{"id":8521,"date":"2017-08-03T15:19:30","date_gmt":"2017-08-03T13:19:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/la-gestione-documentale-cambia-marcia-si-va-verso-il-lavoro-senza-carta-e-senza-penna\/"},"modified":"2023-02-17T17:24:46","modified_gmt":"2023-02-17T16:24:46","slug":"la-gestione-documentale-cambia-marcia-si-va-verso-il-lavoro-senza-carta-e-senza-penna","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-cambia-marcia-si-va-verso-il-lavoro-senza-carta-e-senza-penna","title":{"rendered":"La gestione documentale cambia marcia, lavoro “senza carta e senza penna”"},"content":{"rendered":"

2017: Con XML, Workflow e Firma Europea la Gestione Elettronica dei Documenti non \u00e8 pi\u00f9 la stessa.<\/strong><\/p>\n

Evoluzioni normative e nuove sfide applicative ribadiscono il ruolo essenziale dei documenti nei processi aziendali, nel continuo percorso verso il lavoro \u201csenza carta e senza penna\u201d.<\/em><\/p>\n

\u00abOggi non pu\u00f2 esistere un sistema informativo che non abbia al suo interno, come asset fondamentale, un sistema documentale completo\u00bb<\/strong><\/p>\n

Gli ultimi anni sono stati caratterizzati da un sostanziale cambiamento della natura dei documenti che da cartacei sono diventati file pdf, fino ad arrivare al recente xml, il formato \u2039machine readable\u203a salito alla ribalta con l\u2019entrata in vigore il 31 marzo 2015 dell\u2019obbligo di fatturazione elettronica verso la PA e riproposto ora anche per la fatturazione elettronica in ambito B2B.<\/em><\/p>\n

Anni quando, con il sistema documentale si \u00e8 sempre fatto riferimento all\u2019utilizzo di un software applicativo in grado di gestire i documenti, che in prima battuta erano cartacei \u2013 in questo caso l\u2019imputazione a sistema avveniva con la scannerizzazione \u2013 per poi cedere il passo al formato pdf, che prevede invece l\u2019estrazione dei dati per automatizzare il processo in s\u00e9 semplice di data entry. Adesso con l\u2019entrata in scena dell\u2019xml il salto che pu\u00f2 fare un sistema informativo aziendale \u00e8 notevole, in quanto la fattura, che \u00e8 il documento principe di tutti i flussi aziendali, non pu\u00f2 pi\u00f9 essere gestito direttamente dall\u2019utente come accadeva in passato, perch\u00e9 la natura stessa dell\u2019xml lo rende difficilmente lavorabile dall\u2019uomo che non riesce neanche a leggerne i dati.<\/p>\n

Di conseguenza \u00e8 fondamentale che le aziende adottino un software documentale che abbia tra le sue caratteristiche enterprise la sicurezza e il load balancing, nonch\u00e9 la capacit\u00e0 di gestire i flussi, le firme elettroniche e i documenti firmati digitalmente che la legge italiana obbliga a conservare. Tutto diventa molto pi\u00f9 semplice se il software gestionale \u00e8 integrato con la gestione documentale.<\/p>\n

E i flussi all\u2019interno delle aziende vanno ottimizzati? Secondo l\u2019AD di Top Consult, un altro punto su cui le aziende dovranno lavorare \u00e8 il workflow che deve diventare collaborativo: per gestire il flusso documentale e di processo in modo efficiente \u00e8 necessario mandare in pensione la posta elettronica e puntare su applicazioni software di collaboration.<\/p>\n

L\u2019impiego di strumenti collaborativi consentono di eliminare le e-mail nei processi strutturati e non, a favore di gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. La stessa ricerca 2016 dell\u2019Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano ha rilevato che proprio la Collaborazione \u00e8 considerata dal 64% delle aziende italiane medio-grandi il principale trend applicativo emergente, a pari merito con la Mobility. (vedi white paper: Condivisione e collaborazione nelle aziende italiane)<\/em><\/p>\n

\u00ab\u2026 soluzioni che si basano sul concetto dell\u2019utente \u201ccollaborativo\u201d, che pu\u00f2 utilizzare anche in azienda strumenti molto simili a quelli social con cui interagisce nella sua vita privata. Ne sono un esempio i gruppi di lavoro, la bacheca, le notifiche\u00bb, sottolinea Zaffagnini. In questo modo \u00e8 possibile tenere traccia di tutti i processi, eliminando i passaggi poco controllabili che li rendono inefficienti. Un social network aziendale protetto, dove si possono formare team di lavoro temporanei che usano per i processi non strutturati un ambiente di Authoring e condivisione di documenti, comunicando tramite l\u2019interfaccia \u201cBacheca\u201d, che traccia le attivit\u00e0, note e chat di tutti i partecipanti.
\nIl modo collaborativo inoltre pu\u00f2 supportare i processi gi\u00e0 strutturati nel gestionale o ERP. Per esempio il ciclo passivo, che nel sistema informativo parte dall\u2019input dell\u2019ordine, ma presuppone attivit\u00e0 precedenti \u2013 Richiesta D\u2019Acquisto (RDA), selezione dei fornitori, ecc. \u2013 che spesso sono gestite in modo informale, con telefonate o email.
\nAltre situazioni di inefficienza accadono nei workflow o nella gestione delle pratiche di tipo tradizionale. Tipico caso \u00e8 quello del manager che, avendo un dubbio nell\u2019approvazione di un acquisto, chiama il buyer al telefono o gli scrive una mail: questo passaggio decisivo, quindi, non \u00e8 tracciato nel sistema. Con le nuove soluzioni l\u2019utente gestisce in forma collaborativa i passaggi di pratiche, attivit\u00e0 e informazioni attraverso flussi formalizzati: da una parte l\u2019utente rimane sempre collegato ai colleghi coinvolti nei suoi stessi progetti, e quindi aggiornato in tempo reale su ci\u00f2 che succede. Dall\u2019altra il sistema traccia tutto: passaggi, interventi, attivit\u00e0, con i relativi tempi e documenti associati.<\/p>\n

Un terzo aspetto su cui si dovr\u00e0 porre attenzione nel 2017 \u00e8 la firma elettronica europea. Il primo luglio 2016 \u00e8 entrato in vigore il Regolamento eIDAS, che contribuisce alla realizzazione di un mercato unico digitale creando le condizioni adatte per il riconoscimento reciproco transfrontaliero di funzioni essenziali come l\u2019identificazione elettronica, la gestione dei documenti elettronici e delle firme elettroniche e i servizi elettronici di recapito, nonch\u00e9 per l\u2019interoperabilit\u00e0 dei servizi di eGovernment in tutta l\u2019Unione europea. Il regolamento eiDAS ha equiparato la firma elettronica avanzata alla firma digitale qualificata, dandole lo stesso valore probatorio di legge.<\/p>\n

\u00abLe funzioni innovative gestiscono qualsiasi tipo di firma elettronica a norma di legge nei processi documentali: non solo le firme digitali applicate in modo automatico dal software a grandi quantit\u00e0 di documenti (ad esempio per la conservazione digitale) ma anche le firme elettroniche interattive applicate dal firmatario su un singolo documento; l\u2019utente pu\u00f2 firmare in modo interattivo da PC, Web o Mobile con un unico certificato di firma\u201d, conclude Zaffagnini.<\/p>\n

\n

Come convincere al nuovo modo di lavorare?<\/p>\n

Il problema \u00e8 come convincere i vari addetti di un\u2019organizzazione ad incamminarsi su questo percorso di profonda trasformazione culturale, di cambiamento nell\u2019approccio mentale per affrontare lo svolgimento dei vari compiti lavorativi.<\/p>\n

La strategia aziendale deve incoraggiare la nuova modalit\u00e0 di collaborazione: infatti, pi\u00f9 i partecipanti connessi al social network aziendale hanno un\u2019esperienza positiva di questo modo di lavorare, pi\u00f9 lo integreranno di buon grado nei propri schemi operativi. Una positiva esperienza collaborativa crea fiducia, che \u00e8 la chiave fondamentale per concretizzare un reale cambiamento culturale.<\/em><\/p>\n

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\u00a0Se vuoi approfondire scarica i whitepaper messi a disposizione!<\/p>\n

Condivisione e collaborazione nelle aziende italiane<\/a><\/p>\n

Dalla Gestione Documentale al Social Business<\/a><\/p>\n

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MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n

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