{"id":24215,"date":"2024-12-18T15:33:52","date_gmt":"2024-12-18T14:33:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24215"},"modified":"2024-12-18T15:33:52","modified_gmt":"2024-12-18T14:33:52","slug":"archiviazione-elettronica-come-rimodellare-la-gestione-documentale-con-eidas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/archiviazione-elettronica-come-rimodellare-la-gestione-documentale-con-eidas","title":{"rendered":"Archiviazione Elettronica: come rimodellare la gestione documentale con eIDAS"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24215\" class=\"elementor elementor-24215\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Con archiviazione elettronica si intende la <strong>metodologia tecnica e procedurale<\/strong> usata per <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-sostitutiva-e-digitale-le-differenze-sostanziali\">conservare documenti in formato digitale<\/a>. Tra i principali fattori che determinano la compliance legislativa del processo di archiviazione elettronica vi \u00e8 l\u2019<strong>utilizzo di piattaforme software che supportino la conformit\u00e0 a eIDAS<\/strong> &#8211; Electronic Identification, Authentication, and Trust Services.<\/p><p>Secondo quanto stabilito con il recente<strong> eIDAS 2.0<\/strong>, soluzioni che soddisfano tale requisito devono integrare funzionalit\u00e0 di marcatura temporale, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\">firma elettronica<\/a> e consegna certificata, cos\u00ec come permettere la verifica dell\u2019identit\u00e0 degli utenti.<\/p><p>Alla luce di tutto questo risulta evidente il fatto che per essere certi di realizzare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/archiviazione-documentale-benefici-e-soluzioni-per-farla-al-meglio\">archiviazione elettronica<\/a> a norma \u00e8 necessario entrare in merito all\u2019intera organizzazione del processo.<\/p><hr \/><h2>Come l&#8217;archiviazione elettronica sta trasformando la gestione documentale aziendale secondo eIDAS<\/h2><ul><\/ul><p>Con la progressiva <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-documenti-cartacei-9-step-per-una-trasformazione-immediata\">digitalizzazione<\/a> delle attivit\u00e0 si sta rendendo sempre pi\u00f9 indispensabile poter contare su un <strong>archivio digitale, centralizzato, aggiornato, non ridondante, sempre disponibile<\/strong>. Le aziende stanno quindi via via abbandonando i documenti cartacei (con tutti gli sprechi di tempo e risorse che essi comportano) preferendo loro l\u2019uso di file digitali, che non hanno bisogno di spazi fisici, sono velocemente organizzabili e condivisibili.<\/p><p>Per costruire un hub di documenti digitali caratterizzati da validit\u00e0 legale e fare correttamente archiviazione elettronica, le aziende italiane devono necessariamente <strong>rifarsi ai principi legislativi di conservazione a norma, sanciti dal CAD<\/strong> \u2013 Codice dell\u2019Amministrazione Digitale, per garantire autenticit\u00e0, integrit\u00e0, affidabilit\u00e0, leggibilit\u00e0 e reperibilit\u00e0 nel tempo. Anche la legislazione europea con il regolamento eIDAS ha deciso di disciplinare l\u2019archiviazione elettronica al fine di stabilire regole e standard obbligatori per tutti. \u00c8, in particolare, con eIDAS 2.0 che si introducono interessanti novit\u00e0 pensate per superare le normative nazionali.<\/p><p>In base a quanto stabilito nell\u2019ultima versione di eIDAS, l\u2019archiviazione elettronica, o meglio, il servizio e-Archiving \u00e8 inserito tra i servizi fiduciari. Esso, nello specifico, \u00e8 definito <strong><em>\u201cun servizio che garantisce la ricezione, l\u2019archiviazione, il recupero e la cancellazione di dati e documenti elettronici al fine di garantirne la durabilit\u00e0 e la leggibilit\u00e0 nonch\u00e9 di preservarne l\u2019integrit\u00e0, la riservatezza e la prova dell\u2019origine durante tutto il periodo di conservazione\u201d.<\/em><\/strong><\/p><p>Con eIDAS 2.0 il legislatore europeo ha voluto <strong>promuovere l\u2019interoperabilit\u00e0<\/strong> tra Paesi, agevolando la possibilit\u00e0 di <strong>sfruttare i benefici della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-documenti-i-vantaggi-di-un-sistema-integrato\">conservazione a norma<\/a><\/strong>.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/rpa-cassetto-doganale\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner_RPA_Cassetto_Doganale_761x200.gif\" alt=\"RPA &quot;Cassetto Doganale&quot; - automazione Doganale per Importazioni\" width=\"761\" height=\"200\" class=\"aligncenter wp-image-22735 size-full\" title=\"RPA &quot;Cassetto Doganale&quot; - automazione Doganale per Importazioni\" \/><\/a><\/p><hr \/><h3>L\u2019utilit\u00e0 del Regolamento europeo eIDAS<\/h3><p>La Commissione europea pone tra i propri obbiettivi quello di <strong>sostenere le dinamiche di mercato<\/strong> e, in tale contesto, si \u00e8 resa conto della necessit\u00e0 di <strong>regolamentare la produzione e <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-i-vantaggi-della-conservazione-digitale-dei-documenti-aziendali\">conservazione dei documenti elettronici<\/a><\/strong>. E questo anche perch\u00e9 in alcuni Paesi (quali l\u2019Italia) esistevano, prima che in altri, normative a questo proposito.<\/p><p>Con la prima versione di eIDAS (in vigore dal 2016) \u00e8 stata istituita una lista di servizi fiduciari qualificati tra cui la conservazione qualificata delle <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/servizio-firma-elettronica-documenti-per-tutti-integrabile-via-rest\">firme<\/a> e dei sigilli qualificati (art 34 e 40 del primo regolamento eIDAS).<br \/>Il servizio di <strong>archiviazione elettronica<\/strong>, con eIDAS 2.0, si va ad affiancare a questi.<\/p><p>Fine ultimo di questa novit\u00e0 \u00e8:<\/p><ul><li>facilitare a tutti i cittadini dell\u2019Unione l\u2019accesso ai servizi pubblici e la possibilit\u00e0 di effettuare transazioni sicure tra i cittadini stessi e le imprese e le Pubbliche amministrazioni,<\/li><li>contribuire a creare le basi per costruire l\u2019European digital market.<\/li><\/ul><hr \/><h3>Sistemi di archiviazione elettronica, i vantaggi di processo che si possono ottenere<\/h3><p>Essere compliance alle normative <strong>non significa solo porsi al riparo da rischi di sanzioni<\/strong>. Come spesso \u00e8 capitato (basti pensare all\u2019obbligo di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/processo-fatturazione-elettronica-dematerializzare-ciclo-attivo-e-passivo\">fatturazione elettronica<\/a> e alle opportunit\u00e0 di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-del-processo-amministrativo-automatizzato-rischi-e-benefici\">digitalizzazione<\/a> che esso ha aperto) le novit\u00e0 che si sono dovute introdurre nei propri processi hanno generato vantaggi.<\/p><p>Anche con l\u2019affermazione a livello continentale del servizio di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-ai-software-di-archiviazione-documenti-e-digitalizzazione-aziendale\">archiviazione elettronica<\/a> succeder\u00e0 la stessa cosa. In particolar modo in Italia, che <strong>vanta un primato per presenza di Qualified Trust Service provider<\/strong>, per le aziende che rimodelleranno i processi alla luce della nuova normativa, sar\u00e0 pi\u00f9 facile poter godere dei seguenti benefici.<\/p><ul><li>Garanzia di autenticit\u00e0 e integrit\u00e0 dell\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dematerializzazione-e-digitalizzazione-tecniche-e-metodi-per-sostituire-i-documenti-cartacei\">archivio digitale<\/a> che man mano si costruisce.<\/li><li>Piena validit\u00e0 legale in tutti i Paesi membri di quanto conservato.<\/li><li>Riduzione del rischio di frodi, falsificazione di identit\u00e0 e <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/valore-probatorio-della-firma-digitale-cosa-dice-la-normativa\">firme digitali<\/a>.<\/li><li>Minimizzazione dei pericoli di accessi non autorizzati ai documenti.<\/li><\/ul><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4e22085 box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"4e22085\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6de6a2f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"6de6a2f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-5d2a42f elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"5d2a42f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-394e7c1 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"394e7c1\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span>Scarica ora la tua copia gratuita dell&#8217;e-book: &#8220;<strong>Una guida alla corretta Conservazione Digitale dei documenti<\/strong>&#8220;. 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