{"id":24178,"date":"2024-11-13T10:58:31","date_gmt":"2024-11-13T09:58:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24178"},"modified":"2025-06-13T18:28:28","modified_gmt":"2025-06-13T16:28:28","slug":"dallarchiviazione-manuale-allai-il-percorso-innovativo-nella-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dallarchiviazione-manuale-allai-il-percorso-innovativo-nella-gestione-documentale","title":{"rendered":"Dall\u2019archiviazione manuale all’AI: il percorso innovativo nella gestione documentale"},"content":{"rendered":"\t\t
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Passare dalla gestione manuale dei documenti a una pi\u00f9 efficiente e automatizzata gestione elettronica non significa solo liberare spazi negli uffici.<\/p>

Il personale e il management di varie organizzazioni hanno riconosciuto che la digitalizzazione<\/a> e l’intelligenza artificiale non solo semplificano le attivit\u00e0, ma portano anche alla creazione di nuovi modelli operativi<\/strong> e all’adozione crescente di servizi innovativi<\/strong>.<\/p>

I primi obiettivi che indubbiamente si raggiungono usando sistemi di document management all\u2019avanguardia integrati a 360\u00b0<\/a> sono: un\u2019organizzazione pi\u00f9 efficiente<\/strong> e accesso rapido, sicuro e da dovunque alle informazioni contenute nei documenti.<\/p>

Tra i primi passi da compiere per rivoluzionare davvero la gestione documentale<\/a><\/strong> vi \u00e8 quello di predisporre un sistema di archiviazione efficace<\/strong>.<\/p>

Andare oltre alla archiviazione<\/a> manuale, vuol dire prediligere il digitale e, nella fattispecie, adottare un processo di memorizzazione e organizzazione dei documenti (nativi digitali o dematerializzati) in un sistema centralizzato capace, tra l\u2019altro, di contenere varie tipologie di contenuti, tra cui immagini, video. Cos\u00ec facendo si superano i seguenti limiti che caratterizzano il processo tradizionale:<\/p>

  1. Spazio fisico<\/strong>: la conservazione cartacea richiede spazio fisico per i documenti, come scaffali, armadi e stanze, che pu\u00f2 essere costoso e limitato.<\/li>
  2. Accesso e ricerca<\/strong>: trovare documenti in un sistema di conservazione cartacea pu\u00f2 richiedere molto tempo e fatica. L’accesso ai documenti \u00e8 pi\u00f9 lento e meno efficiente rispetto alla ricerca elettronica.<\/li>
  3. Sicurezza<\/strong>: i documenti cartacei sono pi\u00f9 vulnerabili a danni fisici (incendi, allagamenti, deterioramento) e furti. Garantire la sicurezza dei documenti richiede misure aggiuntive.<\/li>
  4. Costo<\/strong>: la conservazione cartacea implica costi continui per materiali (carta, cartelle, etichette) e per il personale che gestisce l’archiviazione e la ricerca dei documenti.<\/li>
  5. Condivisione<\/strong>: condividere documenti cartacei richiede copie fisiche e trasporto, rendendo la collaborazione meno immediata rispetto alla condivisione digitale.<\/li>
  6. Efficienza operativa<\/strong>: la gestione manuale dei documenti \u00e8 pi\u00f9 soggetta a errori umani, come smarrimento o errata classificazione, e richiede pi\u00f9 tempo per aggiornamenti e modifiche.<\/li>
  7. Impatto ambientale<\/strong><\/a>: l’uso intensivo di carta contribuisce alla deforestazione e all’accumulo di rifiuti, mentre l’archiviazione elettronica \u00e8 pi\u00f9 sostenibile.<\/li>
  8. Backup e recupero<\/strong>: la perdita di documenti cartacei \u00e8 spesso irreversibile in caso di disastri, mentre i documenti elettronici possono essere facilmente salvati e recuperati con backup regolari<\/li><\/ol>

    Il passaggio da archiviazione manuale all\u2019archiviazione elettronica<\/h2>

    Ma come realizzare il passaggio da archiviazione manuale all\u2019archiviazione digitale<\/strong>? Prima di tutto serve valutare quali sono i documenti<\/strong> di cui ci si pu\u00f2 disfare (per non accumulare file inutili) e quelli che invece non devono essere eliminati per questioni legislative. In pratica, occorre analizzare il proprio archivio, cos\u00ec come il flusso documentale per delineare la situazione di partenza.<\/p>

    Altrettanto importante \u00e8 la scelta del documentale e del partner tecnologico<\/a> capaci di assicurare la fruibilit\u00e0 dei documenti in futuro.<\/p>

    Il passaggio dall’archiviazione manuale all’archiviazione elettronica automatizzata rappresenta un’evoluzione significativa nella gestione dei documenti digitali. Questo cambiamento implica l’adozione di tecnologie avanzate che permettono di automatizzare il processo di acquisizione, organizzazione e archiviazione dei documenti, riducendo il bisogno di intervento umano e minimizzando gli errori.<\/p>

    Nell’archiviazione manuale, i documenti devono essere caricati e classificati manualmente in un sistema elettronico, un processo che richiede tempo e precisione<\/strong>.<\/p>

    Con l’archiviazione elettronica automatizzata, invece, i documenti possono essere acquisiti direttamente da varie fonti, come scanner o email, e automaticamente categorizzati utilizzando algoritmi di intelligenza artificiale e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questo non solo velocizza l’intero processo, ma migliora anche l’accuratezza e la consistenza della gestione documentale<\/a>. Inoltre, l’automazione permette una ricerca pi\u00f9 rapida e precisa dei documenti, facilitando l’accesso alle informazioni e migliorando la produttivit\u00e0 complessiva dell’organizzazione<\/strong>. In sintesi, l’archiviazione elettronica automatizzata trasforma la gestione dei documenti in un processo pi\u00f9 efficiente, sicuro e affidabile.<\/p>

    Inoltre, \u00e8 importante distinguere l’archiviazione elettronica automatizzata dalla conservazione digitale<\/a>: mentre la prima si concentra sull’organizzazione e l’accesso efficiente ai documenti, la seconda assicura la preservazione a lungo termine e la conformit\u00e0 legale degli stessi, mantenendoli autentici, integri e leggibili nel tempo.<\/p>

    \"Come<\/a><\/p>

    Perch\u00e9 applicare l’intelligenza artificiale alla gestione elettronica dei documenti<\/h2>

    Secondo gli studiosi dell\u2019Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2023, la gran parte degli investimenti in ambito AI<\/a> \u00e8 stata destinata a \u201csoluzioni di analisi e interpretazione testi per ricerca semantica, di classificazione, sintesi e spiegazione di documenti o agenti conversazionali tradizionali\u201d.<\/p>

    In generale, sinora alle tecnologie di intelligenza artificiale \u00e8 stato affidato il compito di automatizzare attivit\u00e0 a basso valore aggiunto e ripetitive<\/strong>, e questo pu\u00f2 essere molto utile anche in ambito documentale. L\u2019AI \u00e8, infatti, capace di eseguire molteplici operazioni sui documenti. Eccone alcune.<\/p>

    Si pensi, per esempio, alla dematerializzazione<\/a> di grandi archivi (di contratti, cartelle cliniche, documenti legali e notarili). Le soluzioni di gestione documentale<\/a> pi\u00f9 evolute sono in grado, come abbiamo visto, di estrarre i dati opportuni<\/strong> per la loro catalogazione appena sono sottoposti a scansione.<\/p>

    A questo punto saranno semplificate le operazioni di creazione di gerarchie<\/strong> tra documenti e, a valle, anche la loro archiviazione corretta. D\u2019altra parte, l\u2019intelligenza artificiale<\/strong> promuove un pi\u00f9 efficiente e coerente processo di ricerca dei dati<\/strong>. La capacit\u00e0 di correlazione tra dati, prerogativa dell\u2019AI, render\u00e0 risolvibili anche le query pi\u00f9 complesse.<\/p>

    Tecniche di RPA<\/strong> <\/a>\u2013 Robotic Process Automation e Machine Learning (apprendimento automatico) favoriranno approcci di automatizzazione delle attivit\u00e0. L\u2019intelligenza artificiale \u00e8 anche un valido supporto dal punto di vista della sicurezza dei dati<\/strong>. Analisi comportamentali aiutano a identificare comportamenti anomali sui documenti e sui dati in essi contenuti.<\/p>

    I vantaggi dell\u2019AI nella gestione documentale<\/h2>

    Grazie alle pi\u00f9 innovative funzionalit\u00e0 di intelligenza artificiale le imprese potranno immediatamente beneficiare dei seguenti vantaggi.<\/p>