{"id":8511,"date":"2017-07-25T18:02:44","date_gmt":"2017-07-25T16:02:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/conservazione-digitale-a-norma-manca-poco-alle-nuove-regole\/"},"modified":"2023-03-02T17:06:36","modified_gmt":"2023-03-02T16:06:36","slug":"conservazione-digitale-a-norma-manca-poco-alle-nuove-regole","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-a-norma-manca-poco-alle-nuove-regole","title":{"rendered":"Conservazione Digitale a norma: manca poco alle nuove regole tecniche"},"content":{"rendered":"

Conservazione Digitale a norma: dal 12\/4\/2017 diventano obbligatorie le nuove regole tecniche<\/strong>
\nBisogna arrivare preparati ai nuovi obblighi della conservazione digitale. Non si tratta solo di un cambiamento informatico, ma soprattutto organizzativo<\/em><\/p>\n

Top Consult \u00e8 gi\u00e0 pronta e conforme: nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED e nuovi servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0<\/p>\n

Dal 12\/4\/2017 diventano obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale, pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12\/3\/2014. Fino ad allora sono valide anche le regole di conservazione precedenti, note con la vecchia dizione di \u201cconservazione sostitutiva\u201d e basate sulla delibera CNIPA N. 11\/2004. La nuova normativa, riguardante le \u201cRegole Tecniche in materia di sistema di conservazione\u201d emanate in riferimento all\u2019art. 71 del Codice dell\u2019Amministrazione Digitale, prevede passaggi e responsabilit\u00e0 articolati e dettagliati (la versione completa si pu\u00f2 consultare sul nostro sito nei Testi Ufficiali nell\u2019area riservata al Quadro Normativo). Le nuove regole definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti; i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilit\u00e0 del Responsabile della Conservazione, che deve agire in collaborazione con altre figure aziendali quali il responsabile Sistemi Informativi, il Responsabile del trattamento dei dati personali, il Responsabile della Sicurezza e il Responsabile della Gestione Documentale.
\nTra i doveri del Responsabile Conservazione ci sono la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, che diventa ora obbligatorio ed \u00e8 la conseguenza di un lavoro spesso collegiale: descrive il processo della conservazione stessa, le modalit\u00e0 di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.<\/em><\/p>\n

La scadenza di legge per l\u2019adozione obbligatoria delle nuove regole \u00e8 ormai vicina. E\u2019 necessario adeguarsi fin da subito e applicare le nuove regole con la collaborazione di un partner esperto come Top Consult, pioniere della materia, in modo da arrivare alla scadenza ben preparati e gi\u00e0 rodati. Nell\u2019evoluzione della conservazione, il cambiamento infatti non \u00e8 solo informatico, ma soprattutto organizzativo e comportamentale. Non \u00e8 quindi sufficiente utilizzare un pacchetto software aggiornato, ma \u00e8 necessaria una specifica consulenza approfondita, legale e applicativa, assieme ad un\u2019attivit\u00e0 di formazione specializzata.
\nTop Consult, impegnata nella conservazione fin dagli albori della legislazione digitale, ha realizzato nel \u201999 con il Comune di Pesaro il primo archivio sostitutivo italiano e \u201cinventato\u201d gi\u00e0 allora una serie di servizi a corredo, fra cui il manuale della conservazione. Per la nuova conservazione da tempo \u00e8 pronta: ha progettato e reso disponibile un nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED che \u00e8 gi\u00e0 conforme alla nuova normativa; ha inoltre introdotto due nuovi servizi che corredano la conservazione su questa piattaforma: Conlex 2.0 e Manlex 2.0, il primo per la consulenza legale e applicativa, il secondo per il mantenimento a norma nel tempo delle soluzioni Lex realizzate.<\/p>\n

Bisogna arrivare preparati ai nuovi obblighi della conservazione digitale. Non si tratta solo di un cambiamento informatico, ma soprattutto organizzativo<\/p>\n

Il nuovo modulo Lex di conservazione:\u00a0<\/strong><\/p>\n

Lex adotta le strutture dati e gli standard prescritti dalle nuove regole nell\u2019art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione e viene impiegato sia per la conservazione in house sia per quella in outsourcing, entrambe assicurate da Top Consult. Una copia del documento presente in gestione viene replicata e portata nell\u2019ambiente di conservazione, qui il file viene firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file di tipo IDC (indice di conservazione) anch\u2019esso firmato e marcato temporalmente. Per la consultazione e l\u2019esibizione sono necessari il modulo Surfer o Surfer Mobile\/Web della piattaforma TopMedia Social NED. Lex \u00e8 un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi \u201cbatch\u201d. Non usa stazioni di lavoro dedicate e pu\u00f2 eseguire pi\u00f9 lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.
\nE\u2019 meglio prepararsi alla nuova conservazione digitale prima della fine dell\u2019anno: \u00e8 bene infatti tenere un intero esercizio fiscale con le stesse regole, partendo dall\u20191\/1\/2017, tenendo anche presente che con il 31\/12\/2016 cesser\u00e0 la manutenzione Top Consult sul vecchio modulo Lex.<\/p>\n

I servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0:<\/strong><\/p>\n

Conlex 2.0 comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali: quindi giornata di formazione con il legale e lo specialista applicativo, affiancamento di quest\u2019ultimo per avviare la conservazione digitale, la consulenza per la realizzazione del manuale della conservazione, il rilascio del certificato di conformit\u00e0 del manuale da parte del legale.
\nManlex 2.0 \u00e8 il servizio che assicura il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati. La sottoscrizione del servizio comprende il diritto alla ricertificazione annuale del anuale della conservazione; a sottoporre 5 quesiti\/anno di tipo applicativo o legale sul tema Lex (le risposte vengono date dagli specialisti applicativi o dal legale a seconda del tema); ad una visita annuale di audit-collaudo degli archivi realizzati, svolta da specialisti Top Consult.
\nLa visita di audit viene svolta con l\u2019attenzione rivolta sia alla parte formale del sistema di conservazione sia alla parte prettamente documentale. Nella parte formale si verifica che il manuale della conservazione sia aggiornato e allineato agli archivi, alle tipologie e ai formati dei documenti posti in conservazione; si accertano le modalit\u00e0 previste per il backup e il loro rispetto; si controllano nomine e incarichi con la relativa documentazione; si verifica esistenza e consistenza del registro delle anomalie.
\nNella parte documentale si verifica la presenza di tutti i documenti attesi e di eventuali buchi di numerazione, il fatto che i documenti siano nel formato atteso e dichiarato dal manuale e siano firmati e marcati temporalmente. Si verifica inoltre che i documenti, presi a campione, siano visibili e stampabili e sia possibile ottenerne delle copie, che esista il backup e che sia possibile accedere allo stesso.<\/p>\n

Conlex 2.0 e Manlex 2.0: formazione e consulenza per tutti i clienti in house. Per avviare la conservazione digitale e mantenere nel tempo gli archivi realizzati<\/span><\/p>\n

\n

L\u2019affidabilit\u00e0 del pioniere<\/strong>
\nIn house o in outsourcing, quel che conta \u00e8 la scelta del partner<\/em><\/p>\n

Top Consult offre la conservazione digitale a norma sia in house che in outsourcing, secondo le esigenze specifiche di ogni cliente. Ma la conservazione non \u00e8 un semplice programma da comprare, \u00e8 un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualit\u00e0 e l\u2019efficacia complessive. <\/em>
\nConviene quindi rivolgersi ad un fornitore esperto, solido e preparato come Top Consult, che da quasi 30 anni opera esclusivamente sul mercato della gestione documentale e che ha da sempre la conservazione digitale nel suo core business. Pioniere della materia fin dagli albori della legislazione digitale, nel \u201999 ha realizzato per il Comune di Pesaro l\u2019archivio sostitutivo dei documenti dell\u2019Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Gi\u00e0 in quegli anni ha sviluppato le soluzioni pacchettizzate Lex, ideando anche il Manuale della Conservazione e i servizi legali e organizzativi a supporto del Responsabile della Conservazione.<\/em>
\n\u201cLa nostra leadership in questo settore \u2013 afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Delegato di Top Consult \u2013 nasce dall\u2019impegno pionieristico, dalla conoscenza approfondita delle problematiche tecniche, legali e organizzative, dal costante aggiornamento sulle nuove normative, dal numero record di referenze in aziende di ogni tipo e dimensione e dalla capacit\u00e0 di inquadrare gli archivi digitali in un progetto pi\u00f9 ampio di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella cio\u00e8 che fornisce i vantaggi pi\u00f9 rilevanti a livello di processi di lavoro. Top Consult \u00e8 inoltre in grado di evolvere assieme alle tecnologie, garantendo cos\u00ec la continuit\u00e0 del servizio e degli archivi digitali a norma anche oltre il minimo obbligatorio di 10 anni.\u201d<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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