{"id":25910,"date":"2025-04-24T12:06:06","date_gmt":"2025-04-24T10:06:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=25910"},"modified":"2025-04-24T12:08:24","modified_gmt":"2025-04-24T10:08:24","slug":"archiviazione-documenti-perche-e-importante-usare-un-software-di-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/archiviazione-documenti-perche-e-importante-usare-un-software-di-gestione-documentale","title":{"rendered":"Archiviazione documenti: perch\u00e9 \u00e8 importante usare un software di gestione documentale"},"content":{"rendered":"\t\t
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Perch\u00e9 delegare a un\u2019applicazione l\u2019archiviazione dei documenti? Quali sono le ragioni per cui rivoluzionare lo svolgimento di un processo come quello della gestione documentale<\/a> aziendale che tradizionalmente ha sempre funzionato? Con gestione documentale si intendono tutte quelle attivit\u00e0 che occorre svolgere per creare, gestire, condividere, conservare e, quando serve, recuperare i documenti<\/strong>. In passato i processi documentali<\/a> erano cartacei e comportavano la costruzione di grandi archivi, veri e propri punti di riferimento per il personale che man mano attingeva ai documenti per condurre il business (con tutte le difficolt\u00e0 del caso, pensando, per fare un solo esempio, alle aziende dislocate sul territorio in varie sedi diverse).<\/p>

In uno scenario sempre pi\u00f9 dinamico e competitivo tutte le organizzazioni hanno bisogno di recuperare tempo ed efficienza, di risparmiare sui costi<\/strong> e di trovare nuovi servizi per migliorare i propri metodi di lavoro<\/strong> e dimostrare all\u2019esterno modernit\u00e0<\/strong> e capacit\u00e0 innovative. E le aziende lo sanno: secondo i dati resi noti in ambito di una ricerca di AssoSoftware e Osservatori Digital Innovation<\/a> del Politecnico di Milano, l\u2019implementazione di software per la gestione e il workflow documentale<\/a> \u00e8 in crescita. Nel 2023 il 53% delle imprese italiane ha adottato soluzioni in quest\u2019ambito (+5% rispetto all\u2019anno precedente)<\/strong>.<\/p>

Dall\u2019archiviazione documenti cartacei al digitale<\/h2>

Le aziende, da un lato, forzate dalla legislazione, come nel caso della fatturazione elettronica obbligatoria<\/a>, dall\u2019altro, attratte dalla possibilit\u00e0 di ottenere risparmi e ritorni di investimento<\/strong>, hanno nel tempo condotto il passaggio dall\u2019archiviazione documenti<\/a> cartacei a quelli digitali.<\/p>

Si \u00e8 quindi deciso di procedere sia alla dematerializzazione sia alla digitalizzazione<\/a>, optando nel primo caso nella trasformazione dei fogli in file<\/strong> e, nel secondo, nell\u2019impostazione di procedure che prevedessero l\u2019uso di documenti nativi digitali<\/strong>.<\/p>

Il fine ultimo di queste operazioni \u00e8 la creazione di un unico hub centralizzato<\/strong> in cui virtualmente \u00e8 contenuto tutto il patrimonio di documenti aziendale. Si tratta di avere cos\u00ec un solo contenitore da cui prelevare, sempre e ovunque ci si trovi, quel che serve per l\u2019ordinaria amministrazione cos\u00ec come per disegnare nuovi servizi.<\/p>

\"Integrazione<\/a><\/p>

Perch\u00e8 affidarsi a un software per l’archiviazione dei documenti<\/h2>

Le motivazioni che convincono le aziende a implementare un sistema per la archiviazione dei documenti sono molteplici, ma si possono ricondurre a quattro fattori principali.<\/p>

  1. Riduzione dei costi<\/strong>. Poter contare su archivi digitali significa eliminare la carta dai processi e quindi risparmiare i costi di stampa, dei materiali, dello spazio fisico da adibire ai vecchi faldoni. Inoltre, workflow<\/a> che culminano nell\u2019archiviazione di documenti digitali hanno meno costi operativi rispetto a quelli che terminano con la produzione di un foglio da immagazzinare;<\/li>
  2. Efficienza operativa<\/strong>. Sistemazione, ricerca e accesso a documenti digitali sono, senza dubbio, attivit\u00e0 pi\u00f9 semplici e immediate rispetto a quando si tratta di gestire informazioni in modo cartaceo. Inoltre, i software per la gestione documentale<\/a> pi\u00f9 evoluti consentono automatizzazione di tanti passaggi precedentemente svolti manualmente. Per fare un solo esempio, una volta impostati categorie, tag e keyword per caratterizzare i file, la classificazione e l\u2019indicizzazione dei documenti risulta particolarmente efficiente.<\/li>
  3. Sicurezza<\/strong>. I software per la archiviazione documenti<\/a> permettono di stabilire regole di accesso ai vari file, di fissare chi pu\u00f2 effettuare modifiche (di cui tengono traccia), quanti possono solo consultare e cos\u00ec via. Inoltre, servendosi dei software pi\u00f9 evoluti, per proteggere i dati sensibili \u00e8 possibile ricorrere alla possibilit\u00e0 della crittografia.<\/li>
  4. Incremento della collaborazione interna<\/strong>. Avere accesso anche da remoto ai documenti \u00e8 una opportunit\u00e0 preziosa per addetti e collaboratori che lavorano al di fuori del perimetro aziendale (primi tra tutti i tecnici e i commerciali) ma anche per quanti operano in sedi molto lontane dalla principale, dove solitamente si trovavano gli archivi cartacei.<\/li><\/ol>

    I vantaggi dell’uso di un software per la archiviazione documenti<\/h2>

    Alla luce di questo, le aziende che adottano software<\/a> per la archiviazione documenti possono beneficiare della possibilit\u00e0 di:<\/p>