{"id":8482,"date":"2017-07-25T17:46:59","date_gmt":"2017-07-25T15:46:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/la-gestione-documentale-in-san-benedetto-compie-10-anni\/"},"modified":"2023-03-02T16:53:59","modified_gmt":"2023-03-02T15:53:59","slug":"la-gestione-documentale-in-san-benedetto-compie-10-anni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-in-san-benedetto-compie-10-anni","title":{"rendered":"La gestione documentale in San Benedetto ha pi\u00f9 di 10 anni"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" style=\"float: left;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/logo_San_Benedetto.jpg\" alt=\"San Benedetto - La gestione documentale in San Benedetto festeggia il traguardo dei primi 10 anni di attivit\u00e0\" width=\"200\" height=\"83\" \/>La gestione documentale in <strong>San Benedetto<\/strong> festeggia il traguardo dei primi 10 anni di attivit\u00e0. Ora \u00e8 al lavoro la nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED: robusta e flessibile, deve reggere il peso di un enorme volume di oltre 26 milioni di documenti.<\/p>\n<hr \/>\n<h3 class=\"bg-grey light spacer-in-2 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2 h4\" style=\"text-align: center;\"><strong>San Benedetto, leader del beverage con presenza mondiale.<\/strong> Il Gruppo San Benedetto \u00e8 attivo in 80 paesi nei cinque continenti. Con sede centrale a Scorz\u00e8 (VE), 1.800 dipendenti, un fatturato globale di oltre 700 milioni di euro e una capacit\u00e0 produttiva di 17 milioni di pezzi al giorno solo in Italia, dispone di 5 stabilimenti nel nostro paese e di altri 4 fra Spagna, Polonia e Ungheria. In crescita continua dai primi anni \u201990, a partire dai quali ha iniziato l\u2019espansione verso l\u2019estero, oggi i suoi principali mercati di riferimento \u2013 oltre all\u2019Italia \u2013 sono l\u2019Europa Occidentale e dell\u2019Est, USA, Canada, Giappone, Israele, Australia, Singapore, Malesia e Thailandia. Il Gruppo, oltre ad acque minerali e bevande gassate, produce e commercializza anche altri prodotti, come th\u00e8 freddo, camomilla, acque aromatizzate, succhi di frutta, sport drink, aperitivi e acqua tonica. Alla capogruppo Acque Minerali San Benedetto si affiancano in Italia le consociate Alpe Guizza, Gran Guizza e Nepi.<\/h3>\n<hr \/>\n<h2 class=\"bg-grey light spacer-in- spacer-in-left- spacer-in-right- text-pink h3\" style=\"text-align: center;\"><span class=\"fa fa-commenting\"><\/span> <strong>San Benedetto \u2013\u00a0<\/strong> \u201cOrmai da molti anni Top Consult \u00e8 per noi un vero partner e siamo molto soddisfatti della collaborazione\u201d<\/h2>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink h4\" style=\"text-align: left;\"><strong>Ciclo attivo e passivo, l\u2019integrazione con SAP<\/strong><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" style=\"float: left;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/San_Benedetto_Sede_Centrale.jpg\" alt=\"La gestione documentale in San Benedetto festeggia il traguardo dei primi 10 anni di attivit\u00e0!\" width=\"400\" height=\"266\" \/>La gestione elettronica dei documenti festeggia quest\u2019anno il traguardo dei primi 10 anni di attivit\u00e0 in San Benedetto. Con l\u2019occasione il sistema documentale TopMedia NED di Top Consult \u00e8 stato rimpiazzato dalla nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED: la migrazione dei documenti e delle applicazioni si \u00e8 appena conclusa e dar\u00e0 spazio anche a nuove applicazioni che sfruttano le innovative funzionalit\u00e0 della nuova versione. Il sistema documentale \u00e8 utilizzato dalla capogruppo e dalle 3 consociate italiane, esteso recentemente anche a due stabilimenti, per coprire una vasta gamma di applicazioni importanti, che vanno dalla gestione dei cicli attivo e passivo alla conservazione sostitutiva di libri e registri, fino alla tenuta digitale del Libro Unico del Lavoro.<\/p>\n<p>La gestione automatizzata dei cicli attivo e passivo viene effettuata con una integrazione stretta ed automatica fra sistema documentale e sistema gestionale aziendale SAP, attraverso l\u2019apposito \u201cConnect per SAP\u201d progettato da Top Consult. Tutti i documenti generati da SAP o in ingresso a SAP vengono archiviati in TopMedia e possono essere consultati direttamente, assieme alle loro correlazioni, dagli utenti SAP e non SAP. Nel ciclo attivo vengono gestiti ogni anno un milione di documenti (fatture clienti e DDT di vario tipo), pari a 2 milioni di pagine. I documenti di trasporto, emessi gi\u00e0 con barcode stampato, al loro rientro con firma e annotazioni del cliente sono scannerizzati, automaticamente indicizzati e archiviati mediante Capture Barcode correlati fra loro e con la fattura emessa. Le fatture attive, alcune per la grande distribuzione anche di 50 pagine ciascuna, archiviate in TopMedia vengono automaticamente spedite via MailSender per e-mail, PEC o Postel (quest\u2019ultimo in fase di estinzione) a seconda del tipo di clienti. In forte crescita la PEC, che consente a San Benedetto (azienda agroalimentare) di rispettare l\u2019Art.62 del DL N1 del 18\/10\/12 e di poter chiedere gli interessi in caso di ritardi nei pagamenti, utilizzando la data certa e la certezza della ricezione archiviate in TopMedia. Nel ciclo passivo, che comprende circa 40.000 fatture fornitori cartacee ed elettroniche all\u2019anno, \u00e8 stato realizzato un flusso automatico di approvazione con un sistema di workflow che smista le fatture registrate e archiviate nel sistema documentale ad uno o pi\u00f9 manager responsabili a seconda dei beni e servizi acquistati; al termine del ciclo di approvazione la fattura diventa pagabile all\u2019interno del sistema SAP. Un\u2019altra applicazione chiave della gestione documentale \u00e8 la conservazione digitale a norma di libri e registri aziendali: il libro giornale, i registri Iva, le schede di conto, i registri contabili di 30 magazzini, per un totale di oltre un milione di pagine all\u2019anno. Non si produce pi\u00f9 carta per i libri, non si stampano pi\u00f9 e non occupano pi\u00f9 grandi spazi fisici di archivio. In conservazione sostitutiva va anche il Libro Unico del Lavoro (LUL), che viene realizzato e conservato come documento informatico. I dati dei 1.800 dipendenti italiani sono catturati dal sistema gestionale del Personale (Inaz Paghe), resi informatici con firma digitale e conservati in modalit\u00e0 sostitutiva mediante una seconda firma digitale con marca temporale; si tratta di circa 21.000 documenti all\u2019anno. Oltre al LUL, anche il Modello 770 viene gestito e conservato in forma digitale sotto la supervisione della Direzione Personale.<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink bold h4\">Un impressionante volume di documenti tutti in linea<\/p>\n<hr \/>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" style=\"float: left;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Claudio_Basso_Direttore_Sistemi_Informativi_Gruppo_San_Benedetto.jpg\" alt=\"Claudio Basso - Direttore Sistemi Informativi del Gruppo San Benedetto\" width=\"159\" height=\"130\" \/>In azienda gli utenti del sistema documentale sono circa 300, dislocati per la maggior parte in amministrazione, acquisti, logistica, direzione del personale. Ciascuno pu\u00f2 consultare la tipologia di documenti di sua competenza sotto lo stretto controllo di accessi e autorizzazioni effettuato da TopMedia. \u201cIn San Benedetto il sistema documentale \u2013 afferma <strong>Claudio Basso, Direttore Sistemi Informativi del Gruppo<\/strong> \u2013 \u00e8 impegnato in un ampio spettro di applicazioni chiave che rendono pi\u00f9 semplici, veloci ed efficienti processi fondamentali per l\u2019azienda. E\u2019 diventato uno strumento di lavoro quotidiano e, per alcuni versi, indispensabile. \u00c8 innegabile che alcuni processi critici per il business, quali ad esempio l\u2019invio fatture ai clienti, risultano presidiati attraverso questo strumento: risulterebbe estremamente difficile operare senza di esso. Il suo utilizzo ci ha permesso di tenere sotto controllo l\u2019aumento esponenziale dei volumi di documenti da gestire legato all\u2019espansione della societ\u00e0 in Italia e all\u2019estero. Oggi i documenti gestiti e archiviati da TopMedia superano la ragguardevole cifra di oltre 26 milioni, tutti disponibili in linea per consultazioni ed elaborazioni\u201d. I documenti sono memorizzati in un unico archivio centralizzato per tutti gli stabilimenti italiani del gruppo, liberando le realt\u00e0 periferiche da gestioni costose ed inefficienti. I documenti risultano cos\u00ec immediatamente reperibili con criteri di ricerca ampi e flessibili e condivisibili da tutte le strutture aziendali che ne hanno bisogno per il proprio lavoro, senza dover effettuare lunghe ricerche negli archivi o in altri uffici. L\u2019integrazione applicativa, ad esempio con il sistema gestionale aziendale, consente di consultare un documento richiamandolo all\u2019interno dell\u2019applicazione stessa, senza dover uscire dal proprio ambiente di lavoro abituale e guadagnando conseguentemente efficienza ed immediatezza. Spazi e volumi occupati dagli archivi si riducono drasticamente perch\u00e9 la carta sparisce e si afferma il documento informatico.<\/p>\n<hr \/>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/acque_san_benedetto-300x213.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"213\" class=\"size-medium wp-image-15758 aligncenter\" srcset=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/acque_san_benedetto-300x213.jpg 300w, https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/acque_san_benedetto.jpg 600w\" sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink bold h4\">Le caratteristiche innovative del nuovo sistema documentale<\/p>\n<p>San Benedetto ha ora installato la nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED: completata la fase di migrazione e gli ultimi step di allineamento e di formazione utenti, tutte le applicazioni ripartono nel nuovo sistema documentale. Sfruttando le sue potenziate capacit\u00e0, ne partiranno anche di nuove, come ad esempio la fatturazione elettronica verso la PA (anche se i volumi sono limitati) mediante la soluzione Top Consult FEPA Distiller, la conservazione sostitutiva a norma dei documenti fiscali, il data entry automatico delle fatture passive. \u201cAbbiamo scelto la nuova piattaforma TopMedia Social NED di Top Consult \u2013 aggiunge Basso \u2013 per le sue caratteristiche innovative. In particolare la robustezza, che deve sostenere i volumi di documenti molto elevati che caratterizzano la nostra attivit\u00e0; la versatilit\u00e0, gli arricchimenti nelle funzioni di ricerca e la facilit\u00e0 d\u2019uso per gli utenti che lavorano con le applicazioni operative. Per noi \u00e8 molto importante che l\u2019interfaccia dell\u2019infrastruttura applicativa sia disponibile su piattaforma Web, proprio per facilitare la manutenzione dell\u2019installato e la migliore fruibilit\u00e0 da parte degli utenti. E poi ci interessa notevolmente la possibilit\u00e0 di utilizzare la nuova piattaforma collaborativa per gruppi di lavoro che Top Consult per prima ha lanciato sul mercato: partiremo subito con un progetto pilota di workgroup &amp; collaboration per il nostro settore IT (sviluppo integrato e documentazione progetti applicativi che coinvolgono team di progetto estesi dislocati in aree distanti)\u201d. \u201cOrmai da molti anni Top Consult \u00e8 per noi un vero partner e siamo molto soddisfatti della collaborazione. E\u2019 un\u2019azienda innovativa nella creazione di nuovi prodotti e servizi, con competenze e professionalit\u00e0 di alto livello nelle varie attivit\u00e0; supporto tecnico ed help-desk remoto funzionano molto bene; c\u2019\u00e8 sempre stata la massima collaborazione, gli interventi dei tecnici sono precisi e puntuali nel risolvere i problemi, nel completare i progetti e nel venire incontro a qualsiasi nostra richiesta ed esigenza\u201d.<\/p>\n<hr \/>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-2 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2 h4 text-pink bold\" style=\"text-align: center;\">Il progetto collaborativo di sviluppo software<\/h3>\n<h3 class=\"bg-grey light spacer-in-2 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2 h4\" style=\"text-align: center;\">Un primo progetto pilota di collaborazione aziendale per gruppi di lavoro sta partendo in San Benedetto: sfrutta le nuove funzionalit\u00e0 di TopMedia Social NED e sar\u00e0 applicato ai progetti di sviluppo software condotti nella struttura IT. Questi progetti coinvolgono team interni ed esterni, a seconda degli skill e delle competenze disponibili e delle risorse necessarie. Il progetto pilota riguarder\u00e0 lo sviluppo di software effettuato da un gruppo di lavoro che potr\u00e0 condividere la documentazione, usare un ambiente di chat e di forum: consentir\u00e0 cos\u00ec di gestire il team di progetto in modo pi\u00f9 \u201cintelligente\u201d, flessibile e controllato, senza richiedere la presenza fisica sul posto di tutte le persone interne ed esterne come i consulenti e permettendo interazioni da remoto su oggetti condivisi. Non ci sono mail inutili con allegati pesanti, ciascuno \u00e8 sempre a conoscenza di quanto avviene nel gruppo, la documentazione \u00e8 ordinata e condivisa con diversi livelli di autorizzazione e di accesso ai documenti archiviati, la produttivit\u00e0 aumenta e sono ottimizzati i tempi effettivi di avanzamento del progetto.<br \/>\nDopo il progetto pilota IT, altri progetti collaborativi potranno prender vita in altri settori, come l\u2019Ufficio Tecnico, lo Sviluppo Prodotti o lo stesso Marketing.<\/h3>\n<hr \/>\n<h2 class=\"bg-grey light spacer-in- spacer-in-left- spacer-in-right- text-pink h3\" style=\"text-align: center;\"><span class=\"fa fa-commenting\"><\/span> \u201cAbbiamo scelto la nuova piattaforma TopMedia Social NED per le sue caratteristiche innovative. In particolare la robustezza, che deve sostenere i volumi di documenti molto elevati che caratterizzano la nostra attivit\u00e0\u201d<\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Al lavoro la piattaforma enterprise TopMedia Social NED: robusta e flessibile, regge il peso di un enorme volume di oltre 26 milioni di documenti.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":15763,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":0,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[77,69,95,55,43],"class_list":["post-8482","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-case-history","tag-dematerializzazione","tag-dicono-di-noi","tag-fatturazione-elettronica","tag-gestione-documentale"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.1.1 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>La gestione documentale in San Benedetto ha pi\u00f9 di 10 anni<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"La gestione documentale in San Benedetto festeggia quest\u2019anno il traguardo dei primi 10 anni di attivit\u00e0. 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