{"id":28698,"date":"2025-11-14T14:52:52","date_gmt":"2025-11-14T13:52:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/?p=28698"},"modified":"2025-11-14T16:10:34","modified_gmt":"2025-11-14T15:10:34","slug":"la-conservazione-digitale-dei-documenti-e-contratti-quando-e-obbligatoria","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-conservazione-digitale-dei-documenti-e-contratti-quando-e-obbligatoria","title":{"rendered":"La conservazione digitale dei documenti e contratti, quando \u00e8 obbligatoria"},"content":{"rendered":"\t\t
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La conservazione digitale rappresenta l\u2019epilogo di un efficace processo di gestione documentale<\/a>, ma non solo, in alcuni casi essa \u00e8 obbligatoria. Le aziende che dematerializzano i propri archivi documentali beneficiano, indubbiamente, di molteplici vantaggi a partire dalla riduzione dei costi operativi per arrivare a una migliore efficienza complessiva. D\u2019altra parte, con l\u2019introduzione di varie normative che sempre pi\u00f9 spingono verso la digitalizzazione (da quella sulla fatturazione elettronica<\/a> in poi), qualsiasi organizzazione non pu\u00f2 pi\u00f9 evitare di occuparsi di questa materia.<\/p>

Conservazione digitale obbligatoria: quali documenti rientrano<\/h2>

La conservazione digitale<\/a> \u00e8 obbligatoria per alcuni documenti. In particolare, \u00e8 espressamente indicata per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC<\/a> \u2013 Posta Elettronica Certificata (che assimilata al resto della corrispondenza deve essere conservata per 10 anni).<\/p>

Pi\u00f9 in generale, con il diffondersi degli strumenti software le aziende sono tenute a conservare digitalmente a norma qualsiasi dato che possa essere oggetto di contenzioso o controllo da parte di enti o funzionari. In base a questa considerazione, sono tantissimi i documenti che sono riconducibili a un processo o servizio e che devono avere efficacia probatoria e quindi si allarga il perimetro entro il quale valutare la conservazione digitale.<\/p>

Detto questo, dal punto di vista legislativo oggi \u00e8 possibile conservare digitalmente tutti i documenti fiscali e amministrativi senza pericolo di incorrere in problemi di validit\u00e0. Per fare qualche esempio si pensi, oltre che a tutta la corrispondenza, alle conferme d\u2019ordine e agli ordini stessi, ai documenti di trasporto, agli avvisi di consegna, alle dichiarazioni fiscali, ma anche ai bilanci d\u2019esercizio (Conto Economico, Stato Patrimoniale, Relazione gestionale, Nota integrativa, Relazione sindaci e revisori) ai libri ai registri contabili, CUD, documenti sanitari, pagamenti con modelli F23 e F24 eccetera.
In pratica, si fa cos\u00ec riferimento a qualsiasi documento e contratto che venga prodotto o ricevuto da un\u2019organizzazione per svolgere il proprio business.<\/p>

Novit\u00e0 2025<\/strong>: a partire dal 2025 diventano obbligatori in formato digitale anche i registri rifiuti, il sistema Rentri per i rifiuti<\/strong><\/a>, i FIR digitali<\/strong> (Formulario Identificazione Rifiuto) e i registri di carico\/scarico correlati.<\/p>

\"La<\/span><\/a><\/p>

Conservazione dei contratti e documenti informatici a norma<\/h2>

Secondo quanto indicato dalle Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici fissate da AgID (Agenzia per l\u2019Italia Digitale) il documento informatico ha efficacia dal punto di vista legale secondo l\u2019articolo 2702 del Codice Civile quando ha apposta una firma digitale<\/a> o comunque se \u00e8 possibile l\u2019identificazione informatica del suo autore. Esso, inoltre, deve essere prodotto in modo da garantire sicurezza, integrit\u00e0 e immodificabilit\u00e0 nel tempo.<\/p>

Il contratto informatico \u00e8, invece, quel documento scritto e siglato da tutte le parti in causa mediante l\u2019esclusivo uso di tool informatici e che poi deve corrispondere agli stessi requisiti dei documenti informatici. L\u2019utilit\u00e0 dei contratti digitali<\/a> non si limita al fatto che consentono i risparmi tipici della gestione documentale elettronica, ma riguarda la possibilit\u00e0 di inserirli nei flussi di lavoro, predisponendo -ove possibile- automatismi tali da rendere pi\u00f9 rapidi i workflow. Grazie alla digitalizzazione dei documenti<\/a> e a software sempre pi\u00f9 intelligenti, si possono -infatti- automatizzare i processi, in modo da rendere appunto automatiche molte attivit\u00e0 burocratiche, come per esempio l\u2019inserimento ordini a sistema, sollevando cos\u00ec gli addetti da compiti a basso valore aggiunto.<\/p>

Aggiornamento eIDAS 2.0 (2025):<\/strong> con la nuova normativa europea, la conservazione e validit\u00e0 legale dei documenti digitali si rafforza grazie all\u2019uso della firma elettronica qualificata<\/strong>, ai QSCD (Qualified Signature Creation Devices)<\/strong> e all\u2019adozione della nuova Identit\u00e0 Digitale Europea<\/strong>. L\u2019obiettivo \u00e8 garantire interoperabilit\u00e0 tra PA e aziende<\/strong> e creare un ecosistema comune europeo per lo scambio sicuro di documenti e contratti.<\/p>

Guida alla gestione documentale efficace e conforme<\/h2>

\u00c8 importante in questo contesto, dato che si \u00e8 illustrato quando la conservazione digitale \u00e8 obbligatoria<\/strong>, sottolineare la differenza tra la conservazione e l\u2019archiviazione digitale. Non \u00e8 corretto, infatti, intendere questi concetti come sinonimi e, soprattutto: impostare i processi di gestione documentale<\/a> senza aver chiara la distinzione, significa correre il rischio di non essere conformi alle regole.<\/p>

L\u2019archiviazione digitale<\/a> riguarda la memorizzazione di contenuti all\u2019interno delle macchine, su supporti esterni e cos\u00ec via. \u00c8 un\u2019operazione che non viene disciplinata da alcuna normativa, solitamente le organizzazioni fanno archiviazione e back up per proteggere il proprio bagaglio di conoscenza.<\/p>

La conservazione digitale<\/a> consiste nell\u2019insieme di processi e attivit\u00e0 progettati per conservare nel tempo i documenti e garantisce accessibilit\u00e0 dei dati, la loro utilizzabilit\u00e0 (ovvero leggibilit\u00e0 e intelligibilit\u00e0), integrit\u00e0 e autenticit\u00e0 (oltre a identificabilit\u00e0 univoca) e reperibilit\u00e0. \u00c8 un procedimento regolato nelle sue modalit\u00e0 operative da AgID che indica la natura e la funzione del sistema, ne descrive il processo tecnico e i modelli organizzativi. AgID, inoltre, descrive i ruoli dei soggetti coinvolti (in particolare quello del Responsabile della Conservazione) e le loro funzioni e impone che sia redatto il Manuale della Conservazione che illustri nel dettaglio il funzionamento del processo progettato dall\u2019azienda e le misure di sicurezza adottate. Si tratta di un documento che da certificare e periodicamente aggiornare e che deve essere presentato su richiesta delle autorit\u00e0 competenti.<\/p>

\"RPA<\/a><\/p>

Conservazione digitale a norma, in sintesi<\/h3>

In estrema sintesi, il procedimento da seguire \u00e8 il seguente. Predisposto secondo la normativa il documento informatico<\/strong><\/a>, a questo vengono associati i metadati. Questi ultimi rappresentano le informazioni che consentono di capire come \u00e8 strutturato il contenuto e di riprodurlo nel formato originale in caso di consultazione.<\/p>

A queste informazioni si aggiunge il Pacchetto di Versamento (i dati da passare in conservazione che consentono di mettere insieme pi\u00f9 file relativi a una pratica) che, una volta apposti firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione<\/a> (operazioni imprescindibili per determinare quando finisce il processo), diventa Pacchetto di Archiviazione.<\/p>

Novit\u00e0 2025:<\/strong><\/p>