{"id":25175,"date":"2024-12-23T17:37:28","date_gmt":"2024-12-23T16:37:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=25175"},"modified":"2024-12-23T17:37:28","modified_gmt":"2024-12-23T16:37:28","slug":"come-il-workflow-automatizzato-e-la-firma-elettronica-creano-un-duo-perfetto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-il-workflow-automatizzato-e-la-firma-elettronica-creano-un-duo-perfetto","title":{"rendered":"Come il workflow automatizzato e la firma elettronica creano un duo perfetto"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"25175\" class=\"elementor elementor-25175\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7d7bdd07 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7d7bdd07\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-309a51e8\" data-id=\"309a51e8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-314c8035 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"314c8035\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Una ricetta vincente per avere successo sul mercato si basa sull\u2019implementare strategie di workflow automatizzato e favorire <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/firma-elettronica-dei-documenti-strumenti-e-processi-integrati\"><strong>processi integrati<\/strong><\/a> al cui centro si pongono le informazioni. <strong>Valorizzare i dati<\/strong>, tipicamente contenuti in documenti, in possesso delle organizzazioni (in primis quelli inerenti ai clienti, ma anche tutto ci\u00f2 che riguarda lo svolgimento delle attivit\u00e0 interne) significa gestire il business con <strong>consapevolezza<\/strong>. Flussi di lavoro automatizzati consentono maggior <strong>precisione<\/strong>, <strong>semplificazione<\/strong> dei lavori e <strong>velocit\u00e0<\/strong> nell\u2019acquisizione e nel trasferimento dei dati stessi.<\/p><p>Da queste brevi premesse si intuisce l\u2019importanza, oltre che delle tecnologie che favoriscono l\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-nella-gdo-il-caso-ce-di-gros-e-ipertriscount-ipercarni\">automazione documentale<\/a>, anche di quelle che consentono la<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/firma-elettronica\"><strong> firma elettronica<\/strong><\/a>. Solo potendo siglare digitalmente i documenti \u00e8, infatti, possibile creare un workflow automatizzato che non contempli interventi umani. Ma procediamo con ordine.<\/p><hr \/><h2>Vantaggi del workflow documentale automatizzato per l&#8217;efficienza aziendale<\/h2><ul><\/ul><p>Con workflow automatizzato si intende un processo (o una sua parte) aziendale pensato e realizzato per essere eseguito in automatico. Il fine dell\u2019automatizzazione \u00e8 quello di <strong>accelerare i tempi di elaborazione, riducendo gli errori umani<\/strong>.<\/p><p>Pi\u00f9 nello specifico, con <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/workflow-documentale\">workflow documentale<\/a> automatizzato si fa riferimento a quella <strong>serie di piccole attivit\u00e0 che si compiono per preparare (o a partire dai) documenti<\/strong> che vanno a comporre un flusso di lavoro. Esso pu\u00f2 riguardare gli ordini, i <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-i-vantaggi-della-digitalizzazione-dei-contratti\">contratti<\/a>, tutto l\u2019ambito amministrativo e cos\u00ec via.<\/p><p>Il desiderio per cui si adottano tecnologie per realizzare un workflow automatizzato nasce dal fatto che, tradizionalmente, i documenti sono sempre stati gestiti in modo disomogeneo, soggetti a <strong>lunghe attese<\/strong> per le approvazioni, <strong>faticosamente rintracciabili<\/strong> nel momento del bisogno.<\/p><p>Un workflow automatizzato genera una serie di vantaggi all\u2019interno delle organizzazioni.<\/p><ul><li><strong>Efficienza operativa<\/strong>: i compiti a basso valore aggiunto e ripetitivi possono essere svolti velocemente dalle macchine, attive 24 ore su 24, tutti i giorni dell\u2019anno.<\/li><li><strong>Minimizzazione del numero degli errori<\/strong>: i sistemi non sbagliano, non fanno altro che attenersi alle regole prestabilite.<\/li><li><strong>Risparmio sui costi<\/strong>: le aziende risparmiano tempo e risorse sia perch\u00e9 sono pi\u00f9 efficaci nel loro operato, sia perch\u00e9 non devono procedere a correzioni.<\/li><li><strong>Trasparenza<\/strong>: un workflow automatizzato restituisce sempre una visione completa di ogni passaggio di processo. Gli utenti possono, dunque, monitorare lo stato dei documenti in tempo reale.<\/li><li><strong>Miglioramento della collaborazione<\/strong>: i contenuti dei documenti sono sempre disponibili per tutti e, d\u2019altra parte, i flussi stessi possono essere impostati per coinvolgere sempre le persone giuste al momento opportuno.<\/li><li><strong>Sicurezza<\/strong>: i sistemi pi\u00f9 evoluti che permettono la creazione di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/flussi-di-lavoro-automatizzati-come-semplificare-la-gestione-dei-documenti\">flussi di lavoro<\/a> integrano tecnologie di sicurezza, di controllo degli accessi, di protezione della data privacy.<\/li><\/ul><hr \/><h2>Il ruolo della firma elettronica<\/h2><ul><\/ul><p>Vi sono <strong>varie tipologie di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/firme-elettroniche-quali-differenze-tra-tutte-le-tipologie\">firme elettroniche<\/a><\/strong> e ognuna pu\u00f2 essere utilizzata in specifici contesti. Si va da quella semplice che ha il solo compito di fornire un\u2019autenticazione informatica a un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico\">documento elettronico<\/a>, a quella grafometrica (che solitamente usa particolari tablet).<\/p><p>Nell\u2019ambito di un <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/ottimizzare-i-processi-aziendali-con-il-workflow-documentale-piu-efficienza-meno-errori\">workflow automatizzato<\/a> serve per\u00f2 una tecnologia che consenta in modo univoco l\u2019identificazione del titolare e l\u2019integrit\u00e0 del documento che quest\u2019ultimo sta firmando senza che sia necessaria la sua presenza. \u00c8 il caso della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-miglior-software-per-la-firma-digitale-remota-ecco-la-soluzione-top-consult\">firma digitale<\/a>, effettuata secondo quanto enunziato nel CAD \u2013 Codice di Amministrazione Digitale. Questa \u00e8 una tipologia di <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/a-cosa-serve-la-firma-elettronica-avanzata\"><strong>firma elettronica avanzata<\/strong><\/a> che si basa su un certificato qualificato e su sistemi crittografici. Essa ha la stessa valenza della firma autografa, ovviamente, anche a livello legale.<\/p><p>In pratica, prevedendo la firma digitale in un workflow automatizzato si \u00e8 certi:<\/p><ul><li>della legalit\u00e0 e conformit\u00e0 dei documenti stessi;<\/li><li>di una drastica riduzione dei tempi di elaborazione;<\/li><li>della <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-processi-sicurezza-settore-assicurativo\">sicurezza dei documenti<\/a>.<\/li><\/ul><hr \/><h2>Perch\u00e9 adottare tecnologie che agevolano workflow automatizzato e firma elettronica<\/h2><p>Dalla sinergia tra le tecnologie che abilitano workflow automatizzati e quelle inerenti alla firma elettronica si riesce concretamente a creare <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-integrata-la-chiave-per-lefficienza-aziendale-a-360\">processi documentali integrati<\/a> in cui l\u2019automazione \u00e8 protagonista.<\/p><p>In processi di questo tipo i tempi di approvazione sono annullati. Allo stesso tempo, sempre e (grazie a tecnologie mobile) ovunque \u00e8 possibile monitorare l\u2019andamento del flusso documentale per essere certi che non vi siano intoppi. Tutto \u00e8 puntualmente tracciabile in ogni momento.<\/p><p>Infine, la firma digitale, apposta a valle di un workflow automatizzato, consente di <strong>mandare in <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-conservazione-digitale-conforme-con-top-consult\">conservazione<\/a><\/strong> senza bisogno di interventi manuali.<\/p><p>Tutti i passaggi necessari per redigere i contratti, siano essi stipulati per compravendite di beni e servizi o per assunzioni, possono essere inseriti in un workflow automatizzato.<\/p><p>In un workflow automatizzato le aziende stilano a priori i requisiti che devono avere i documenti, pongono i sistemi nelle condizioni di poter <strong>colloquiare tra loro<\/strong> in modo da ottenere i dati necessari e poi creano le richieste da sottoporre in automatico agli interlocutori per ottenere quanto mancante. Predisposto tutto, il sistema stesso \u00e8 predisposto per l\u2019invio al riferimento esterno (che, a sua volta, potr\u00e0 siglarlo digitalmente).<\/p><p>Si pensi, per esempio, al mondo del turismo. Vi sono tantissimi scambi di informazioni dietro a un contratto di viaggio. Si devono verificare disponibilit\u00e0 dei vettori, listini e date di occupazione degli hotel, opportunit\u00e0 di pacchetti di viaggio, di polizze di assicurazione a tutela del viaggiatore. Si tratta di informazioni che una volta centralizzate e aggiornate in un <strong>hub di dati<\/strong> possono essere estratte in automatico e inserite in documenti che man mano vengono redatti (e al termine firmati) direttamente dalle <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-in-cloud-come-superare-le-sfide-e-massimizzare-i-benefici\">piattaforme documentali<\/a>.<\/p><hr \/>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-af4719e box-call-to-action e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"af4719e\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-11ba29f e-con-full e-flex e-con e-child\" data-id=\"11ba29f\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-aa1a3a2 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"aa1a3a2\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div><div>MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-8120887 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"8120887\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Scarica la tua copia gratuita dell\u2019esclusivo contenuto premium: \u201c<strong>Le tipologie di firme elettroniche e il loro valore probatorio<\/strong>\u201c, per capire quale firma scegliere in base alla tipologia di documento.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-e8145d8 elementor-widget elementor-widget-html\" data-id=\"e8145d8\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"html.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74\" id=\"hs-cta-c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74\"><!--[if lte IE 8]><div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div><![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/7137721\/c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/7137721\/c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74.png\"  alt=\"Scarica il whitepaper\"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(7137721, 'c9439b08-aba1-4341-9f25-87bddd1a8b74', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019azienda che predispone un workflow automatizzato il pi\u00f9 possibile completo sa di poter contare su una serie di benefici in termini di competitivit\u00e0. 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