{"id":24363,"date":"2024-11-18T11:00:43","date_gmt":"2024-11-18T10:00:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=24363"},"modified":"2024-11-18T14:16:51","modified_gmt":"2024-11-18T13:16:51","slug":"sistemi-di-gestione-documentale-come-guidare-al-cambiamento-e-dematerializzare-i-processi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/sistemi-di-gestione-documentale-come-guidare-al-cambiamento-e-dematerializzare-i-processi","title":{"rendered":"Sistemi di gestione documentale: come guidare al cambiamento e dematerializzare i processi"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"24363\" class=\"elementor elementor-24363\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p style=\"text-align: left;\">Perch\u00e9 adottare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">sistemi di gestione documentale<\/a>? Questa la prima domanda che le aziende devono porsi per poi affrontare con efficienza il proprio <strong>percorso di innovazione<\/strong> del modo di lavorare, ma pi\u00f9 in generale, di fare business. Sfruttare piattaforme per il document management e, cio\u00e8, digitalizzare i documenti, pone, infatti, le <strong>basi per <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-modelli-top-consult-di-completa-dematerializzazione-e-digitalizzazione-dei-processi\">dematerializzare i processi<\/a><\/strong>.<\/p><p>Infatti, la <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dematerializzazione-e-digitalizzazione-tecniche-e-metodi-per-sostituire-i-documenti-cartacei\">dematerializzazione dei documenti<\/a> mette le aziende di fronte alla sfida dell\u2019abbandono dei documenti cartacei. Allo stesso tempo, offre la preziosa possibilit\u00e0 di semplificare i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/esempi-pratici-gestione-documentale-collaborativa\">processi e di renderli pi\u00f9 collaborativi e innovativi<\/a>.<\/p><hr \/><h2>Dalla carta ai sistemi di gestione documentale digitali<\/h2><p>Archivi fisici e classificazione manuale, carta e stampa. Prima del digitale le organizzazioni erano tenute ad agire in tali contesti, dovendo confrontarsi con problemi di spazio, difficolt\u00e0 di recupero delle informazioni e i vari rischi di smarrimento e danneggiamento dei fogli.<\/p><p>I <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/document-management-system-il-software-per-la-gestione-documentale\">software di document management<\/a>, inizialmente repository di file nativi digitali e derivanti da scansioni, hanno reso evidenti i benefici di una migliore <strong>accessibilit\u00e0<\/strong> delle informazioni. Inoltre, hanno permesso di ottenere risparmi significativi grazie all\u2019eliminazione della carta.<\/p><h3><em>Un\u2019evoluzione di digital transformation da attuare?<\/em><\/h3><p>Grazie all\u2019aumento di funzionalit\u00e0 delle piattaforme, con la loro integrabilit\u00e0 con gli altri applicativi aziendali, \u00e8 stato possibile <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/rivoluzionare-il-workflow-documentale-strategie-avanzate\"><strong>digitalizzare interi workflow documentali<\/strong><\/a>.<\/p><p>Con l\u2019introduzione della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\"><strong>firma elettronica<\/strong><\/a> e le regolamentazioni inerenti alla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-sostitutiva-e-digitale-le-differenze-sostanziali\"><strong>conservazione a norma<\/strong><\/a>, oggi \u00e8 possibile dematerializzare interi processi e, addirittura, <strong>automatizzarli<\/strong> (del tutto o in parte) mediante tecniche di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/intelligenza-artificiale-nella-gestione-documentale-strategie-e-approcci\"><strong>intelligenza artificiale e machine learning<\/strong><\/a>. Il tutto ovviamente, in piena sicurezza.<\/p><p><a title=\"Scarica l'e-book Workflow management: comprenderlo, applicarlo e goderne i vantaggi\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/workflow-management-comprenderlo-applicarlo-goderne-i-vantaggi\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive alignnone\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner_workflow_management_761x200-def.gif\" alt=\"Scarica l'e-book Workflow management: comprenderlo, applicarlo e goderne i vantaggi\" width=\"761\" height=\"200\" title=\"Workflow management: comprenderlo, applicarlo e goderne i vantaggi\" \/><\/a><\/p><hr \/><h2>Benefici della dematerializzazione dei processi<\/h2><p>I vantaggi derivati dalla <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/dalla-digitalizzazione-dei-processi-alla-dematerializzazione-dei-documenti-di-trasporto\">dematerializzazione dei processi<\/a> e, cio\u00e8, i motivi per cui \u00e8 ormai d\u2019obbligo rivoluzionare le metodologie di svolgimento delle attivit\u00e0 sono, principalmente, i seguenti.<\/p><ul><li><strong>Efficienza<\/strong>. I processi aziendali che possono contare su un hub centralizzato di documenti e su tecniche evolute di gestione dei flussi di lavoro vantano maggiore velocit\u00e0 di esecuzione. Questo permette anche un aggiornamento immediato dei vari addetti, un maggior coinvolgimento e quindi maggiore tempestivit\u00e0 nel gestire le criticit\u00e0.<\/li><li><strong>Accessibilit\u00e0 in sicurezza<\/strong>. I sistemi di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-scegliere-migliore-soluzione-gestione-documentale\">gestione documentale<\/a> facilitano la condivisione di contenuti garantendo, allo stesso tempo, protezione delle informazioni. Ogni documento potr\u00e0 essere impostato per essere visibile (e modificabile) da alcune persone (e funzioni), a seconda del tipo di processo che si sta svolgendo. Inoltre, accessi e lavorazioni sui file sono tracciabili e quindi \u00e8 sempre possibile risalire a cosa stia succedendo.<\/li><li><strong>Riduzioni dei costi<\/strong>. Dematerializzando i processi vi sono risparmi da vari punti di vista: da quelli sperimentabili immediatamente (carta e stampa) a quelli che concernono l\u2019automazione di alcuni passaggi. \u00c8 il caso, per esempio, della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/processo-fatturazione-elettronica-dematerializzare-ciclo-attivo-e-passivo\">digitalizzazione dei cicli attivo e passivo<\/a>, della gestione degli<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fatture-elettroniche-ddt-ordini-e-automazione-come-potenziare-gli-ambienti-sap\"> ordini<\/a> e delle approvazioni.<\/li><\/ul><hr \/><h3>Implementazione di un sistema di gestione documentale, ecco cosa fare<\/h3><p>I <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-gestione-documentale-come-implementarlo-al-meglio-anche-da-mobile\">sistemi di gestione documentale<\/a> si occupano di protocollare, classificare, coinvolgere chi deve aggiungere dati e\/o eventualmente firmare, e poi conservare a norma i vari documenti. Quanto pi\u00f9 i sistemi di gestione documentale sono evoluti tanto pi\u00f9 sono capaci di recepire qualsiasi formato di contenuto e gestirlo. Per fare tutto questo, <strong>i software devono per\u00f2 essere istruiti<\/strong> sulla tipologia di documenti che circolano in azienda, sul loro ruolo, sulle persone che li trattano.<\/p><h3><em>I passaggi chiave per massimizzarne il potenziale<\/em><\/h3><p>Vediamo, dunque, quali sono i <strong>passaggi fondamentali per l\u2019implementazione dei sistemi di gestione documentale<\/strong>. Una volta scelto il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-e-la-trasmissione-del-sapere\"><strong>partner tecnologico<\/strong><\/a> con cui collaborare, questi sistemi possono esprimere nell\u2019organizzazione tutte le loro potenzialit\u00e0.<\/p><ul><li><strong>Analisi dei requisiti<\/strong>. Ciascuna azienda svolge pi\u00f9 o meno gli stessi processi (gestione ordini, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-dei-contratti-i-passi-da-compiere\">contratti<\/a> d\u2019assunzione, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/fatturazione-elettronica-forse-e-il-momento-di-cambiarla\">fatturazione)<\/a> ma ognuna ha le sue peculiarit\u00e0. \u00c8 giusto quindi monitorare i processi documentali ed evidenziare le esigenze specifiche.<br \/><strong>Identificazione di tag e criteri di organizzazione<\/strong> dei documenti e di <strong>opportunit\u00e0 di automazione<\/strong> nello svolgimento delle operazioni.<\/li><li><strong>Pianificazione del progetto<\/strong>, preparazione delle fasi, dalla migrazione dei dati, all\u2019integrazione con altri applicativi all\u2019attuazione di un eventuale progetto pilota (per esempio, per un determinato <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-processi-documentali-con-un-workflow-collaborativo\">workflow<\/a>) e alla sua graduale estensione. Tutti gli step implementativi vanno stabiliti e poi condivisi in maniera da rendere poi il nuovo sistema davvero utile e utilizzato.<\/li><li><strong>Implementazione effettiva<\/strong> con predisposizione anche di sistemi di feedback per verificare il concreto coinvolgimento e la reale efficacia delle innovazioni. In tale fase, per salvaguardare la data privacy, \u00e8 importante anche fissare i vari privilegi di accesso e modifica dei documenti a seconda degli utenti che lavorano sul processo specifico.<\/li><li><strong>Formazione e supporto<\/strong>. Ogni potenziale utente dei sistemi di gestione documentale deve saper sfruttare il sistema ed essere supportato in caso di problemi. Piena collaborazione con il partner tecnologico serve, anche, per promuovere l\u2019aggiornamento dei sistemi stessi e la loro diffusione in azienda.<\/li><\/ul><hr \/><h2>Nuove strategie per l&#8217;implementazione di Sistemi di Gestione Documentale<\/h2><p>Introdurre una nuova tecnologia capace di ottimizzare interi processi o parte di essi significa scontrarsi con le <strong>naturali resistenze al cambiamento<\/strong>. Questo avviene anche con l\u2019ingresso in azienda di sistemi di gestione documentale. \u00c8, dunque, importante concentrarsi su strategie di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/processi-da-ottimizzare-e-opportunita-da-cogliere\"><strong>change management<\/strong><\/a> che implichino una chiara focalizzazione sulle nuove attivit\u00e0 e che agevolino il cambiamento culturale, prima, e operativo, poi.<br \/>Tali strategie devono coinvolgere tutti gli stakeholder, dai decisori ai collaboratori. Per rendere pervasivo il cambiamento occorre, infine, utilizzare <strong>tecniche di comunicazione<\/strong> efficaci.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-cde724b box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"cde724b\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-aa1439f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"aa1439f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3cbceab elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"3cbceab\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b33ec44 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"b33ec44\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Entra in un nuovo mondo di efficienza aziendale e collaborazione sinergica: scopri come il <strong>Document Management System<\/strong> di Top Consult pu\u00f2 trasformare radicalmente la tua gestione documentale, offrendo una fusione perfetta tra innovazione tecnologica e pratiche lavorative all\u2019avanguardia.<\/p><p>Scarica la tua copia gratuita dell\u2019esclusivo contenuto premium: <strong>\u201cCome la Gestione Documentale migliora i processi aziendali\u201c<\/strong>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7083edf elementor-widget elementor-widget-html\" 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