<\/span>\u00a0Gestione Documentale: il cambiamento \u00e8 irrimandabile!<\/p>\n Secondo i pi\u00f9 attenti analisti IT la Collaborazione \u00e8 il futuro nella gestione dei processi\u00a0di business, nella vera gestione documentale<\/strong>. Consente infatti di superare i limiti dei sistemi ERP, eliminare la carta, contrastare il diluvio di\u00a0e-mail, combinare il flusso strutturato delle attivit\u00e0 con la partecipazione attiva e flessibile\u00a0degli utenti.<\/span><\/p>\n Per Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell\u2019Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano, \u201cIn azienda il modo di lavorare sta cambiando rapidamente, il business \u00e8 sempre pi\u00f9 veloce.\u00a0Le problematiche pi\u00f9 sentite sono la scarsa comunicazione fra\u00a0uffici e settori, l\u2019eccessivo carico di email, il difficile controllo\u00a0dell\u2019avanzamento dei processi, le riunioni eccessive, il lavoro\u00a0in mobilit\u00e0 sempre pi\u00f9 pervasivo.\u201d<\/p>\n In questo quadro stanno\u00a0quindi emergendo le applicazioni di business collaboration<\/strong>,\u00a0che rendono meno rigido e pi\u00f9 produttivo il lavoro delle\u00a0persone; queste utilizzano strumenti e attivit\u00e0 social (oggi\u00a0noti a tutti \u2013 millenials e non \u2013 per l\u2019uso di smartphone\u00a0e tablet nel tempo libero) senza necessit\u00e0 di formazione,\u00a0scompaiono le email e gli utenti sono sempre coinvolti e\u00a0informati, in ufficio e in mobilit\u00e0.<\/p>\n Questo processo di trasformazione per le aziende, comprese le piccole, pu\u00f2 essere lungo ma \u00e8 irrimandabile<\/strong>, altrimenti perdono in competitivit\u00e0.<\/p>\n Le tecnologie a\u00a0disposizione ci sono gi\u00e0: nell\u2019offerta ci sono 4 mondi, nati\u00a0in modi diversi e separati, che hanno sviluppato anche\u00a0funzionalit\u00e0 di tipo collaborativo:<\/p>\n Si pu\u00f2 digitalizzare qualsiasi processo strutturato attraverso le soluzioni collaborative? Se vuoi capire perch\u00e9 la digitalizzazione dei processi<\/strong> \u00e8 diventata la leva fondamentale, come ti pu\u00f2 aiutare a trasformare profondamente il business aziendale e cogliere tutte le opportunit\u00e0 offerte dal digitale, nell\u2019articolo \u201cCome si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale\u201d <\/a><\/strong>trovi un esempio pratico di applicazione degli strumenti collaborativi nella gestione documentale<\/strong>.<\/em><\/p>\n <\/span>\u00a0Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?<\/p>\n Gli strumenti\u00a0collaborativi per la gestione dei processi sono uno\u00a0degli aspetti pi\u00f9 innovativi, che, purtroppo, le mettono a disposizione poche piattaforme documentali. Applicando i concetti e le modalit\u00e0\u00a0operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei\u00a0documenti, le piattaforme documentali<\/strong> collaborative realizzano\u00a0il vero Social Business.<\/p>\n Gli strumenti da utilizzare:<\/p>\n L\u2019interfacce intuitive e le funzioni social (le stesse che tutti usano nel tempo\u00a0libero con gli smartphone) consentono all\u2019Utente di diventare Collaborativo lavorando con\u00a0maggiore efficienza nei processi strutturati e non strutturati in cui \u00e8 coinvolto, impiegando lavoro di\u00a0gruppo, bacheca e notifiche al posto delle e-mail.<\/p>\n Il tutto stando in ufficio o in mobilit\u00e0.<\/em><\/p>\n Se vuoi capire come\u00a0migliorare la propria strategia imprenditoriale,\u00a0digitalizzare i processi di lavoro per fornire prodotti e servizi sempre pi\u00f9 evoluti e soddisfacenti, leggi l\u2019articolo \u201cCome si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?\u201d<\/a><\/strong>\u00a0e scoprirai le\u00a0varie opportunit\u00e0\u00a0offerte\u00a0dalla gestione documentale collaborativa<\/strong>. No \u201ccarta e penna\u201d \u2013 Si documenti informatici e firme elettroniche.<\/em><\/p>\n Nel caso di processi non strutturati<\/strong>, come ad esempio progetti di qualit\u00e0 o di marketing\u00a0interfunzionali, la soluzione che bisogna utilizzare \u00e8 una soluzione capace di realizzare un social network aziendale sicuro e protetto, come i gruppi di lavoro<\/em>. Fornendo una modalit\u00e0 operativa basata su collaborazione e condivisione all\u2019interno\u00a0di una sala riunioni virtuale, nella quale sono disponibili i documenti aziendali necessari al\u00a0lavoro e alla discussione.\u00a0Gli utenti condividono in uno spazio comune contenuti e messaggi, usano un file sharing evoluto dotato di versioning, check-in e check-out, tracciatura delle operazioni sui documenti, un ambiente di authoring; comunicano fra loro tramite una bacheca.<\/p>\n Invece per digitalizzare completamente qualsiasi processo strutturato<\/strong>, anche complesso\u00a0e business critical, bisogna utilizzare uno strumento che consenta la gestione collaborativa delle pratiche e\u00a0l\u2019automazione collaborativa dei flussi documentali definiti secondo regole aziendali prefissate.\u00a0Si gestiscono cos\u00ec in forma pi\u00f9 evoluta pratiche collaborative<\/em> come ad esempio la realizzazione di una commessa, e si usa il workflow collaborativo<\/em> per automatizzare un processo di business, come gli acquisti, che coinvolge pi\u00f9 utenti e interagisce con altri processi; automatismi e regole si coniugano con la flessibilit\u00e0, la semplicit\u00e0 e la velocit\u00e0 della collaborazione.\u00a0<\/span><\/p>\n Lavorando in questo modo, al termine di un flusso documentale ad\u00a0esempio pu\u00f2 essere aperta automaticamente una pratica archiviando in essa i documenti;\u00a0viceversa archiviando un documento in una pratica, si potr\u00e0 avviare automaticamente un\u00a0flusso documentale.<\/p>\n Quali sono i risparmi e i benefici per l\u2019azienda nell\u2019utilizzare la gestione documentale collaborativa<\/strong>? L\u2019articolo \u201cI vantaggi della gestione documentale collaborativa\u201d <\/a> <\/strong>evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.<\/em><\/p>\n![\"Quali](\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Quali_sono_gli_strumenti_collaborativi_per_la_gestione_documentale_top_consult.jpg\")
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![\"Applicazioni](\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/applicazioni_di_business_collaboration_top_consult.jpg\")
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![\"Utente](\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/utente_collaborativo_usa_la_gestione_documentale_collaborativa_top_consult.jpg\")
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