{"id":24189,"date":"2024-10-17T11:14:54","date_gmt":"2024-10-17T09:14:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24189"},"modified":"2024-10-18T15:22:58","modified_gmt":"2024-10-18T13:22:58","slug":"software-gestione-documentale-come-implementarlo-al-meglio-anche-da-mobile","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-gestione-documentale-come-implementarlo-al-meglio-anche-da-mobile","title":{"rendered":"Software gestione documentale: come implementarlo al meglio anche da mobile"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24189\" class=\"elementor elementor-24189\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Estendere la possibilit\u00e0 di sfruttare il software per la gestione documentale sempre e ovunque: questa \u00e8 la fondamentale prerogativa di una piattaforma per il document management accessibile anche da mobile.<\/p><p>La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/limpatto-della-gestione-documentale-nel-cloud-tendenze-e-previsioni\">gestione documentale<\/a> elettronica e, ancor di pi\u00f9, i <strong>software di document management<\/strong> accessibili da mobile, garantiscono efficienza e flessibilit\u00e0 a praticamente tutti i dipartimenti aziendali. Con applicazioni di questo tipo, infatti, \u00e8 possibile consultare, modificare e condividere in piena sicurezza i documenti necessari per il lavoro attraverso qualsiasi dispositivo, dallo smartphone ai tablet, passando ovviamente per i PC.<\/p><p>Contare sulla gestione documentale da mobile significa sapere di avere sempre a disposizione l\u2019intero ufficio con tutto ci\u00f2 che in esso \u00e8 contenuto. Grazie alla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-come-evitare-i-rischi-piu-comuni\">gestione documentale<\/a> accessibile in mobilit\u00e0 \u00e8 possibile avere tutte le informazioni su un determinato cliente mentre lo si ha di fronte. I collaboratori hanno facolt\u00e0 di creare e\/o modificare i documenti sui propri dispositivi e sincronizzarli con il sistema principale, senza neanche il bisogno di fare ritorno in azienda.<\/p><hr \/><h2>I benefici ottenibili con un software per la gestione documentale da mobile<\/h2><p>I sistemi digitali per il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/7-step-per-creare-e-implementare-una-strategia-di-document-management\">document management<\/a> sfruttabili anche da remoto offrono i seguenti vantaggi.<\/p><ul><li><strong>Accessibilit\u00e0 e flessibilit\u00e0.<\/strong> Le informazioni contenute nei documenti sono sempre disponibili, senza bisogno di essere a una scrivania. Tanto pi\u00f9 il software usato \u00e8 evoluto quanto pi\u00f9 sar\u00e0 potente il suo motore di ricerca capace di rispondere velocemente alle richieste degli utilizzatori che ogni volta differiscono in base al loro ruolo.<\/li><li><strong>Collaborazione in tempo reale.<\/strong> I file possono essere creati, aggiornati, condivisi e sincronizzati sempre e ovunque. Ci\u00f2 significa che tutti gli interessati a un processo sanno ci\u00f2 che sta accadendo; cos\u00ec facendo i flussi di lavoro scorrono pi\u00f9 velocemente, senza subire i ritardi dovuti a spostamenti, apposizione di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\">firme<\/a> e cos\u00ec via.<\/li><li><strong>Risparmio di tempo e aumento della produttivit\u00e0<\/strong>. Per raccogliere le informazioni e verificare che siano le pi\u00f9 aggiornate, per ottenere le approvazioni e cos\u00ec via occorre tempo. Accedere e contribuire al flusso di lavoro anche in mobilit\u00e0 si traduce nell\u2019opportunit\u00e0 di incrementare il proprio livello di produttivit\u00e0.<\/li><li><strong>Sicurezza delle informazioni.<\/strong> Utilizzando applicazioni avanzate (dotate di tecniche di data protection &#8211; quali quelle crittografiche &#8211; e di chiare policy di valutazione e accettazione del rischio e dei processi e delle infrastrutture) si \u00e8 certi che solo gli utenti con i diritti di accesso possono consultare le informazioni.<\/li><\/ul><p><a title=\"Soluzioni di firma elettronica Top Consult\" href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\"><span style=\"font-weight: 400;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-firma-elettronica_761x200-v1.gif\" alt=\"Soluzioni di Firma Elettronica Top Consult\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><hr \/><h3>Quali caratteristiche deve avere un software per la gestione documentale da mobile<\/h3><p>Velocit\u00e0, accessibilit\u00e0, fruibilit\u00e0 e condivisione. Questi sono i 4 principi sulla base dei quali \u00e8 costruito il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">software di gestione documentale<\/a> ideale. Ma vediamo pi\u00f9 nel dettaglio quali sono le caratteristiche che lo devono contraddistinguere per essere certi di avere scelto una soluzione tecnologicamente avanzata.<\/p><ul><li>disponibilit\u00e0 sia in house che in cloud;<\/li><li>interfaccia smart per caricare e scaricare dati in modo intuitivo;<\/li><li>basato su architettura enterprise con funzionalit\u00e0 di fault tolerance e load balancing per rispondere alle necessit\u00e0;<\/li><li>possibilit\u00e0 di archiviare i file con tag personalizzati;<\/li><li>opportunit\u00e0 di disegnare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/workflow-documentale\">workflow collaborativi<\/a>, rimuovendo le rigidit\u00e0;<\/li><li>integrazione di strumenti di condivisione e aggiornamento immediati;<\/li><li>gestione di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fattura-elettronica-passaggi-chiave-per-lemissione-e-invio-efficiente\">fatturazione elettronica<\/a> e<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-on-premise-vs-outsourcing-guida-esclusiva\"> conservazione<\/a> nel pieno rispetto delle pi\u00f9 recenti normative<\/li><\/ul><hr \/><h2>Implementazione di un software di gestione documentale da mobile<\/h2><p>Adottare una soluzione per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/esempi-pratici-gestione-documentale-collaborativa\">gestione documentale<\/a> da mobile, comporta una serie di passaggi che non implicano solo rinnovamenti tecnologici. Una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/topmedia-social-ned-la-gestione-documentale-on-premise-o-in-cloud\">piattaforma documentale<\/a> introduce nuove modalit\u00e0 operative e, inevitabilmente, comporta <strong>attivit\u00e0 di change management<\/strong>.<\/p><p>\u00c8, perci\u00f2, importante poter contare su un partner tecnologico che abbia anche competenze consulenziali e possa portare la propria esperienza. Un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">sistema di document management<\/a>, di per s\u00e9, \u00e8 semplice, ma svolge un ruolo delicato nell\u2019organizzazione perch\u00e9 va a innestarsi in tantissimi aspetti di quest\u2019ultima.<\/p><p>Ecco, quindi, i passi specifici da compiere per porsi al riparo dal rischio di non ottenere tutti i benefici possibili o di rallentare il percorso di innovazione.<\/p><ul><li>Analisi dei <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo\">processi documentali<\/a> precedentemente all\u2019introduzione della nuova tecnologia.<\/li><li>Coinvolgimento degli stakeholder (che, oltre naturalmente all\u2019IT, includono specialisti del partner).<\/li><li>Predisposizione degli obiettivi.<\/li><li>Pianificazione del progetto e disegno della strategia.<\/li><li>Personalizzazione e configurazione del software prescelto.<\/li><li>Creazione dei requisiti che devono caratterizzare i documenti.<\/li><li>Implementazione dei nuovi processi.<\/li><li>Configurazione delle web app e sincronizzazione.<\/li><li>Istruzione sulle policy di accesso.<\/li><li>Formazione del personale.<\/li><li>Raccolta dei feedback degli utenti per innescare un circolo virtuoso di aggiornamenti.<\/li><li>Monitoraggio delle performance del sistema.<\/li><li>Gestione degli aggiornamenti software.<\/li><li>Supporto tecnico per la risoluzione di eventuali criticit\u00e0.<\/li><\/ul><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-cde724b box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"cde724b\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-aa1439f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"aa1439f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3cbceab elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3cbceab\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b33ec44 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"b33ec44\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica la tua copia gratuita dell\u2019esclusivo e-book: \u201c<\/span><strong>Workflow management: comprenderlo, applicarlo e goderne i vantaggi<\/strong><span>\u201c, per approfondire come i sistemi di gestione dei workflow possono migliorare l&#8217;efficienza e semplificare i tuoi processi.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7083edf elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"7083edf\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6\" id=\"hs-cta-a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, 'a9f0f1d6-9228-4e3a-8094-77074c56bdc6', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gestione documentale mobile: efficienza e flessibilit\u00e0 per tutti i dipartimenti aziendali, con accesso sicuro a documenti da qualsiasi dispositivo. 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