{"id":8556,"date":"2017-11-14T00:00:00","date_gmt":"2017-11-13T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/la-gestione-documentale-in-schnell-dalla-contabilita-ai-gruppi-di-lavoro\/"},"modified":"2023-02-17T15:44:11","modified_gmt":"2023-02-17T14:44:11","slug":"la-gestione-documentale-in-schnell-dalla-contabilita-ai-gruppi-di-lavoro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/la-gestione-documentale-in-schnell-dalla-contabilita-ai-gruppi-di-lavoro","title":{"rendered":"La gestione documentale in Schnell, dalla contabilit\u00e0 ai gruppi di lavoro"},"content":{"rendered":"
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Nata nel 1962 dall\u2019intuito di un gruppo di imprenditori di Fano nelle Marche, Schnell Spa \u00e8 oggi la capofila di un importante gruppo industriale multinazionale, leader mondiale nel settore delle macchine automatiche per la lavorazione del ferro per cemento armato, per la produzione di rete elettrosaldata e software di gestione per centri di sagomatura.<\/h4>\n

In cifre, il gruppo si compone di 12 aziende, con 5 stabilimenti produttivi in Italia, Brasile e Cina, una fitta rete di filiali, agenti, rivenditori e centri di assistenza, presenti in tutto il mondo, dalla Russia agli Emirati Arabi Uniti, dal Giappone all\u2019India. Il fatturato totale sfiora i 100 milioni di euro, i dipendenti sono 350, la sede centrale e la principale unit\u00e0 produttiva sono a Montemaggiore al Metauro, in provincia di Pesaro Urbino.<\/p>\n<\/div>\n

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La gestione documentale con Top Consult<\/p>\n

In Schnell la gestione documentale non \u00e8 arrivata da molti anni, ma ha saputo bruciare rapidamente le tappe e oggi si estende alle principali attivit\u00e0 aziendali.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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\u201cAbbiamo deciso nel 2012 di adottare il sistema documentale TopMedia NED dopo un\u2019ampia e accurata software selection \u2013 afferma Giorgio Ferretti, Responsabile IT del Gruppo<\/strong>. Top Consult \u00e8 stata scelta perch\u00e9 pioniere e protagonista della conservazione sostitutiva alla quale eravamo molto interessati, per la sua consolidata esperienza pluriennale e per le importanti referenze nelle Marche e nella nostra zona. Poi un anno fa siamo passati al nuovo sistema TopMedia Social NED, sul quale abbiamo migrato le varie applicazioni, e abbiamo anche iniziato ad utilizzare i Gruppi di Lavoro, una delle sue caratteristiche pi\u00f9 innovative\u201d.<\/p>\n

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Sotto controllo cicli attivo e passivo, produzione e post-vendita<\/p>\n

\u201cSiamo molto soddisfati della collaborazione con Top Consult, di cui apprezziamo in modo particolare lo spirito innovativo, la capacit\u00e0 e il coraggio di ripensare completamente il proprio software\u201d<\/h4>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
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SCOPRI DI PIU\u2019, PARTECIPA ALL\u2019EVENTO DEDICATO<\/a>\u00a0<\/span><\/p>\n

Entrando nel dettaglio delle applicazioni documentali in Schnell, alla base c\u2019\u00e8 la gestione dei cicli attivo e passivo: il primo coinvolge circa 36.000 documenti all\u2019anno (dall\u2019offerta all\u2019ordine, dai DDT alle fatture con i loro allegati), il secondo 38.000 (dalla richiesta di offerta all\u2019ordine di acquisto, dai DDT di acquisto alle fatture fornitori). I documenti riguardano per la maggior parte le attivit\u00e0 italiane e quelle all\u2019estero relative ai prodotti che partono dagli stabilimenti italiani; \u00e8 escluso il Brasile, indipendente sia per la produzione che per la vendita.<\/p>\n

Il sistema documentale opera in stretto contatto con il gestionale ERP Infor LN, da cui importa dati e documenti, ed \u00e8 direttamente integrato con i programmi Office: Outlook, Word, Excel. Cos\u00ec, ad esempio in ambito commerciale chi manda un sollecito di pagamento al cliente per e-mail lo archivia anche tramite Outlook all\u2019interno del sistema, mentre al Personale i CV in arrivo vengono archiviati direttamente dalla e-mail, sempre sfruttando l\u2019integrazione con Outlook. DDT e fatture vengono automaticamente inviati al cliente attraverso la Piattaforma di Orchestrazione (preposta al governo e all\u2019esecuzione dei processi documentali massivi ed automatici) e il modulo Mail Sender di TopMedia Social NED: i documenti ERP vengono importati dal sistema documentale che in modo automatico va a prendersi dati e indirizzo del cliente e provvede alla spedizione via e-mail. Ai clienti viene anche comunicato lo stato di avanzamento in produzione dei ricambi ordinati e la data di consegna prevista.<\/p>\n

Altri documenti gestiti riguardano poi la Produzione e l\u2019Assistenza post-vendita. In produzione, nella fase di montaggio della macchina, ogni volta che si rileva una non-conformit\u00e0 dei componenti viene registrato l\u2019\u201dincidente\u201d e viene chiamato in causa l\u2019Ufficio Tecnico: qui vengono fatte le modifiche necessarie e redatti i documenti sul lavoro effettuato. I rapporti sui vari stadi dell\u2019intervento vengono archiviati in TopMedia e tenuti sotto controllo da un apposito workflow che traccia il tutto. Nel post-vendita le chiamate aperte sul sistema gestionale vengono smistate anche a TopMedia, dove sono archiviate assieme ad allegati e documentazione. Viene coinvolto anche il magazzino per quanto riguarda i rientri di componenti in riparazione e le riparazioni interne.<\/p>\n

Tutti i centri di assistenza nel mondo possono inoltre consultare \u2013 rispettando naturalmente le policy aziendali di riservatezza e autorizzazione \u2013 il libro matricole archiviato nel documentale, controllando il parco macchine e la loro dislocazione presso i clienti. Da parte loro i clienti sia italiani che stranieri, registrandosi in un apposito portale con la loro matricola, possono scaricare direttamente da TopMedia la documentazione tecnica in pi\u00f9 lingue che riguarda manuali di istruzione, schemi elettrici, pezzi di ricambio e tutto quanto serve per usare e manutenere la loro macchina.<\/p>\n

La conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge viene effettuata in house. Riguarda i documenti dei cicli attivo e passivo e i libri sociali dell\u2019azienda, dal libro di magazzino ai vari bollati.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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I Gruppi di Lavoro Collaborativi<\/p>\n

I Gruppi di Lavoro Collaborativi, partiti da pochi mesi, sono gi\u00e0 35 con un numero di partecipanti che va da 5 a 30 per ciascuno<\/h4>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
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SCOPRI DI PIU\u2019, PARTECIPA ALL\u2019EVENTO DEDICATO<\/a>\u00a0<\/span><\/p>\n

L\u2019applicazione documentale pi\u00f9 recente e di concezione pi\u00f9 nuova \u00e8 quella dei Gruppi di Lavoro Collaborativi, partiti da pochi mesi ma gi\u00e0 ampiamente diffusi: si contano 35 gruppi in azione, con un numero di partecipanti che va da 5 a 30 per ciascuno. I temi affrontati riguardano progetti aziendali di vario tipo: ad esempio come gestire una commessa, come allestire un nuovo piano uffici dello stabile, come implementare l\u2019uso di un nuovo CRM, come spostare il sito web da un provider ad un altro, come eliminare la carta in un certo settore.<\/p>\n

\u201cCon i Gruppi di Lavoro lanciati da Top Consult vogliamo gestire i progetti aziendali in forma nuova \u2013 sottolinea Ferretti \u2013 coinvolgendo le persone e condividendo documenti, idee e proposte, beneficiando cos\u00ec dei plus di questo software innovativo: i partecipanti sono sempre informati e aggiornati, si evitano gli appesantimenti delle e-mail, tutte le comunicazioni sono storicizzate. Siamo anzi decisi a proseguire su questa strada, acquisendo da Top Consult anche la Gestione Collaborativa delle Pratiche, cominciando dai processi del ciclo attivo e mettendo in atto dei workflow approvativi\u201d.<\/p>\n

In Schnell gli utenti diretti del sistema documentale sono una cinquantina, capillarmente distribuiti in tutti i settori aziendali. La gestione documentale riveste quindi un ruolo determinante nel Gruppo, perch\u00e9 contribuisce a renderlo pi\u00f9 efficiente e competitivo. Tutti i documenti attuali e pregressi sono disponibili in linea, facilmente reperibili e immediatamente consultabili da chiunque ne abbia bisogno per il proprio lavoro; documenti e allegati sono inoltre correlati dal software rendendo cos\u00ec navigabili interi processi.
\nLa carta circola sempre meno e si risparmia almeno il 50% del tempo nell\u2019esecuzione dei processi aziendali; le persone possono dedicare pi\u00f9 tempo ai controlli e ai lavori di maggior valore aggiunto.<\/p>\n

\u201cDopo 5 anni di partnership siamo molto soddisfatti della collaborazione con Top Consult, di cui apprezziamo in modo particolare lo spirito innovativo, la capacit\u00e0 e il coraggio di ripensare completamente il proprio software, introducendo concetti e funzionalit\u00e0 nuovi e progettando una piattaforma documentale completa ma facile da gestire con funzioni standard. E in fondo c\u2019\u00e8 anche una certa affinit\u00e0 fra le nostre societ\u00e0: Top Consult ha come motto \u201cAvanti Veloce\u201d e Schnell ha un nome creato proprio per esaltare il concetto di velocit\u00e0\u201d.<\/h4>\n

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