3 elementor-widget elementor-widget-saswp-faq-block\" data-id=\"ebb67f3\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"saswp-faq-block.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<ul>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-fe7b834\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Quali rischi comporta una conservazione documentale non conforme?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Una conservazione documentale non conforme pu\u00f2 compromettere il valore probatorio dei documenti in caso di audit, contenziosi o verifiche fiscali. Inoltre, l\u2019assenza di processi certificati espone l\u2019azienda a rischi operativi, perdita di tracciabilit\u00e0 e criticit\u00e0 nella governance delle informazioni.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-8b29ede\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Come cambia la governance documentale con il cloud?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Le soluzioni cloud aumentano accessibilit\u00e0 e scalabilit\u00e0, ma richiedono controlli pi\u00f9 rigorosi su sicurezza, accessi, localizzazione dei dati e continuit\u00e0 operativa. \u00c8 fondamentale verificare che il provider supporti requisiti normativi, policy di conservazione e livelli di servizio adeguati.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-8e9f2f3\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Quali documenti richiedono la conservazione a norma?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Tra i principali documenti soggetti a obblighi di conservazione rientrano fatture elettroniche, PEC, contratti, registri contabili, documentazione fiscale e documenti amministrativi con rilevanza legale o civilistica. I tempi di conservazione dipendono dalla normativa applicabile e dal contesto operativo.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-5e9f854\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Il backup dei dati pu\u00f2 sostituire la conservazione digitale?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">No. Un backup serve al recupero tecnico delle informazioni in caso di guasto o perdita dati, ma non garantisce autenticit\u00e0, integrit\u00e0, immodificabilit\u00e0 e valore legale nel tempo. La conservazione digitale a norma richiede processi, controlli e responsabilit\u00e0 ben definiti.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-6dbf10c\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Quale ruolo ha il Responsabile della Conservazione?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Il Responsabile della Conservazione definisce, supervisiona e verifica i processi necessari a garantire conformit\u00e0, sicurezza e leggibilit\u00e0 dei documenti nel tempo. Le Linee Guida AgID prevedono inoltre la presenza di un Manuale di Conservazione costantemente aggiornato.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-7da9376\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Come si integra la conservazione digitale con i processi aziendali?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">Le piattaforme documentali moderne integrano la conservazione direttamente nei workflow aziendali, automatizzando classificazione, archiviazione, firme elettroniche, protocollazione e gestione dei metadati. Questo riduce attivit\u00e0 manuali e migliora controllo e reperibilit\u00e0 delle informazioni.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-fbcbea2\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>La conservazione digitale supporta gli obiettivi di business continuity?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">S\u00ec. Una corretta strategia di conservazione contribuisce alla continuit\u00e0 operativa perch\u00e9 garantisce disponibilit\u00e0, accessibilit\u00e0 e recuperabilit\u00e0 dei documenti anche in scenari critici. Per questo il tema \u00e8 sempre pi\u00f9 collegato a resilienza digitale e governance del rischio.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-382f429\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Come influiscono eIDAS 2.0 e gli standard europei?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">L\u2019evoluzione normativa europea introduce requisiti pi\u00f9 avanzati in materia di interoperabilit\u00e0, identit\u00e0 digitale, firme elettroniche e protezione dei documenti informatici. Le aziende devono quindi adottare processi e tecnologie compatibili con standard europei e modelli di conservazione a lungo termine.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t<li class=\"elementor-repeater-item-5c49a6b\">\t\r\n\t\t\t\t<h3>Come valutare una piattaforma di conservazione documentale?<\/h3><p><p><span style=\"font-weight: 400\">\u00c8 importante considerare aspetti come conformit\u00e0 normativa, sicurezza, scalabilit\u00e0, integrazione con ERP e sistemi aziendali, gestione dei metadati, SLA, supporto ai workflow documentali e capacit\u00e0 di evolvere nel tempo insieme ai processi aziendali.<\/span><\/p><\/ul>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e2bc1b7 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"e2bc1b7\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3c290a2 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3c290a2\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4e22085 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"4e22085\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6de6a2f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"6de6a2f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5d2a42f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"5d2a42f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-394e7c1 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"394e7c1\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica ora la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<strong>Una guida alla corretta Conservazione Digitale dei documenti<\/strong>&#8220;. 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