{"id":8513,"date":"2017-07-25T18:04:40","date_gmt":"2017-07-25T16:04:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/gestione-documentale-a-tutto-campo-toyota\/"},"modified":"2023-03-01T13:01:34","modified_gmt":"2023-03-01T12:01:34","slug":"gestione-documentale-a-tutto-campo-toyota","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-a-tutto-campo-toyota","title":{"rendered":"In Toyota, ormai da 15 anni, la Gestione Documentale \u00e8 a tutto campo!"},"content":{"rendered":"<div class=\"container-fluid\">\n<div class=\"row\">\n<h4 class=\"bg-grey light spacer-in-2 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2\"><strong><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/Toyota_logo.png\" alt=\"\" width=\"168\" height=\"79\" class=\"size-full wp-image-15546 alignleft\" \/>Leader nei carrelli elevatori.<\/strong><br \/>\nToyota Material Handling Manufacturing Italy \u00e8 il braccio produttivo italiano di Toyota Material Handling Group, leader mondiale nella produzione e commercializzazione di macchine per la movimentazione dei materiali. Sede centrale a Bologna, quasi mille dipendenti, si articola nei due stabilimenti produttivi di Bologna, che produce un\u2019ampia gamma di carrelli elevatori controbilanciati (noti in Italia come \u201cmuletti\u201d), e di Ostellato (FE), gestito dalla controllata LTE, che produce montanti, componente frontale dei carrelli che esegue il sollevamento. In Italia nel gruppo Toyota sono confluite due aziende protagoniste per anni del mercato italiano di questo settore: Cesab Carrelli Elevatori (nata a Bologna nel 1942) ed oggi stabilimento produttivo TMHMI di cui abbiamo parlato sopra e BT Cesab, oggi Toyota Material Handling Italia, la commerciale per il mercato italiano. Sono tre le gamme di carrelli elevatori prodotte e distribuite: Toyota, BT e Cesab.<\/h4>\n<h4 class=\"bg-grey spacer-in-2 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2 bold\">In Toyota Material Handling Italy le applicazioni sviluppate vanno dall\u2019integrazione con il gestionale fino alla nuova conservazione digitale. Risultati: pi\u00f9 efficienza, carta sparita, sostenibilit\u00e0.<\/h4>\n<p><span class=\"text-pink\">In Toyota Material Handling Manufacturing Italy la gestione documentale \u00e8 di casa ormai da 15 anni, sempre targata Top Consult, con l\u2019avvicendamento di ben tre generazioni di software TopMedia. Adesso \u00e8 al lavoro la piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED di nuova concezione, sulla quale \u00e8 stata recentemente completata la migrazione di tutte le applicazioni sviluppate.<\/span><\/p>\n<\/div>\n<div class=\"row\">\n<div class=\"col-sm-6 col-md-4 spacer-1\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Toyota_Material_Handling_stabilimento_Bologna.jpg\" alt=\"Toyota Material Handling stabilimento Bologna\" width=\"350\" height=\"233\" \/><\/div>\n<div class=\"col-sm-6 col-md-8 spacer-1\">\n<p class=\"h3\">I tre processi gestionali chiave: pi\u00f9 snelli ed efficienti<\/p>\n<p>Il sistema documentale \u00e8 integrato direttamente nel sistema informativo aziendale, dialogando in continuit\u00e0 con il gestionale AS\/400.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>Viene cos\u00ec gestito il flusso dei documenti dei principali processi lavorativi della societ\u00e0: il ciclo attivo, quello passivo e le attivit\u00e0 post-vendita, rendendoli pi\u00f9 snelli, veloci e controllati.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span class=\"fa-2x\"><a class=\"btn btn-primary btn-info\" href=\"\/it\/blog\/eventi\">SCOPRI DI PIU\u2019<\/a>\u00a0<\/span><\/p>\n<div class=\"row\">\n<div class=\"col-sm-12\">\n<p>Per quanto riguarda il ciclo attivo, tutti i documenti generati dal gestionale vengono automaticamente trasmessi alla piattaforma TopMedia Social NED e qui archiviati. Si tratta di ordini e conferme, documenti di trasporto, dichiarazioni di conformit\u00e0 dei prodotti, fatture clienti con i loro allegati, per un totale annuo di circa centomila pagine.<\/p>\n<p class=\"text-pink\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" style=\"float: left;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Patrick_Malservisi_-IT_Director_di_Toyota_Material.jpg\" alt=\"Patrick Malservisi - IT Director di Toyota Material Handling Europe\" width=\"100\" height=\"125\" \/><br \/>\n\u201cSiamo molto soddisfatti del rapporto con Top Consult, tanto che rimarr\u00e0 al nostro fianco \u2013 e conserveremo le applicazioni sviluppate \u2013 anche con il nuovo sistema gestionale\u201d<br \/>\n<em>Patrick Malservisi \u2013 IT Director di Toyota Material Handling Europe<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span>Nel ciclo passivo sono coinvolti ordini di acquisto, fatture fornitori con allegati che spesso superano le 50 pagine, note integrative e reverse charge. Qui la regia \u00e8 affidata al modulo OCR Data Capture di Top Consult, dotato di un connettore per le avanzate tecnologie Kofax, che ottimizza il processo di data entry. Nel caso di una fattura fornitore ad esempio, la soluzione estrae le informazioni dal documento cartaceo e le rende disponibili al sistema gestionale, alimenta la prima nota in contabilit\u00e0 ed archivia la fattura in TopMedia Social NED. Un apposito sistema di workflow per il ciclo di approvazione smista inoltre le fatture passive in modo automatico ai manager competenti. Infine il ciclo della cosiddetta post-vendita, che gestisce i documenti relativi alla vita di ogni carrello prodotto: la scheda carrello, il modulo di autocontrollo e rintracciabilit\u00e0, i controlli di qualit\u00e0, le prove e i collaudi, le fotocopie della targhetta con la matricola del carrello, la dichiarazione di conformit\u00e0 firmata, ecc. Sono quasi centomila documenti all\u2019anno, acquisiti in modo automatico dall\u2019AS\/400 o digitalizzati via scanner.<\/span><\/p>\n<hr \/>\n<div class=\"container-fluid\">\n<div class=\"row\">\n<div class=\"col-sm-6 col-md-4 col-sm-push-6 col-md-push-8 spacer-1\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Toyota_Material_Handling_gestione_documentale_stabilimento_Bologna1.jpg\" alt=\"Toyota Material Handling - progetto di gestione documentale, stabilimento_Bologna\" width=\"300\" height=\"200\" \/><\/div>\n<div class=\"col-sm-6 col-md-8 col-sm-pull-6 col-md-pull-4 spacer-1\">\n<p class=\"h4\">Personale: i cedolini via email<\/p>\n<p>TopMedia Social NED \u00e8 integrato anche con il sistema gestionale del Personale, Copernico Paghe: questo automaticamente trasmette e archivia in TopMedia i cedolini stipendio, i cartellini presenza e i documenti di Certificazione Unica \u2013 CU (ex CUD).<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>I dipendenti dei 2 poli produttivi ricevono il cedolino via email, con link al documento, e possono consultarlo e salvarlo tramite Surfer Web, sul PC dell\u2019ufficio o di casa.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<hr \/>\n<div class=\"container-fluid\">\n<div class=\"row\">\n<div class=\"col-sm-6 col-md-4 spacer-1\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Toyota-Material-Handling-stabilimento-Bologna.jpg\" alt=\"Toyota Material Handling progetto di gestione documentale, stabilimento Bologna\" width=\"200\" height=\"300\" \/><\/div>\n<div class=\"col-sm-6 col-md-8 spacer-1\">\n<p class=\"h4\" style=\"text-align: left;\">Conservazione digitale, gi\u00e0 con le nuove regole<\/p>\n<p>Toyota Material Handling Manufacturing Italy ha iniziato ad effettuare in house la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali dieci anni fa, utilizzando il software specializzato e la consulenza legale, organizzativa e tecnica di Top Consult, pioniere della materia.\u00a0Oggi, muovendosi per tempo, la societ\u00e0 ha gi\u00e0 adottato il nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED ed \u00e8 gi\u00e0 conforme alla nuova conservazione digitale con le nuove regole tecniche (obbligatorie dal 12\/3\/2017).<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>In conservazione a norma ci sono le fatture clienti e fornitori e i relativi documenti a rilevanza fiscale, i registri IVA, i libri giornale, i libri cespiti, gli inventari, i mastrini contabili e le schede di magazzino, e inoltre \u2013 a parte \u2013 i cedolini stipendio e i cartellini presenza. I documenti conservati digitalmente sono facilmente consultabili sia per il loro utilizzo nei vari processi di lavoro aziendali sia per l\u2019eventuale esibizione alle Autorit\u00e0.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span class=\"fa-2x\"><a class=\"btn btn-primary btn-info\" href=\"\/it\/blog\/eventi\">SCOPRI DI PIU\u2019<\/a>\u00a0<\/span><\/p>\n<hr \/>\n<div class=\"container-fluid\">\n<div class=\"row\">\n<div class=\"col-sm-6 col-md-4 col-sm-push-6 col-md-push-8 spacer-1\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Toyota_Material_Handling_progetto_di_gestione_documentale_stabilimento_Bologna1.jpg\" alt=\"Toyota Material Handling - progetto di gestione documentale, stabilimento_Bologna\" width=\"200\" height=\"300\" \/><\/div>\n<div class=\"col-sm-6 col-md-8 col-sm-pull-6 col-md-pull-4 spacer-1\">\n<p class=\"h4\">La gestione centralizzata dei certificati di conformit\u00e0<\/p>\n<p>Un\u2019interessante applicazione, fornita da Top Consult come servizio, gestisce a livello europeo la firma digitale dei certificati di conformit\u00e0 alla direttiva macchine UE dei carrelli prodotti.\u00a0TopMedia Social NED intercetta centralmente da Bologna il documento stampato dal gestionale per ogni carrello controbilanciato prodotto in Europa, lo trasforma in Pdf e lo archivia nel sistema documentale; chiama il server di firma e archivia la dichiarazione firmata in digitale.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>Lo stabilimento europeo interessato verifica lo stato in TopMedia e pu\u00f2 quindi procedere alla vendita del carrello che \u00e8 conforme alla direttiva UE. Questa procedura, che sfrutta anche al meglio le possibilit\u00e0 del modulo SDK, semplifica il processo con garanzia totale di riservatezza e sicurezza dei dati, abbatte i tempi di attesa, e archivia tutti i documenti in un unico sistema consultabile in maniera immediata.<\/p>\n<hr \/>\n<h4 class=\"bg-grey light spacer-in-2 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2\">Reperimento immediato delle informazioni, eliminazione della carta<\/h4>\n<p>Il sistema documentale, dopo 15 anni di attivit\u00e0, archivia un volume complessivo di oltre 7,3 milioni di pagine, recenti e pregresse, tutte disponibili in linea per consultazioni ed elaborazioni. Gli utenti diretti della gestione documentale sono circa 250: possono reperire in pochi secondi le informazioni necessarie al loro lavoro e navigare fra quelle correlate, senza errori e fotocopiature, senza dover andare a cercarle in archivio o in altri uffici. I processi diventano cos\u00ec pi\u00f9 fluidi e veloci. La carta circolante in azienda \u00e8 stata quasi completamente eliminata, con tutti i vantaggi connessi in termini di costi e di spazi. Una stima, sia pur approssimativa, calcola che i 7,3 milioni di pagine archiviate elettronicamente corrispondano ad un volume di circa 400 metri cubi di carta fisicamente spariti.<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink h2 h3\"><strong>\u00a0Paperless vuol dire anche azienda pi\u00f9 \u201csostenibile\u201d<\/strong><\/p>\n<p>\u201cIn Italia siamo stati i primi, fra i nostri stabilimenti europei, ad adottare e impiegare gi\u00e0 da diversi anni la gestione documentale \u2013 <strong>afferma Patrick Malservisi, IS\/IT Director di Toyota Material Handling Europe \u2013 Supply<\/strong>. Abbiamo realizzato una serie di applicazioni documentali di prim\u2019ordine che non si limitano alla pura archiviazione ma partecipano direttamente alla gestione dei processi lavorativi.<br \/>\nTutto \u00e8 stato fatto in collaborazione con Top Consult, che \u00e8 sempre stata al nostro fianco seguendoci e supportandoci in modo molto positivo. Al di l\u00e0 dei prodotti innovativi e della preparazione delle persone, abbiamo apprezzato il comportamento proattivo, la capacit\u00e0 di capire le nostre esigenze, di saper individuare assieme al cliente soluzioni e idee sulle quali lavorare. Cos\u00ec \u00e8 nato ad esempio anche il progetto di gestione centralizzata dei certificati di firma, semplice, innovativa ed efficace.<br \/>\nSiamo molto soddisfatti del rapporto con Top Consult, tanto che rimarr\u00e0 al nostro fianco \u2013 e conserveremo le applicazioni sviluppate \u2013 anche con il nuovo sistema gestionale Oracle \u2013 JDE Enterprise 1, che ha il \u201cgo live\u201d per il 2018. E\u2019 un gestionale moderno che ci permetter\u00e0 di affrontare il business nei nuovi scenari di mercato, per essere al posto giusto nel momento giusto prima dei concorrenti\u201d.<br \/>\nQual \u00e8 il ruolo della gestione documentale nella vostra societ\u00e0? \u201cE\u2019 un ruolo estremamente importante, perch\u00e9 ci ha permesso di ridurre i costi e l\u2019utilizzo della carta negli uffici e negli archivi, semplificando e sveltendo tutta la gestione. Toyota \u00e8 fortemente orientata alla \u201csostenibilit\u00e0\u201d e investe molto per essere il pi\u00f9 possibile un\u2019azienda sostenibile: il \u201cpaperless\u201d \u00e8 un elemento importante di questo obiettivo. Da qui l\u2019orientamento di gestire meno carta possibile in azienda (e quindi minimizzare l\u2019 impatto sull\u2019ambiente).<br \/>\nMeno carta vuol dire riduzione dei costi, inchiostro non utilizzato, spazi liberati negli uffici e negli archivi, meno alberi abbattuti; ma anche che le persone possono dedicarsi ad attivit\u00e0 di maggiore valore, diventando parte di un flusso che aiuta a lavorare meglio e a sentirsi parte attiva di un team\u201d.<br \/>\nCome si svilupper\u00e0 in futuro la vostra gestione documentale? \u201cPensiamo di ridurre ulteriormente i documenti che girano in formato cartaceo: finora abbiamo agito su tipologie di documenti in totale gestione nostra, ora vanno affrontati i documenti con volumi inferiori e le situazioni che non ci vedono padroni del flusso, come nel caso dei documenti fornitori. Siamo molto interessati inoltre alla possibilit\u00e0 di adottare la fatturazione elettronica fra aziende e stiamo verificandone la fattibilit\u00e0. Il tutto dipende dalle dimensioni delle controparti, che non sempre hanno strutture e sensibilit\u00e0 simili alle nostre, l\u2019imprenditoria tipica italiana \u00e8 composta da un tessuto di PMI che hanno difficolt\u00e0 ad affrontare questo tipo di iniziative\u201d.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In Toyota le applicazioni sviluppate vanno dall&#8217;integrazione con il gestionale fino alla nuova conservazione digitale.<br \/>\nRisultati: pi\u00f9 efficienza, carta sparita, sostenibilit\u00e0.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":15549,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":0,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[74,77,58,69,95,55,43,59,60],"class_list":["post-8513","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-archiviazione-digitale","tag-case-history","tag-conservazione-digitale","tag-dematerializzazione","tag-dicono-di-noi","tag-fatturazione-elettronica","tag-gestione-documentale","tag-sistema-documentale","tag-topmedia-social-ned"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.1.1 - 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