{"id":24223,"date":"2024-12-02T13:07:14","date_gmt":"2024-12-02T12:07:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24223"},"modified":"2024-12-02T13:07:14","modified_gmt":"2024-12-02T12:07:14","slug":"gestione-documentale-in-cloud-come-superare-le-sfide-e-massimizzare-i-benefici","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-in-cloud-come-superare-le-sfide-e-massimizzare-i-benefici","title":{"rendered":"Gestione Documentale in Cloud: come superare le sfide e massimizzare i benefici"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24223\" class=\"elementor elementor-24223\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p style=\"text-align: left;\">La <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/topmedia-social-ned-la-gestione-documentale-on-premise-o-in-cloud\">gestione documentale in cloud<\/a> consente di <strong>oltrepassare i limiti<\/strong> che caratterizzano le piattaforme software pi\u00f9 tradizionali. I sistemi digitali hanno, infatti, consentito di centralizzare i documenti, preservarne l\u2019integrit\u00e0, agevolarne la condivisione. Ma, se tali sistemi restano accessibili solo all\u2019interno delle mura aziendali, inevitabilmente l\u2019interoperabilit\u00e0 tra addetti e collaboratori \u00e8 limitata.<\/p><p>Utilizzare una suite <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">software per la gestione documentale<\/a> in <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-le-soluzioni-di-gestione-documentale-in-cloud\"><strong>cloud<\/strong><\/a> promuove <strong>efficienza, flessibilit\u00e0 e il diffondersi di modelli di lavoro pi\u00f9 innovativi<\/strong>.<\/p><hr \/><h2>Perch\u00e9 applicare il paradigma cloud alla\u00a0gestione documentale<\/h2><p>Poter reperire un documento sempre e ovunque se ne abbia bisogno, solo connettendosi a Internet. Questa la ragione per la quale il cloud d\u00e0 una marcia in pi\u00f9 alla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/sistemi-di-gestione-documentale-come-guidare-al-cambiamento-e-dematerializzare-i-processi\"><strong>gestione documentale<\/strong><\/a>. Grazie al <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">software documentale<\/a> sfruttabile dalla nuvola, le <strong>attivit\u00e0 possono concretamente essere pi\u00f9 veloci<\/strong>. Le organizzazioni, inoltre, mediante questa soluzione, sono facilitate a <strong>rivedere i propri processi<\/strong> annullando, per esempio, il bisogno di far tornare i dipendenti o i venditori in sede per far modificare\/autorizzare ordini e <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-ciclo-di-vita-di-un-contratto-digitale-le-5-fasi-principali\">contratti<\/a>, rivedendo i processi approvativi cos\u00ec come, pi\u00f9 in generale, tutti i loro <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow<\/a>.<\/p><p>Creazione, ricerca, condivisione e archiviazione di documenti, grazie al cloud, sono rese <strong>pi\u00f9 fluide<\/strong> ma allo stesso tempo pi\u00f9 sicure. I servizi cloud offrono livelli di <strong>security e compliance<\/strong> alle normative sulla privacy dei dati elevati, garantiti dal cloud provider.<\/p><h2><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/Gestione_Documentale_Tradizionale_verso_Cloud.jpg\" alt=\"Tradizione VS Cloud nella gestione documentale\" width=\"655\" height=\"278\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 aligncenter wp-image-24253 size-full\" style=\"font-size: 16px; text-align: center;\" title=\"Tradizione VS Cloud nella gestione documentale\" srcset=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/Gestione_Documentale_Tradizionale_verso_Cloud.jpg 655w, https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/Gestione_Documentale_Tradizionale_verso_Cloud-300x127.jpg 300w\" sizes=\"(max-width: 655px) 100vw, 655px\" \/><\/h2><hr \/><h2>Tradizione VS Cloud nella gestione documentale<\/h2><p>Le aziende che necessitano di una piattaforma per il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-il-document-management-puo-aiutarti-a-rispettare-le-normative-sulla-privacy\">document management<\/a> devono prima di tutto stabilire se <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/topmedia-social-ned-la-gestione-documentale-on-premise-o-in-cloud\">sceglierne una on-premise o in cloud<\/a>. I criteri di scelta riguardano:<\/p><ul><li><strong>Accessibilit\u00e0<\/strong>: per definizione il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-servizi-in-cloud-di-top-consult-un-connettore-dedicato-per-ogni-erp\">cloud<\/a> consente di usare i software con il solo e unico presupposto che sia presente una connessione al Web, con una soluzione on premise lavoro da remoto e smart working sono impossibili.<\/li><li><strong>Scalabilit\u00e0<\/strong>: con una soluzione on premise l\u2019implementazione di nuove risorse richiede tempistiche lunghe e investimenti difficilmente pianificabili.<\/li><li><strong>Security<\/strong>: un indubbio maggior controllo sui dati (nel caso di soluzioni tradizionali) archiviati all\u2019interno dell\u2019azienda ha il risvolto negativo dell\u2019onerosa responsabilit\u00e0 in termini di protezione.<\/li><li><strong>Costi<\/strong>: elevati costi iniziali e spese per aggiornamenti e personali si annullano quando si fa ricorso al cloud, che ha un modello di pagamento basato sull\u2019uso.<\/li><li><strong>Aggiornamenti<\/strong>: nel caso dell\u2019opzione \u201cnuvola\u201d, al pari della manutenzione hardware anche gli aggiornamenti e miglioramenti del software sono in capo al cloud provider.<\/li><\/ul><hr \/><h3>I benefici della gestione documentale in cloud<\/h3><p>La gestione in cloud dei documenti conviene alle aziende, oltre che naturalmente all\u2019ambiente. Ecco in breve perch\u00e9.<\/p><ul><li><strong>Risparmio iniziale<\/strong>: i software erogati in cloud offrono <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-in-cloud-caratteristiche-e-vantaggi\">vantaggi<\/a> economici immediati poich\u00e9 non richiedono investimenti iniziali per l&#8217;acquisto di hardware o licenze. Tuttavia, \u00e8 importante considerare i costi ricorrenti, come il pagamento di un canone, necessari per usufruire del servizio nel lungo termine. Con l&#8217;hardware del provider, l&#8217;azienda utente non deve preoccuparsi dell&#8217;installazione di macchine locali, ma deve valutare attentamente il modello di abbonamento proposto.<\/li><li><strong>Continuit\u00e0 di servizio e affidabilit\u00e0<\/strong>: gli applicativi in cloud assicurano disponibilit\u00e0 sempre e ovunque, dunque, con una <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-scegliere-la-piattaforma-documentale-topmedia-social-ned\">piattaforma documentale<\/a> in cloud, gli utenti hanno accesso distribuito ai documenti.<\/li><li><strong>Economicit\u00e0 e scalabilit\u00e0<\/strong>: le aziende, grazie alla formula \u201cpay-as-you-go\u201d pagano solo per l\u2019effettivo uso dei vari tool offerti dal software, per i volumi di documenti trattati e per il numero di utilizzatori. Secondo tale logica, un servizio in cloud si contraddistingue per essere scalabile. A seconda del bisogno, il numero di utilizzatori pu\u00f2 essere esteso e ridotto attivando le opzioni comodamente via Web.<\/li><li><strong>Assistenza applicativa<\/strong>. cos\u00ec come non ci si deve preoccupare dell\u2019hardware, anche per eventuali problemi connessi strettamente al software il responsabile \u00e8 il fornitore.<\/li><li><strong>Agilit\u00e0<\/strong> nell\u2019implementazione di nuovi processi, soprattutto in ottica di mobilit\u00e0 e smart working, e nell\u2019accompagnare la crescita del business (e, dunque, della documentazione scambiata) con massima flessibilit\u00e0.<\/li><li><strong>Maggior coinvolgimento e collaborazione<\/strong> tra gli addetti.<\/li><li><strong>Riduzione dell\u2019impatto ambientale<\/strong>, sia perch\u00e9 diminuisce il bisogno di carta e stampa, sia perch\u00e9 viene minimizzata la necessit\u00e0 di spostamenti per portare a termine i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo\">processi documentali<\/a>.<\/li><li><strong>Sicurezza<\/strong>: le piattaforme documentali pi\u00f9 avanzate integrano tecniche per tutelare la riservatezza, anche in occasione di accessi in mobilit\u00e0.<\/li><li><strong>Diffusione di cultura digitale<\/strong> e apertura all\u2019innovazione.<\/li><\/ul><p><a title=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-dei-documenti-digitali-e-workflow-management\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 alignnone\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/banner-cp-workflow.gif\" alt=\"Scarica la copia gratuita dell'e-book\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p><hr \/><h2>Quali best practice per ottimizzare la gestione documentale in cloud<\/h2><p>Le document management platform, in generale e soprattutto in cloud, sono molto efficaci, ma devono essere correttamente implementate e utilizzate, solo cos\u00ec \u00e8 <strong>possibile massimizzarne i benefici<\/strong>. Qui di seguito qualche suggerimento per realizzare una strategia di successo, una volta che (valutati i criteri qui sopra esposti) si \u00e8 scelta una soluzione di gestione documentale in cloud.<\/p><ul><li><strong>Definizione degli obiettivi<\/strong>, partendo dall\u2019analisi della situazione esistente e, magari predisponendo, iniziative circoscritte (per esempio, cominciando con il servizio di conservazione) si andr\u00e0 a scrivere la roadmap di rinnovo delle modalit\u00e0 operative.<\/li><li><strong>Organizzazione dei documenti<\/strong> in modo coerente, predisponente tag e metadati necessari per archiviazione e recupero dei documenti. La tassonomia far\u00e0 riferimento a tutti i potenziali file che potranno essere gestiti dagli utenti, a prescindere, per esempio, dalla filiale e dal ruolo in cui essi si trovano.<\/li><li><strong>Gestione dei permessi di accesso<\/strong>. Soprattutto quando la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">gestione documentale<\/a> avviene in cloud, al di fuori dei confini dell\u2019azienda, \u00e8 fondamentale fornire le autorizzazioni a tutti e solo a quelli che possono creare, modificare o solamente consultare ogni singolo file in modo da porsi al riparo da rischi di compromissioni di dati da parte di malintenzionati (si pu\u00f2, a tal proposito per esempio, valutare l&#8217;autenticazione a pi\u00f9 fattori (MFA).<\/li><li><strong>Disegno del workflow<\/strong>, ogni realt\u00e0 pu\u00f2 decidere come far funzionare il flusso di documenti, abilitando o meno interventi sulle varie versioni, tenendo traccia, stabilendo la trasmissione di alert e notifiche per coinvolgere gli utenti (essendo, naturalmente, consapevoli che la soluzione pu\u00f2 coinvolgere in tempo reale qualunque collaboratore, essendo appunto erogata in cloud).<\/li><li><strong>Predisposizione della migrazione dei dati<\/strong> e delle eventuali <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/integrazione-documentale-e-gestionale-per-massimizzare-la-produttivita-top-consult-e-agic-technology\">integrazioni con altri applicativi<\/a>.<br \/>Formazione. Ciascun possibile utilizzatore della piattaforma deve essere al corrente delle capacit\u00e0 della tecnologia e sollecitato a beneficiarne.<\/li><li><strong>Pianificazione di momenti di verifica<\/strong>. Aggiornamenti, manutenzione, supporto tecnico tutto questo \u00e8 solitamente compito del cloud provider. \u00c8 molto utile che si stabiliscano occasioni di confronto con quest\u2019ultimo per essere sempre consapevoli delle potenzialit\u00e0 della tecnologia e pronti a recepire nuove opportunit\u00e0 di efficientamento.<\/li><\/ul><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-cde724b box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"cde724b\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-aa1439f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"aa1439f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3cbceab elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3cbceab\" 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