{"id":8570,"date":"2016-03-23T00:00:00","date_gmt":"2016-03-22T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/che-cose-la-gestione-documentale-collaborativa\/"},"modified":"2022-12-12T19:07:24","modified_gmt":"2022-12-12T18:07:24","slug":"che-cose-la-gestione-documentale-collaborativa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/che-cose-la-gestione-documentale-collaborativa","title":{"rendered":"Che cos’\u00e8 la Gestione Documentale Collaborativa?"},"content":{"rendered":"

Negli ultimi anni l’accelerazione degli interventi normativi a favore della “dematerializzazione” in Italia e in Europa hanno reso obbligatorio il documento informatico in diverse applicazioni, portando alla progressiva sparizione della carta. In questo scenario il sistema di gestione documentale diventa l’asse portante della struttura informativa aziendale, nessuna impresa può oggi essere priva di strumenti integrati di gestione dei documenti. <\/span><\/p>\n

Ecco perché<\/span> la gestione documentale collaborativa, insieme alla conservazione digitale a norma, introduce ulteriori opportunità per l’azienda, in quanto per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti.<\/span> <\/p>\n

In questo articolo approfondiremo quindi, che cos’è la gestione documentale collaborativa e perché è importante per un’azienda dotarsi di sistemi e software per la gestione documentale. Quali sono infatti, le principali caratteristiche e i vantaggi della gestione documentale in termini di efficienza e risparmi (garantendo il mantenimento dell’efficacia probatoria dei processi).<\/p>\n

\"Come<\/strong><\/p>\n

Un sondaggio condotto nel 2016 da Adobe su oltre mille colletti bianchi negli Stati Uniti, e su più di 3 mila lavoratori della stessa categoria in Regno Unito, Francia e Germania, circa le abitudini di utilizzo dell’e-mail in campo personale e lavorativo, ha evidenziato che le persone controllano costantemente la posta personale e di lavoro, usando più lo smartphone rispetto al PC.<\/p>\n

Inoltre il tempo speso per controllare l’e-mail è cresciuto del 17% anno su anno.<\/p>\n

<\/span>  Perché è importante dotarsi di un sistema per la gestione documentale<\/p>\n

Adottare un sistema di gestione documentale<\/strong> è essenziale perché permette di gestire firme e documenti in formato elettronico, ma serve soprattutto a rendere più produttivo il lavoro di impiegati e addetti che operano all’interno dell’impresa. Sostituendo strumenti di comunicazione come la posta elettronica molto diffusa nelle varie realtà aziendali (vera fonte di numerose inefficienze), si compie il primo passo verso la digitalizzazione dell’azienda.<\/p>\n

Le inefficienze legate all’uso dell’e-mail, unite a pratiche lavorative che tendono a non pianificare e monitorare le attività operative, e a non condividere e coordinare le informazioni, si ripercuotono in cali di rendimento del personale, errori e incomprensioni, mancanza di sincronizzazione delle varie attività e ritardi nel compimento delle stesse, in contesti lavorativi oggi sempre più pressanti, dove i “knowledge worker” hanno invece il mandato di accrescere la loro produttività, sia in ufficio che in mobilità.<\/p>\n

Esempio di inefficienza:<\/strong><\/p>\n

    \n
  1. controllare in maniera continua e compulsiva se l’inbox contiene nuovi messaggi<\/li>\n
  2. spedire e-mail<\/li>\n
  3. rispondere a quelle che arrivano da diversi destinatari<\/li>\n<\/ol>\n

    → Risultato:<\/strong><\/p>\n