{"id":24285,"date":"2024-10-25T16:47:58","date_gmt":"2024-10-25T14:47:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24285"},"modified":"2025-01-16T12:14:22","modified_gmt":"2025-01-16T11:14:22","slug":"flussi-di-lavoro-automatizzati-come-semplificare-la-gestione-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/flussi-di-lavoro-automatizzati-come-semplificare-la-gestione-dei-documenti","title":{"rendered":"Flussi di lavoro automatizzati: come semplificare la gestione dei documenti"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24285\" class=\"elementor elementor-24285\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p style=\"text-align: left;\">Con flussi di lavoro automatizzati si intende l\u2019insieme di azioni (l\u2019una collegata all\u2019altra) che, sfruttando sistemi digitali, sono gestiti e svolti in automatico, in tutto o in parte, da piattaforme documentali. Obiettivo della creazione di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo\">flussi di lavoro automatizzati<\/a> \u00e8 quello di <strong>ridurre al minimo l\u2019intervento manuale<\/strong> nello scorrimento del flusso stesso. Questo \u00e8 vero anche per la gestione documentale che, una volta impostata e stabilite le sequenze di operazioni da svolgere, pu\u00f2 eseguirsi in autonomia e in maniera <strong>standardizzata<\/strong> rendendo pi\u00f9 semplici le attivit\u00e0 degli addetti. Automatizzare significa, in concreto, maggiore <strong>produttivit\u00e0<\/strong> interna, da un lato, e un pi\u00f9 alto grado di <strong>soddisfazione dei clienti<\/strong>, dall\u2019altro.<\/p><hr \/><h2>Definizione di flussi di lavoro automatizzati, alcuni esempi<\/h2><p>I flussi di lavoro automatizzati sono concatenazioni di piccole attivit\u00e0, organizzate e gestite da tool digitali, che formano un processo end-to-end teso a supportare i team nel raggiungimento dei loro obiettivi. Tali flussi sono disegnati per <b>porre in relazione le persone giuste con le informazioni di cui necessitano, nel momento in cui ne hanno bisogno<\/b>. Una volta creato, un flusso di lavoro ripetibile e (salvo eccezioni) sempre uguale a s\u00e9 stesso, con l\u2019ausilio della tecnologia \u00e8 possibile organizzare i dati protagonisti del <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\">workflow<\/a> offrendo una visione comprensibile e facilmente condivisibile.<\/p><p>Un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/case-history-pagamento-elettronico-integrato-nei-flussi-documentali\">flusso documentale<\/a> automatizzato efficace \u00e8 composto da pi\u00f9 passaggi:<\/p><ul><li><strong>definizione dell\u2019evento che attiva il flusso di lavoro<\/strong> chiamato anche trigger, per esempio la creazione di un documento o il recepimento di una mail<\/li><li><strong>definizione di quelli che devono essere gli output<\/strong>, per esempio un messaggio di conferma<\/li><li>nel mezzo vi sono le azioni che devono essere compiute per far funzionare il flusso e la <strong>definizione di variabili e criteri per cui il flusso stesso \u00e8 corretto<\/strong> oppure vi sono lacune da evidenziare<\/li><\/ul><p>Guardando nello specifico all\u2019ambito documentale, vi sono tanti esempi di flussi di lavoro automatizzati, quale la gestione degli <strong>acquisti<\/strong> o delle <strong>vendite<\/strong> (a partire, rispettivamente dalla necessit\u00e0 di approvvigionamento o dall\u2019ordine di un cliente), l\u2019<strong>onboarding<\/strong> di nuovo personale, come anche la documentazione inerente alla logistica.<\/p><hr \/><h2>Come rivoluzionare la gestione dei documenti<\/h2><p>I flussi di lavoro automatizzati per la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-automatizzare-i-processi-aziendali-con-un-sistema-di-gestione-documentale\">gestione dei processi documentali<\/a> sono procedure prefissate e condivise che riguardano dalla produzione (o ricezione) di un documento alla sua <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-documenti-i-vantaggi-di-un-sistema-integrato\">conservazione a norma<\/a> (o eventualmente, alla sua cancellazione) dopo che \u00e8 stato <strong>verificato, autenticato, protocollato<\/strong>, se occorre condiviso e modificato. Per innovare radicalmente questi flussi non \u00e8 sufficiente adottare solo nuova tecnologia, occorre prima di tutto fare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-integrazione-a-360\">integrazione con altri sistemi<\/a>, ma soprattutto svolgere attivit\u00e0 di <strong>change management<\/strong>.<\/p><p>Serve, infatti, affrontare quella inevitabile resistenza culturale al cambiamento che spesso accompagna tutta la riorganizzazione delle attivit\u00e0. Oltre a questo, ecco qui di seguito, gli step da seguire dal punto di vista organizzativo, metodologico e tecnologico per disegnare e implementare flussi di lavoro automatizzati in un processo documentale, qualsiasi sia il suo ambito di applicazione.<\/p><p><a title=\"Top Consult guida Servotecnica alla piena digitalizzazione\" href=\"\/it\/blog\/news\/top-consult-guida-servotecnica-alla-piena-digitalizzazione\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 alignnone\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri come diventare un'azienda digitale - case study Servotecnica\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/banner_case_study_servotecnica_761x200_v1-1.gif\" alt=\"Scopri come diventare un'azienda digitale - case study Servotecnica\" width=\"761\" height=\"327\" \/><\/span><\/a><\/p><hr \/><h3>I 3 passi fondamentali per costruire flussi di lavoro automatizzati<\/h3><p>I sistemi software deputati alla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/rivoluzionare-il-workflow-documentale-strategie-avanzate\">gestione dei workflow documentali<\/a> offrono una serie di elementi che possono adattarsi a varie tipologie di attivit\u00e0, workflow e organizzazioni. Sono, perci\u00f2, semplici da utilizzare per rispondere ai bisogni dei vari <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-in-schnell-dalla-contabilita-ai-gruppi-di-lavoro\">gruppi di lavoro<\/a>. In linea di massima, dunque questi ultimi devono semplicemente occuparsi di:<\/p><ul><li><strong>Analisi dei processi aziendali<\/strong> per verificare in quali punti \u00e8 possibile realizzare flussi di lavoro automatizzati<\/li><li><strong>Disegno e sviluppo<\/strong> del flusso<\/li><li><strong>Implementazione del nuovo metodo di lavoro<\/strong> e aggiornamento\/formazione di tutto il personale addetto<\/li><\/ul><hr \/><h2>I vantaggi dei flussi di lavoro automatizzati nella gestione documentale<\/h2><p>A fronte di un impegno, come abbiamo visto, abbastanza limitato, i benefici generati riconducibili a flussi di lavoro automatizzati sono tantissimi. Ecco qui di seguito i principali.<\/p><ul><li><strong>Efficienza interna<\/strong>: i dipendenti non dovranno pi\u00f9 occuparsi dei task automatizzati e si potranno dedicare a creare valore occupandosi di nuovi servizi<\/li><li><strong>Riduzione tempi di lavorazione<\/strong><\/li><li><strong>Minimizzazione dei rischi di errore<\/strong>. Il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-gestione-documentale-come-implementarlo-al-meglio-anche-da-mobile\">software<\/a> \u00e8 veloce e non commette sbagli ed \u00e8 in grado di segnalare eventuali criticit\u00e0 ai diretti interessati<\/li><li><strong>Maggiore trasparenza e tracciabilit\u00e0<\/strong>. Le <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-gestionali-microsoft-dynamics-integrati-con-una-piattaforma-documentale\">piattaforme di gestione documentale<\/a> restituiscono informazioni aggiornate sullo svolgimento dei processi. Dati utili sia per il management sia da trasferire al cliente per tenerlo sempre correttamente aggiornato, per esempio, nel caso della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fatture-elettroniche-ddt-ordini-e-automazione-come-potenziare-gli-ambienti-sap\">gestione degli ordini<\/a><\/li><li><strong>Incremento della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/esempi-pratici-gestione-documentale-collaborativa\">collaboration<\/a><\/strong>. Diretta conseguenza del punto precedente: avere visibilit\u00e0 significa anche poter essere pi\u00f9 attivi quando occorre. Non solo. Strumenti evoluti contemplano l\u2019uso di notifiche per coinvolgere sempre al momento opportuno le persone che devono intervenire in un processo<\/li><li><strong>Compliance e sicurezza<\/strong>. Nel disegno dei flussi di lavoro automatizzati le organizzazioni possono prevedere tutti gli aspetti necessari per essere conformi alle normative vigenti. Inoltre, il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-step-creazione-conservazione\">gestionale documentale<\/a> aiuta a gestire eventuali problemi. Per esempio, in caso di incidenti quali il Data Breach il tool digitale rappresenta un alleato fondamentale per reperire e comunicare in tempo utile tutto quanto richiesto<\/li><li><strong>Definizione di uno spazio comune digitale dove poter collaborare<\/strong>. Creare flussi di lavori automatizzati servir\u00e0 ai dipendenti per toccare con mano i vantaggi della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-documenti-cartacei-9-step-per-una-trasformazione-immediata\">digitalizzazione<\/a> abituandoli a lavorare con tool nuovi. E man mano nell\u2019organizzazione si diffonder\u00e0 la cultura della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dematerializzazione-e-digitalizzazione-tecniche-e-metodi-per-sostituire-i-documenti-cartacei\">digital transformation<\/a>.<\/li><\/ul><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-cde724b box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"cde724b\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-aa1439f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"aa1439f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3cbceab elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3cbceab\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" 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