{"id":24318,"date":"2024-11-25T15:45:50","date_gmt":"2024-11-25T14:45:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24318"},"modified":"2024-11-25T16:42:46","modified_gmt":"2024-11-25T15:42:46","slug":"come-il-document-management-puo-aiutarti-a-rispettare-le-normative-sulla-privacy","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-il-document-management-puo-aiutarti-a-rispettare-le-normative-sulla-privacy","title":{"rendered":"Come il Document Management pu\u00f2 aiutarti a rispettare le Normative sulla Privacy"},"content":{"rendered":"\t\t
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Il document management system<\/a> \u00e8 la piattaforma software in grado di gestire, organizzare, condividere e conservare i file digitali in modo semplice e rapido. Si occupa dell\u2019intero ciclo di vita di un documento<\/strong> (nativo digitale o digitalizzato) dalla sua creazione (o dal suo recepimento) sino alla conservazione digitale a norma<\/a>.<\/p>

I documenti riportano tutti i dati che servono alle organizzazioni per lavorare (dagli ordini dei clienti con le specifiche di prodotto alle fatture del procurement, i dettagli bancari e qualsiasi altra informazione sensibile). Ci\u00f2 significa che una corretta gestione documentale<\/a> deve tener conto delle normative sulla privacy<\/strong>. Una delle prerogative delle piattaforme di document management \u00e8 proprio quella di consentire l\u2019impostazione di flussi documentali che rispettino determinate regole a protezione dei dati.<\/p>

Con la spinta alla digitalizzazione, impressa sia dal legislatore con provvedimenti quali l\u2019obbligo di fatturazione elettronica<\/a>, sia dal desiderio di rinnovare e rendere pi\u00f9 efficiente il business, le organizzazioni stanno adottando soluzioni software per gestire e tracciare i flussi documentali<\/strong>.<\/p>

Nei dati dell\u2019Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, \u00e8 emerso che gi\u00e0 nel 2022 l\u2019Italia vantava il primato europeo sul fronte della fatturazione elettronica<\/strong> (primato che si andr\u00e0 consolidando quest\u2019anno con l\u2019introduzione dell\u2019obbligo generalizzato). Non solo. \u00c8 stato rilevato che il 60% delle aziende possiede certificati di firma informatica<\/a>, il 53% usa software di conservazione digitale e sempre il 53% soluzioni per la gestione elettronica documentale<\/a>.<\/p>

Document management, a cosa serve<\/h2>

Minimizzare le inefficienze e creare nuovi servizi sia a uso interno (per incrementare l\u2019efficienza) sia da destinare ai clienti finali per innalzare la customer experience: questi gli obiettivi con cui sono progettati i document management system<\/a>. Si tratta di tecnologie che, oltre a svolgere le attivit\u00e0 tradizionalmente manuali (dalla scrittura alla condivisione, sino alla predisposizione di archivi cartacei), promuovono nuovi metodi di lavoro<\/strong>.<\/p>

Pi\u00f9 nello specifico, alle funzionalit\u00e0 di base di gestione documentale<\/a>, le piattaforme pi\u00f9 evolute possono abbinare funzioni che rendono l\u2019azienda stessa sia pi\u00f9 efficace nel suo operato, sia trasparente e capace di fornire servizi personalizzati.<\/p>

In primo luogo, un archivio virtuale consiste in un hub centralizzato<\/strong> cui tutti i dipendenti e i collaboratori possono avere accesso, anche simultaneamente, ottenendo rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno (informazioni caratterizzate da parole chiave, tag e metadati<\/strong> che favoriscono la ricerca di tutto ci\u00f2 che concerne una pratica). L\u2019ampia possibilit\u00e0 di condivisione di contenuti, abbattuti i silos informativi, aumenta l\u2019efficienza e incrementa il livello di collaborazione<\/a><\/strong>.<\/p>

Per quanto riguarda, invece, l\u2019utilit\u00e0 di un document management system<\/strong> rispetto ai rapporti con i clienti finali \u00e8 importante riflettere sulla costante disponibilit\u00e0 di informazioni aggiornate in tempo reale<\/strong>, aggregabili per qualsiasi esigenza. Grazie alla possibilit\u00e0 di avere accesso a tutta la storia dei propri interlocutori, l\u2019azienda pu\u00f2 offrire innovativi servizi, per esempio, preparare documenti personalizzati comprendendo meglio le esigenze del singolo o addirittura anticipandole. Lo stesso vale per la completa digitalizzazione<\/a> del ciclo dell\u2019ordine<\/a><\/strong> al fine di accrescere la velocit\u00e0 di esecuzione.<\/p>

Qualsiasi siano i processi e servizi implementati, il presupposto di base deve essere la sicurezza degli accessi, dei dati dei clienti e, in generale, la conformit\u00e0 alle normative. Nel gestire i dati interni, cos\u00ec come le informazioni dei clienti, le aziende sono tenute a rispettare normative di settore e di data privacy.<\/p>

\"Integrazione<\/a><\/p>

Privacy, il ruolo del document management<\/h2>

Molteplici Paesi al mondo si sono attivati regolamentando la protezione dei dati personali, tra le leggi pi\u00f9 famose il California Consumer Privacy Act (CCPA) cos\u00ec come, sempre in USA, normative settoriali quali l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).<\/p>

In Europa, le legislazioni dei Paesi membri si sono adeguate al GDPR<\/strong> (General Data Protection Regulation). In Italia, per esempio, il Codice in materia di protezione dei dati personali (precedentemente in vigore D.Lgs. 196\/2003) \u00e8 stato aggiornato per allinearsi a questo Regolamento europeo.<\/p>

Ma vediamo nello specifico quali possono essere i compiti di un document management system per supportare enti e imprese private nell\u2019essere conformi alle normative.<\/p>