{"id":24072,"date":"2024-09-09T18:48:46","date_gmt":"2024-09-09T16:48:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24072"},"modified":"2024-10-01T16:33:13","modified_gmt":"2024-10-01T14:33:13","slug":"intelligenza-artificiale-nella-gestione-documentale-strategie-e-approcci","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/intelligenza-artificiale-nella-gestione-documentale-strategie-e-approcci","title":{"rendered":"Intelligenza Artificiale nella gestione documentale: strategie e approcci"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24072\" class=\"elementor elementor-24072\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Il bisogno di <strong>efficienza e accessibilit\u00e0<\/strong> dei dati hanno guidato le organizzazioni in un percorso di rinnovo dei propri processi. La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-documenti-cartacei-9-step-per-una-trasformazione-immediata\">digitalizzazione<\/a> delle attivit\u00e0, anche in parte riconducibile a imposizioni legislative (basti pensare alla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/processo-fatturazione-elettronica-dematerializzare-ciclo-attivo-e-passivo\">fatturazione elettronica<\/a>) ha velocemente reso evidenti i propri effetti positivi in termine di <strong>efficienza e opportunit\u00e0 per offrire nuovi servizi<\/strong> sia agli addetti sia a partner di filiera e clienti finali.<\/p><p>Potenziare la propria <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-integrata-la-chiave-per-lefficienza-aziendale-a-360\">gestione documentale<\/a> utilizzando le tecnologie, inclusa l\u2019intelligenza artificiale, significa adottare un approccio strategico all\u2019organizzazione delle informazioni contenute nei documenti stessi.<\/p><p>La digitalizzazione delle aziende e dei loro processi si fonda sulla gestione documentale elettronica che assicura quella centralizzazione dei documenti che, a sua volta, promuove la possibilit\u00e0 di sfruttare meglio le informazioni, di creare servizi e flussi di lavoro nuovi.<\/p><p>L\u2019applicazione dell\u2019intelligenza artificiale alla gestione documentale consente di <strong>automatizzare alcune attivit\u00e0<\/strong>, rendendo pi\u00f9 snelli i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/rivoluzionare-il-workflow-documentale-strategie-avanzate\">workflow<\/a> di creazione, approvazione, classificazione, conservazione dei documenti, ma non solo. Funzionalit\u00e0 evolute di analisi permettono l\u2019elaborazione di insight che possono servire per un processo decisionale pi\u00f9 consapevole e oggettivo all\u2019interno delle organizzazioni.<\/p><p>Tutto questo, naturalmente, \u00e8 possibile premettendo massima <strong>sicurezza dei dati<\/strong> e policy organizzative che garantiscano protezione della privacy.<\/p><hr \/><h2>L&#8217;evoluzione dell\u2019approccio strategico alla Gestione Documentale: dall&#8217;analogico all&#8217;AI<\/h2><p>L\u2019evoluzione della gestione documentale sta comportando il passaggio in pochi anni dalla costruzione di archivi contenenti grandi quantit\u00e0 di carta a <strong>sistemi digitali capaci di immagazzinare, omogeneizzare, conservare e restituire file<\/strong>. La diffusione di pc e device mobili ha trasformato il modo di lavorare, da un lato, e dall\u2019altro ha determinato la necessit\u00e0 di <strong>accedere ai dati da dovunque<\/strong> ci si trovi.<\/p><p>Grazie alla digitalizzazione dei documenti e all\u2019uso di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-gestionali-microsoft-dynamics-integrati-con-una-piattaforma-documentale\">piattaforme documentali<\/a> potenti, complete e integrabili nell\u2019ecosistema applicativo, le organizzazioni hanno potuto sperimentare innovative metodologie di lavoro abilitando dallo smart working a rivoluzionarie modalit\u00e0 di impostare e redigere <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-ciclo-di-vita-di-un-contratto-digitale-le-5-fasi-principali\">contratti<\/a>, ordini.<\/p><p>In questa rapida trasformazione, l\u2019intelligenza artificiale aggiunge potenzialit\u00e0 significative.<\/p><p>Secondo i recentissimi dati pubblicati dall\u2019Osservatorio Artificial Intelligence, il mercato AI in Italia nel 2023 \u00e8 cresciuto del 52% (dopo un +32% del 2022). Analizzando l\u2019uso di questa tecnologia, si \u00e8 notato che la quota pi\u00f9 significativa (29%) della spesa \u00e8 legata a <strong>soluzioni per analizzare ed estrarre informazioni dai dati<\/strong> (Data Exploration &amp; Prediction, Decision Support &amp; Optimization Systems). Inoltre, nei dati si legge che vi \u00e8 un <strong>elevato potenziale di automazione<\/strong> riconducibile all\u2019IA.<\/p><hr \/><h2>Le applicazioni dell\u2019IA alla gestione documentale<\/h2><p>L&#8217;intelligenza artificiale gioca un ruolo cruciale nella gestione dei documenti, poich\u00e9 grazie a sofisticati algoritmi e modelli computazionali avanzati, \u00e8 capace di gestire diversi incarichi per <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo\">automatizzare i processi<\/a>. Vediamoli nel dettaglio.<\/p><ul><li><strong>Indicizzazione e classificazione: <\/strong>istruiti i sistemi con indicazioni precise inerenti a categorie, tag e metadati, l\u2019IA riesce a eseguire autonomamente la classificazione e ne migliora l\u2019efficienza. Grazie alle potenzialit\u00e0 dell\u2019apprendimento automatico, infatti, i sistemi analizzano i contenuti e suggeriscono categorie e keyword appropriate.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Robotic Process Automation: <\/strong>sfruttando funzioni <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/rpa-process-automation\">RPA<\/a>, le aziende possono delegare ai software task ripetitivi e di routine, dall\u2019invio di e-mail allo scambio di dati tra applicazioni diverse.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Riconoscimento dei caratteri: <\/strong>l&#8217;intelligenza artificiale \u00e8 anche un valido alleato per migliorare le funzionalit\u00e0 OCR &#8211; Optical Character Recognition, ovvero per convertire in digitale nel modo pi\u00f9 fedele possibile il documento cartaceo (anche immagini) e nel renderlo accessibile e ricercabile come qualsiasi altro.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Estrazione dei dati: <\/strong>l&#8217;intelligenza artificiale comprende i contenuti e trasforma informazioni destrutturate in dati che possono essere agevolmente rielaborati.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Monitoraggio del ciclo di vita del documento: <\/strong>i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">software per la gestione documentale<\/a> registrano e conservano tutte le versioni di un file, in modo che sia disponibile sempre e solo l\u2019ultima versione con tutte le informazioni necessarie sui vari passaggi. Grazie all\u2019AI \u00e8 possibile individuare scorrettezze, elementi mancanti, errori di distrazione.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Ottimizzazione dei flussi di lavoro: <\/strong>i sistemi pi\u00f9 evoluti monitorano lo svolgimento delle attivit\u00e0 e segnalano colli di bottiglia e anomalie nella produzione o smistamento dei documenti. Se necessario, sono in grado di riassegnare le risorse in modo da risolvere velocemente eventuali problemi.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Analisi predittiva: <\/strong>le piattaforme di gestione documentale restituiscono output personalizzati sul funzionamento dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-automatizzare-i-processi-aziendali-con-un-sistema-di-gestione-documentale\">processi documentali<\/a>, in base alle richieste degli utenti. Per fare un solo esempio, possono tenere traccia di informazioni come lo scadere dei vari contratti e, quindi, fornire in anticipo indicazioni sulle priorit\u00e0 lavorative.<\/li><\/ul><ul><li><strong>Sicurezza e privacy: <\/strong>mediante tecniche di intelligenza artificiale \u00e8 molto facile e immediato avere alert su anomali quali accessi inusuali, attivit\u00e0 che si discostano dalla normalit\u00e0 e dal flusso di lavoro standardizzate che sono identificate in tempo reale. I documenti risulteranno perci\u00f2 pi\u00f9 accurati, oltre che protetti.<\/li><\/ul><p><a title=\"Soluzioni di firma elettronica Top Consult\" href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\"><span style=\"font-weight: 400;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-firma-elettronica_761x200-v1.gif\" alt=\"Soluzioni di Firma Elettronica Top Consult\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><p><\/p><hr \/><h2>I vantaggi dell\u2019adozione dell\u2019AI nella gestione documentale<\/h2><p>La diffusione dell\u2019uso di AI nella gestione documentale determina una vasta gamma di benefici e, con l\u2019evoluzione della tecnologia, se ne sperimenteranno di nuovi. Partiamo dai principali gi\u00e0 attualmente ottenibili.<\/p><ul><li>Semplificazione della dematerializzazione dei documenti cartacei<\/li><li>Minimizzazione degli errori umani<\/li><li>Standardizzazione dei workflow operativi<\/li><li>Classificazione automatica<\/li><li>Ottimizzazione dei processi di archiviazione in funzione di ricerca e recupero delle informazioni<\/li><li>Miglioramento e automazione dei processi decisionali grazie alla disponibilit\u00e0 di dati certi<\/li><li>Risparmio di tempo e risorse<\/li><li>Adattabilit\u00e0 e scalabilit\u00e0<\/li><li>Integrazione con altri sistemi<\/li><li>Competitivit\u00e0 aziendale<\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-220edcfe box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"220edcfe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4624e0db e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"4624e0db\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-9f0fd2f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"9f0fd2f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c198456 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"c198456\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<b>Come offrire una migliore experience ai clienti nella digitalizzazione dei processi<\/b><\/span><span>&#8221; per scoprire quali sono i <\/span>passaggi che servono per integrare il pagamento elettronico all\u2019interno dei flussi documentali rivolti agli acquisti.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-49e8179 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"49e8179\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd\" id=\"hs-cta-900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, '900e8fec-6c6d-4248-b12b-8da328eb63dd', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Tantissimi sono i campi di applicazione dell\u2019intelligenza artificiale (IA) nella gestione documentale. 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