PACCHETTI APPLICATIVI TOPMEDIA: IN AZIONE SUL CAMPO
\nSpedizione fatture e gestione della PEC<\/p>\n
Due societ\u00e0 agroalimentari Gruppo Martini e Masi Agricola ottimizzano con i Pacchetti spedizione fatture e gestione della PEC. Rispettano gli obblighi di legge e possono chiedere gli interessi sui pagamenti ritardati<\/p>\n
GRUPPO MARTINI<\/p>\n
Molta la carne al fuoco nel documentale
\n\u201cSpinta iniziale all\u2019introduzione del sistema documentale \u00e8 stata la necessit\u00e0 di gestire la PEC \u2026 Abbiamo scelto Top Consult per la validit\u00e0 del suo software e per la completezza dell\u2019offerta, ricca anche di informazioni normative\u201d<\/p>\n
E\u2019 stato avviato un progetto documentale che tocca 4 societ\u00e0 del gruppo ed \u00e8 basato sui Pacchetti Applicativi TopMedia NED di Top Consult: Contabilit\u00e0, Gestione Corrispondenza e Conservazione Sostitutiva.<\/p>\n
Oggi il piatto forte del progetto documentale in Martini \u00e8 la gestione e spedizione delle fatture attive per le 4 societ\u00e0 coinvolte: circa 350.000 documenti all\u2019anno, ciascuno in media di due pagine. Prodotte dal gestionale SAP, le fatture vengono trasformate in Pdf e archiviate in TopMedia NED; il sistema le preleva e le spedisce automaticamente ai clienti secondo le regole prestabilite per ciascuno: via posta elettronica o PEC, fattura unica centralizzata o per ogni punto di vendita, file unico per fattura o file cumulativo delle fatture di un giorno, tipo di periodicit\u00e0, e cos\u00ec via. Ci sono caselle di posta che possono inoltrare anche mille fatture al giorno. In una societ\u00e0 come il Gruppo Martini centrale \u00e8 inoltre la gestione della PEC nel processo di fatturazione attiva e passiva per ottemperare all\u2019Art. 62 del DL N.1 del 18\/10\/12 per il settore agro-alimentare. Il prossimo step del progetto documentale prevede la conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture attive e della PEC (messaggi pi\u00f9 ricevute di consegna e spedizione) e poi anche di tutti i registri, libro giornale, partitari, giornali di magazzino, ecc., per un totale di quasi 900.000 documenti all\u2019anno. La conservazione sostitutiva verr\u00e0 fatta in outsourcing da Top Consult, che ricever\u00e0 in duplicato nella propria Server Farm tutti i vari documenti in questione e assumer\u00e0 anche il ruolo di Responsabile aziendale della conservazione \u2026<\/p>\n
MASI AGRICOLA<\/p>\n
Software di qualit\u00e0 per vini d\u2019alta gamma
\n\u201cSiamo soddisfatti della scelta fatta con il software Top Consult\u2026 Al di l\u00e0 dei singoli vantaggi operativi, la gestione elettronica dei documenti si \u00e8 dimostrata una leva che ci apre nuovi orizzonti, verso nuovi mondi applicativi e nuove modalit\u00e0 di gestione\u201d<\/p>\n
Inizialmente si \u00e8 cercato di spedire le fatture direttamente dal sistema gestionale \u00e8 un As\/400 con le ACG di Ibm, ma questo non \u00e8 in grado di gestire e conservare le PEC. Dopo una software selection, i Pacchetti Applicativi TopMedia di Top Consult, Fatturazione Elettronica e Gestione Corrispondenza, hanno permesso di risolvere positivamente il problema nella sua interezza.<\/p>\n
Nel ciclo attivo oggi le fatture prodotte dal gestionale vengono archiviate in Pdf in modo omogeneo, importate nel sistema documentale e spedite ai clienti tramite PEC; alla fine vengono archiviate le fatture e le PEC (messaggi e ricevute di ritorno), conservate a norma. La PEC garantisce la data certa di ricevimento della fattura, permettendo di emettere, in caso di mancato pagamento, una fattura aggiuntiva con i costi del ritardo. Fatture, ordini e bolle (per un totale di 30.000 documenti all\u2019anno), fra loro correlati, consentono inoltre una visuale completa di tutto il ciclo che va dalla emissione dell\u2019ordine cliente alla spedizione della merce, fino alla emissione e spedizione della fattura. Le fatture attive sono prevalentemente rivolte ai clienti italiani, soprattutto enoteche, ristoranti, wine bar, mentre per l\u2019estero \u2013 che pure totalizza la parte predominante del fatturato \u2013 si hanno poche fatture indirizzate agli importatori, di solito uno per Paese. Un\u2019altra applicazione documentale riguarda l\u2019invio automatico per e-mail da TopMedia agli agenti italiani degli estratti conto provvigionali relativi alle fatture del mese, prima spediti per posta assieme alla copia cartacea delle fatture \u2026<\/p>\n
Anche la tua azienda ha un\u2019esigenza simile? Compila il form per maggiori info<\/p>\n
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