{"id":8527,"date":"2017-07-25T18:13:45","date_gmt":"2017-07-25T16:13:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/il-nuovo-workflow-pone-al-centro-l-utente\/"},"modified":"2023-03-02T14:46:04","modified_gmt":"2023-03-02T13:46:04","slug":"il-nuovo-workflow-pone-al-centro-l-utente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-nuovo-workflow-pone-al-centro-l-utente","title":{"rendered":"Il nuovo WorkFlow pone al centro l\u2019utente"},"content":{"rendered":"

Superate le rigidit\u00e0 e le inefficienze dei processi aziendali automatizzati dai tradizionali workflow<\/strong><\/p>\n

Il WorkFlow Collaborativo \u00e8 la soluzione di TopMedia Social NED che completa il trittico di strumenti a disposizione dell\u2019Utente Collaborativo per lavorare in modo \u201csmart\u201d e pi\u00f9 evoluto nei processi aziendali in cui \u00e8 coinvolto. Si affianca infatti al Groupware, che nei processi non strutturati, tipicamente legati al marketing o alla qualit\u00e0, realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro collaborativi, e a CaseFlow, che opera invece nel processo strutturato della gestione pratiche e del workflow utente senza automatismi, richiedendo approvazioni interattivamente. Il WorkFlow Collaborativo \u00e8 stato progettato per automatizzare i workflow di processo e consente all\u2019utente di gestire in forma collaborativa anche il flusso dei documenti all\u2019interno dei processi di lavoro.<\/p>\n

\u201cLa possibilit\u00e0 di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo \u2013 afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult \u2013 consente di coniugare l\u2019utilizzo delle regole aziendali con la flessibilit\u00e0 e l\u2019intuitivit\u00e0 delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati il workflow \u201cautomatizza\u201d l\u2019utente e irrigidisce il lavoro. La nostra intuizione \u00e8 stata quella di mettere al centro non il sistema ma le persone: rimuoviamo la rigidit\u00e0 dei processi aziendali e facciamo diventare \u201ccollaborativo\u201d il sistema, mantenendo ovviamente gli automatismi e mettendo al centro delle soluzioni l\u2019Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato quando \u00e8 in ufficio o mentre \u00e8 in mobilit\u00e0\u201d.<\/p>\n

Dal Designer Grafico al WorkFlow Engine<\/strong><\/p>\n

Come funziona in pratica il WorkFlow Collaborativo di TopMedia Social NED? Il suo obiettivo \u00e8 quello di automatizzare un processo di business che coinvolge pi\u00f9 utenti e interagisce con altri processi: ad esempio il processo di acquisto.<\/p>\n

Ogni workflow \u00e8 una raccolta ordinata di \u201cworkflow item\u201d, o dettagli di processo, ciascuno dei quali \u00e8 adibito alla gestione di un particolare evento ed \u00e8 stato progettato da un amministratore di sistema attraverso l\u2019uso di un apposito Designer Grafico (vedi esempio a lato): quest\u2019ultimo consente in modo semplice di visualizzare e definire la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti, cio\u00e8 gli utenti o i gruppi coinvolti nel flusso. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni mediante l\u2019uso della Piattaforma di Orchestrazione, che gestisce le operazioni massive e non presidiate sui documenti (come ad esempio la spedizione dei documenti o l\u2019acquisizione dei documenti in arrivo). Per ogni workflow item si possono configurare graficamente i destinatari a cui \u00e8 attribuita la facolt\u00e0 di processare i documenti: singoli utenti, gruppi di utenti o ruoli di organigramma oppure ancora utenti dinamici individuabili mediante query.<\/p>\n

Le regole definite vengono poi interpretate dal WorkFlow Engine, la componente della Piattaforma Documentale che ha il compito di intercettare ed elaborare i documenti che rispondono ai criteri di flusso configurati, eseguire le azioni previste dal workflow e tracciare tutte le operazioni.
\nL\u2019utente segue e interviene nel workflow attraverso la Home Page dei client Windows o Web oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui \u00e8 coinvolto. L\u2019Utente attraverso la funzione di Approvazione Workflow trova la lista dei documenti da approvare, scelto un documento soggetto al flusso documentale pu\u00f2 operare sullo stesso direttamente da un Form che si apre automaticamente visualizzando i dati significativi del documento, la sua anteprima e i pulsanti che gli permettono di mandare avanti il documento allo step successivo (Completato) o di bloccarlo (Rifiutato), e anche di navigare, stampare e firmare elettronicamente. Al Form \u00e8 abbinata la bacheca del documento: tutte le risposte possibili danno la facolt\u00e0 (o l\u2019obbligo in caso di rifiuto) di aggiungere in bacheca un messaggio utile agli step approvativi successivi. In caso di approvazione multipla, l\u2019utente pu\u00f2 selezionare direttamente dalla lista dei documenti da approvare quelli a cui desidera applicare esito positivo o negativo e processarli tutti in un unico passaggio.<\/p>\n

In presenza di documenti informatici non ci sono pi\u00f9 sulle scrivanie le pile cartacee facilmente controllabili, pertanto \u00e8 stata realizzata la funzione Controllo Workflow, il cruscotto di monitoraggio che consente all\u2019utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui \u00e8 coinvolto o dei quali ha la responsabilit\u00e0, e di partecipare ai flussi approvativi. Se l\u2019utente \u00e8 il manager responsabile del flusso, vede i propri step e inoltre tutti quelli delle persone operative che gli riferiscono: in questo modo pu\u00f2 accorgersi subito di eventuali anomalie, redistribuire i carichi di lavoro urgenti in caso di assenze o assumere il ruolo di approvatore facendo avanzare il flusso.<\/p>\n

Quando un\u2019istanza di flusso viene completata, all\u2019interno della bacheca del singolo documento rimane la storia del flusso e di tutti gli step a cui \u00e8 stato sottoposto, dalle conversazioni effettuate in bacheca alle notifiche inviate dal sistema. La bacheca traccia e racconta quindi sempre l\u2019intera storia del documento in modo dettagliato.<\/p>\n

Tutti i plus del WorkFlow Collaborativo di TopMedia Social NED<\/strong><\/p>\n

Il WorkFlow Collaborativo \u00e8 un modo molto efficace di superare le rigidit\u00e0 dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali con i propri moduli e con le regole prefissate. Per\u00f2 di solito i sistemi gestionali non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un\u2019annotazione importante di un fornitore sulla fattura non pu\u00f2 essere letta e conservata dal sistema) e usano l\u2019e-mail per avvisi ed allerte agli utenti, e-mail che deve essere gestita e archiviata a parte creando cos\u00ec silos informativi a s\u00e9 stanti. Se poi un manager ha un dubbio nell\u2019approvazione di un acquisto e chiama il buyer al telefono o via e-mail, questo passaggio decisivo non \u00e8 tracciato nel sistema. Nel WorkFlow Collaborativo invece l\u2019utente \u00e8 sempre collegato, anche quando \u00e8 in mobilit\u00e0, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed \u00e8 quindi sempre aggiornato in tempo reale.<\/p>\n

D\u2019altra parte, il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attivit\u00e0 con i relativi tempi e documenti associati. Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le e-mail, perch\u00e9 qui tutto nasce gi\u00e0 all\u2019interno del workflow. Le soluzioni collaborative di Top Consult eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con silos informativi diversi come i documenti e la posta elettronica.<\/p>\n

Con TopMedia Social NED lo \u201csmart working\u201d \u00e8 il normale modo di lavorare, basato su facilit\u00e0 d\u2019uso e interfacce semplici e intuitive con funzionalit\u00e0 mirate al ruolo dell\u2019utente, \u00e8 disponibile ovunque su PC, notebook, smartphone e tablet, allargando cos\u00ec l\u2019utilizzo della gestione documentale e collaborativa anche ai manager e ai mobile worker, mentre di solito un processo strutturato \u00e8 gestito proprio dai soli utenti professionali. L\u2019utente interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, cio\u00e8 non attende necessariamente di essere chiamato a fare qualcosa, ma ha sempre una visione d\u2019insieme di tutti i processi in cui \u00e8 coinvolto; non subisce i processi aziendali ma \u00e8 coinvolto attivamente indipendentemente dal proprio livello gerarchico.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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